CIO:节省IT部门开支十招

在和众多CIO沟通,访谈,聊天的时候,最多听到抱怨的是IT部门的资金不足,作为一个企业的辅助部门,很少能得到企业足够的支持,包括人力和资金,所以总结了一些东西,看看如何帮助CIO节省开支,和大家一起分享。

IT管理人员可以通过多种方法来缩减2008年的开支和运营成本，从而将整个IT预算降低5%，甚至更多。 流程和变革管理在其中占了大头， 而从人力调整、外包、资本和技术转换中也能省下不少。

人力调整 – 25%

与报告相悖的是，IT领域的工作机会实际上正在缩水，IT人才之间的竞争愈演愈烈，关键领域的人才短缺现象不断扩大。 这给IT管理人员在建立并实施人力多元化计划(包括聘用新人才、保留人才与重新培训、替任战略、人力资源分配，以及外包)上带来了很大的压力。

眼前这种新趋势的确立要求管理人员去更多地雇用那些自我推动型人才，他们要有适应力、创造力、机动性、独立性，以及良好的关于生态系统逻辑的知识储备，而不单单只是一群墨守成规的技术狂。

IT管理人员应当努力将员工生产力使用率提高到70%~80%。 只有通过跨职能培训员工成为多面手、聘请顾问、或运用外包才能做到这一点。 管理人员需要判别哪些任务留在公司内部，而哪些需要外包。

根据工作的重要程度和面向客户范围上的不同，尽管构建和运营方面的任务可能由外部来完成，但公司还是要保持其对于架构上的控制。 其它需要由内部来获取、开发并维持的核心技能包括项目管理，以及用户与厂商的关系管理。

那些能够管理用户与厂商关系、项目运营、以及未来战略和架构的IT部门自然会有一定的优势。 此外，良好的替任计划和能够持续满足预期运营效果的管理人员也不可或缺。

如果管理人员把精力集中在重塑人力结构，达到未来所需的机动性和灵活性，那么IT就能缩减25%以上的人力开支。 许多实施了这类计划的管理人员已经裁减了50%以上的运营人员，以及30%的服务台人员。

流程改善所带来的收益

改善流程能够为IT部门带来不菲的收益。 他们可以通过处理零附加值的项目、不良的SOX(萨班斯法案)合规流程、IT财务管理、或冗杂的采购流程来达到目的。 IT管理人员应当针对这些事务进行研究，并将其反应到2008年预算计划流程中。

人员冲突、文化和人才整合等问题都可能成为烫手山芋，但还是有许多方面能够通过流程改善来减少运营开支。 对于那些上市公司的IT管理人员来说，最能节省开支的就是SOX合规流程。

SOX变革 – 20%

最新颁布的萨班斯会计准则5号文件(AS5)能够协助公司降低合规方面的成本。 从IT的角度看，新会计准则所提供的将所有法规检查合并到常规检查计划的规定能帮公司省下不少开支。 常规检查计划可以定期执行，其生成的结果和报告能够被审计师、商业营运部门、各类法规机构、或其它寻求合规确认的单位所认可。 通过它，公司能节省20%以上的合规成本。

资产评估 – 15%

通过外部财务机构来进行全面的IT资产财务评估能够为公司节省大量的资本与运营开支。 除了传统的财务或租赁服务之外，这些公司也愿意提供资产交换、回购、和项目融资等服务。

这些机构可以和企业财务或资产部门分工合作，并与IT一起拟定财务条款来勾勒出企业的需求与战略。他们的参与，再加上得当的财务与IT单位，你就完全能识别出一些富有创造性的财务机会，从而降低15%以上的资本与运营开支。

此外， 由于许多公司没有有效的资产管理流程，因此许多能够节省15%采购成本的潜在PC租赁机会都被坐失了。 比方说，那些没有强大的资产管理流程和控制能力的公司就不得不在广播、PC、PDA以及其它客户端设备上多投入25%的成本，其实这些成本完全可以从公司的账册上被截减。 这种问题出现的原因大部分是由于这些不需要或不被使用的设备依然被统计到软件资产中。

