项目经理如何与PMO组织高效协作,共同提升项目成功率?

最近看到一些小伙伴的吐槽帖:组织内成立了PMO,虽然是为了提升组织整体的项目管理能力,帮助项目高效交付;但一顿操作效率下来,工作效率反倒下降了不少。

例如:

——管理流程复杂化,一直在强调项目经理的工作流程不规范。

——大小会议不间断,每天都要开会同步项目进度,对齐颗粒度。

——不仅要准备跟客户以及领导的汇报文档,还要应付PMO的定期审查,大大增加了工作量。

——资源更加紧张,PMO负责多个项目的资源调拨,项目经理在争取所需资源时面临更激烈的竞争。

那么项目经理到底如何做,才能与PMO组织高效协同、共同提升项目成功率呢?

本期内容就围绕这一话题展开,分享一些实用心得给大家,如果有更好的想法也欢迎评论区留言讨论。

 

 

1.五大措施,实现与PMO进行高效协作

项目经理与PMO的高效协作是项目成功的关键之一。为了共同提升项目成功率,项目经理可以采取以下几大措施:

1.1遵守项目管理规范和流程

虽然流程复杂烦琐,但是逐步熟悉后,会发现统一的项目管理方法和模板,不仅能减少项目执行过程中的混乱,还能提高项目的可控性和可预测性

通常情况下,PMO会制定适用于所有项目的标准模板,包括项目计划、进度表、风险管理计划等。这些文档利用得好,则能大大提高项目管理的效率和质量。

 

1.2建立有效的协同工作模式

这一步骤重点在于明确项目的协同目标,确保双方在工作中保持一致的方向和重点

同时制定详细的协同计划,明确各自的工作职责、时间节点以及沟通方式等,确保双方在工作中的高效协作。

 

1.3其次是建立良好的沟通

进行定期会议,但不仅仅局限于汇报项目进度,还应涵盖风险、问题、资源需求以及变更请求等多个方面,最大化获取PMO的帮助和支持,变被动汇报转为主动提出需求

除了定期的会议外,在项目执行过程中,及时与PMO沟通任何重要的变更或决策确保PMO对项目有持续的支持。

 

1.4寻求PMO的决策支持

PMO组织通常具有更高层次的决策权力和资源调配权限有难点和风险的发现,及时寻求PMO的帮助,能更加高效解决问题。

同时,项目经理还可以PMO组织共同制定风险管理计划以及资源管理计划,确保其得到有效执行。

 

1.5积极参与培训与学习

PMO组织通常会提供项目管理相关的培训和学习,项目经理可以积极参与这些培训,提升自己的项目管理能力和对PMO工作的理解更好地适应PMO组织的要求和支持,从而提高项目的成功率。

 

五大措施的高效执行,可以借助专业的项目管理工具落实例如:能有效提升项目管理的透明度和可视化程度;进行项目任务的分配和跟踪;高效协调多个项目的资源;有效管理项目成本收益等。

那么下面借助一款我之前接触过的项目管理工具——易趋,来给大家简要分享一下。

 

 

2.学会向工具借力,项目管理更加轻松

借助专业的项目管理工具(易趋)可以从多个方面为PMO和项目经理赋能,便于他们高效协作。

对于PMO来说,借助管理工具可以进行组织级资源调拨、项目组合监控以及获取全面的项目报表等,帮助其高效决策、科学分配组织资源。

那么对于项目经理来说,借助管理工具能更加规范遵循项目管理规范和流程;可以快速创建项目、复用计划模板;高效进行资源申请、实时监控使用情况以及全面获取多维度项目报表,进一步节约人力成本和时间

 

2.1 PMO如何借助专业管理工具,高效开展工作

——高效进行组织级资源调拨

PMO的工作重点之一就是科学合理地分配组织内部的资源,以确保战略目标的实现。

PMO借助易趋项目管理软件,收到所有项目的资源预算汇总后,可以跟组织的资源能力对照,看看哪些岗位缺,哪些岗位多,哪个时段多,哪个时段缺。进行一个合理的调配,资源不足就砍掉项目;资源充足就依据自身能力,做更多的项目。

 

 

(易趋资源能力规划视图)

 

——快速进行所有项目的实时监控

通常情况下,PMO是借助大大小小的项目会议来获取各个项目的实际进度,耗时也耽误项目经理的工作。借助易趋项目管理软件,PMO可以快速获取各个项目组合内的项目实际进度、交付物完成情况、成本收益情况等,比较省时。有异常的也会采用红黄绿三色标记提醒。

 

 

(易趋项目组合监控视图)

 

——多维度项目报表,决策更科学

借助易趋项目管理软件,支持自动化度量,实时生成项目周报、月报以及多维度报表,以供PMO进行科学决策,还能辅助其高效进行汇报,再也不用花大量的时间进行报表的整理了。

 

 

(易趋项目组合报表控视图)

 

 

2.2项目经理如何借助专业的管理工具,提升协作效率

——快速建立项目,模板可复用

借助易趋项目管理软件,项目经理可以按照规范化的流程来开展项目,能快速复用项目模板以及计划模板,更加便捷了。

 

 

(易趋新建项目视图)

 

 

——高效向部门经理/PMO进行资源申请、实时监控使用情况

当项目立项后,项目经理可以根据项目需求制定资源需求计划,规划什么时候需要多少资源。当计划审批通过后,则能根据实际情况去预订资源;申请项目执行需要的资源类型、数量、时段。

后续资源的使用情况也能实时监控,如有资源匮乏、不足的风险,可及时找PMO申请。

 

 

(易趋项目资源需求视图)

 

——项目进度实时查看,及时处理延误等异常情况

当项目计划发布后,各项目组成员都能即时收到项目任务分配,可以通过工时填报来汇报完成进度。项目经理则能在项目计划模块查看详细的完成情况,如有延误会通过红黄绿灯来示警。

 

 

(易趋项目计划视图)

 

——全面获取多维度项目报表,节省准备项目周/月报的时间

项目经理的日常工作中最麻烦事情就是写项目周报和月报,进行项目汇报。借助易趋项目管理软件后,系统会自动抓取数据,实时生成项目周/月报。

 

 

(易趋项目周报视图)

除了常规报表外,系统还会生成多维度项目报表,进一步辅助项目经理获取项目运营情况和进行项目汇报。

 

 

(易趋项目报表视图)

 

 

3.总结

项目经理与PMO组织之间应是互相配合,高效协作的关系。但在实际管理过程中,仍会遇到一些难点,项目经理可以借助五大措施,实现与PMO进行高效协作,包括:遵守项目管理规范和流程、建立有效的协同工作模式、建立良好的沟通、寻求PMO的决策支持以及积极参与培训等。

而借助专业的项目管理工具,则能高效赋能项目经理与PMO组织,实时获取项目运营情况、进行有效的监督和支持,进一步提高项目成功率。

 

posted on 2024-11-07 17:26  易项  阅读(23)  评论(0编辑  收藏  举报