第11章 批准过程

11.1 批准过程

11.1.1 什么是批准

  批准可让您可以指定批准记录所必需的步骤序列。批准过程会指定批准的每个步骤，包括请求批准发起对象和过程中每个时间点或环节需要采取的操作。例如，公司的资金支出审批过程：如果金额为 50 美元或以下，则批准请求。如果金额高于 50 美元，向直接经理发送批准请求。如果金额高于 5,000 美元，且第一个批准请求得到批准后，向副总裁发送批准请求。如果所有批准请求均得到批准，则将状态更改为“已批准”，并解锁记录。如果任何批准请求被拒绝批准，则将状态更改为“已拒绝”，并解锁记录。此批准过程会根据请求数量自动将每个请求分配到贵组织中的正确人员。当支出记录提交以供批准时，它将被锁定以便用户无法编辑它，并将其状态更改为“已提交”。

 

11.1.2 批准过程创建步骤

1、准备创建批准过程
  仔细计划每个批准过程，确保成功实施。

2、选择正确向导，以创建批准过程
  创建批准过程之前，请确定最适合您的需求的向导。

3、向批准过程添加批准步骤
  批准步骤定了一个特殊的批准过程的所有批准环节。每一个步骤都会定义可以前进到该步骤的记录、批准请求会分配给谁以及是否允许每个批准人的代表都回复请求。第一步指定如果记录不前进到该步骤时应如何处理。后来的步骤指定如果批准者拒绝该请求会怎样。

4、向批准过程添加自动操作
  您可以将操作与批准步骤、初始提交、最终批准、最终拒绝或调回关联起来。批准过程支持四个自动操作。

5、启用批准过程
  在为批准过程创建至少一个步骤后，启用该过程。

 

11.2 创建批准过程 

11.2.1 定义批准过程

  可以使用批准过程指定批准一条新职位记录所需的一系列步骤。

  

 

11.2.2 创建批准过程

1、准备创建批准过程

 （1）批准计划

  

 

 （2）准备工作

  对于批准过程，我们需要的预备步骤是定义一个电子邮件模板，用于指定通知指定批准人有批准请求需要处理。

  

2、选择正确向导，以创建批准过程

  （1）进入批准过程创建窗口：设置 -> 创建 -> 工作流和批准 -> 批准过程

  （2）选择正确向导，完成批准过程的创建

  

3、向批准过程添加批准步骤  

  每个批准过程由一系列批准步骤组成，每个步骤都允许一个或多个指 定批准人批准或拒绝记录。换句话说，批准记录所需的每个“签名”都必须在批准过程中有 一个对应的步骤。批准步骤由以下内容组成：

• 一个或多个指定批准人；
• 过滤器条件（可选），在这个步骤中只要求批准满足特定条件的记录；
• 无论整个批准过程的结果如何，都会执行的批准操作（可选步骤）；
• 无论整个批准过程的结果如何，都会执行的拒绝操作（可选步骤）。

  对于我们的新职位批准过程，需要定义两个步骤：

• 要求直接经理批准所有新的职位记录；
• 要求 CEO 批准最低工资大于10000 元的职位记录。

  （1）进入创建批准步骤窗口：设置 -> 创建 -> 工作流和批准 -> 批准过程

   点击新职位批准过程，创建批准步骤。

  （2）按向导完成批准步骤的创建

  

4、向批准过程添加自动操作

  现在已经完成了批准过程步骤，所有工作差不多都完成了。剩下的工作是指定批准操作 ，这些操作应该在最初提交记录或者最终批准或拒绝记录时执行。 与工作流操作一样，批准操作也允许创建和分配任务、更新字段以及发送电子邮件警告 和出站消息。这些操作可以与整个批准过程相关联，也可以与各个批准步骤相关联。

  对于我们的新职位批准过程，需要定义四个自动操作：

• 初始提交操作：更新职位状态为等待批准
• 最终批准操作：更新职位状态为批准
• 最终拒绝操作：更新职位状态为取消
• 最终拒绝操作：更新职位关闭日期为当天

 （1）进入创建操作窗口：设置 -> 创建 -> 工作流和批准 -> 批准过程

   点击新职位批准过程，创建操作。

 （2）按向导完成操作的创建

   

5、启用批准过程

  进入创建批准步骤窗口：设置 -> 创建 -> 工作流和批准 -> 批准过程

   点击新职位批准过程，点击启用。

6、大功告成，创建新职位，体验效果。

【总结】

 批准可让您可以指定批准记录所必需的步骤序列。批准过程会指定批准的每个步骤，包括请求批准发起对象和过程中每个时间点或环节需要采取的操作。

【练习】

1、创建班级审批流程

（1）由教务员创建班级

（2）一级审批：教务长

（3）二级审批：院长