因此，公司付钱安装了软件或网络连接却不去使用它，这些资产被年复一年地折旧到原价值的10%到15%，最终变成零价值。 IT管理人员其实能够在12个月内解决该类问题并扣除额外的开支。 正因为这种投资回报可以在短期内实现，所以将它纳入到IT预算中还是值得的。

战略采购 – 40%

站在全球化的角度，公司需要设立一个战略采购部门和流程来积极管理合约与厂商，这样一来，公司就能从被动交易的状态转换成一个主动的状态。 这种态度和位置上的转变能够带来正面的影响，为公司节省40%的开支。

商业管理 – 10%

商业管理中的薄弱环节包括商业与变革的结合与配置、项目与服务管理。 其中在成本中所占比重最大的就是那些无法达到预期目标的项目投资。

调查显示各公司的新项目开发在IT预算中的所占比率通常为20%到25%，而其中过半的资金(调查显示为75%)由于项目取消、失败、或无法达到预期的商业目标而被空掷。 推行更好的商业与IT结合战略和项目组合管理流程能够显著降低这些成本。

通过上述方式，IT能更有效地提供产品和服务。重新调整变革管理的流程是一个好办法。 一套有效的变革管理流程能够减少变革次数、改善变革质量、并且缩短推向市场的时间，从而减少5%以上的总体项目成本。

记录管理 – 20%

流程改善的另一方面是全球 e-records管理和信息管理。 企业总是在不断重复着大量的数据，在某些情况下，某种数据甚至有50个副本。 那些建立数据样本并复制临时副本的公司，或者那些将数据库整合成共享数据仓库的共，都可以精简储存需求，缩短工作计划周期，并将e-discover的成本和风险控制在最小，从而来更好地平衡在线和存档数据。

大部分IT管理人员对那些能够节省公司成本的技术驾轻就熟，但令人吃惊的是这些管理人员并不会积极去推广并应用这些技术。 IT管理人员应当采取能够在短期内彰显成效的有力措施，为2008年预算节约资金。

绿色化 – 10%

“绿色化”是当今最为热门的话题之一。 在过去的两年中，企业开始逐渐意识到运营数据中心过程中的能耗成本问题。 能源成本从一个只由设备部门关注的小问题逐渐演变成了CEO、CFO和董事会所关心的大问题。 管理人员应当能节省10%以上的数据中心能耗成本。

现代化 – 40%

公司也需要通过应用和系统现代化、平台整合，以及虚拟化来解决成本问题。 尽管有许多大公司正在展开其中的一项或多项措施，但从中所取得的成本效益却不明显。通过在12到18个月中设置项目损益点，公司应当能够节省30%的运营成本。

真正成功的项目不但要对问题进行整体分析，而且还要解决以下几个关键因素：

数据中心的数量和位置

自动化、工作计划和人力使用

应用的现代化与普及化

服务器的数量、整合与虚拟化

储存整合、平台种类、共享、以及虚拟化

能源与冷却

网络种类与带宽

外包

HP和IBM已经着手进行这些项目，并开始从中获得成效。

测定度量 – 15%

最后一招是流程管理。 这是节省成本的根本所在。 IT管理人员需要建立有效的测量手段并善加管理。 通过对各项任务的严密监控、管理与报告来减少所需的时间。 那些改进了管理方式的IT管理人员可以做到“事半功倍”，从而达到10%到15%成本缩减。

管理人员可以在计划周期中重新评估人力分配和多元化，流程改善计划，以及数据中心运营活动，并调整它们来节省更多成本。 IT管理人员应当牢牢把握这些活动，并与商业运营、财务、采购和其它高级管理人员一起开发能够帮助公司达到短期与长期目标与战略的方针。