PO_PO系列 - 采购单管理分析（案例）

2014-07-01 Created By BaoXinjian

一、摘要

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PO采购单的类型

1. 标准采购业务

    •业务背景：

        标准采购业务的发生一般是，公司采购部门的采购员根据业务部门领导签字的请购单，

        或者是已接受供应商报价的报价单，填写采购单，交部门领导审批，或更高层领导审批，

        领导审批后，采购员即可通知供应商根据约定进行供货。

2. 一揽子采购业务

    •业务背景：

        一揽子采购业务的发生一般是，公司采购部门与供应商签订一个一揽子采购协议，

        即在向该供应商进行采购时，由于采购量的变化，供应商可以根据实际的情况给与公司相应的价格折扣。

        特点：(明确了采购物品,不确定具体采购数量和发运时间安排)

    •实际业务可行性:

        (1).对采购物品的需求量和需求日期不定.

        (2).供应商供货量不确定.

    •操作:

        (1). 建立一揽子采购协议Blanket Purchase Agreement – 期間總數量或總金額確認, 以穩定的價格, 配合數量折扣, 每次叫貨量及交期以Release另訂

        (2). 协议发放Blanket Release – 配合Blanket Purchase Agreement 使用

3. 合同采购业务

    •业务背景：

        合同采购业务的发生一般是，公司采购部门与供应商签订一个采购总价合同，

        其中不对采购物品作限制，即供应商提供的任何物品均包含在此采购合同中。

    •实际业务可行性:

        (1).出于对公司现金流的控制。

        (2).特殊类型的产品, 供应商不能确定供货商品类型。

    •操作:

        (1). Contract PO – 以總交易量談定價格交易條件與付款方式

4. 计划采购业务

    •业务背景：

        计划采购业务的发生一般是，采购部门根据计划部门制订的物品采购计划，

        由采购员下订单，订单经领导审批后，通知供应商按照计划的安排进行供货。

        特点：(不确定具体发运日期)

    •实际业务可行性:

        (1).业务要求比较严谨.

        (2).能够做较为准确的需求预测.

        (3).能给供应商带来便利, 增强业务稳定性.

    •操作:

        (1).Planned PO – 有財務預控需求時, 可以此訂定暫時的交期與會計科目, 再以Schedule Release告知供應商正式的數量及交期

        (2).Schedule Release -  配合Planned PO使用

5. 四种采购单的区别

 

二、 流程分析

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1. 采购单总体的概述

2. 请购单建立采购单的两种方式

 3. 采购单四个层次Headers - Lines - Shipments - Distritutions

 

四、标准采购单

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 Step1. 开立标准采购单，做PO每天必开立十几张进行测试的，不做太多解释了

 

 

五、案例 - 计划采购

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 Step1. 开立计划采购类型的采购单

 

 Step2. 对该计划采购单进行发放

 Step3. 在发放时，系统会自动对发放的数量进行验证

 Step4. 发放完成后，计划采购单已发放数量增加相应的数量

 

六、案例- 一揽子采购协议

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 Step1. 开立一揽子协议类型的采购单

 

 Step2. 对一揽子采购协议进行发放

 Step3. 发放后，确认一揽子采购协议的已发放数量增加

 

七、案例 - 合同采购

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 Step1. 建立合同采购

 Step2. 合同采购不能进行发放，开立子PO单时，在reference document进行关联即可

 

 Step3. 关联后，合同采购单数量减少

 

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