项目管理者的时间经
有人说管理者一天看着悠游自在,然而事实并非如此。一个好的管理者,相当于一个城市的规划师,其工作任务以及工作量都是非常之大的,如果说你做了项目经理,觉得很轻松,我只能说你没认真做。
时间是人生最宝贵的资源,有人估算过,按照70岁平均年龄,每天睡觉8小时,发呆1小时,上厕所20分钟,出行1个小时,吃饭2小时,聊天1小时来算,人生可用的时间仅有31年,是不是很可怕。那该如何合理有效的使用者仅有的可用时间呢,这里摘自PM圈子中的一些分享:
对工作的梳理 - 时间管理的本质
5W1H法(5W2H分析法又叫七何分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创。简单、方便,易于理解、使用,富有启发意义,广泛用于企业管理和技术活动,对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助,也有助于弥补考虑问题的疏漏。)
Why——为什么干这件事?(目的);
What——什么事情?(对象);
Where——在什么地方执行?(地点);
When——什么时间执行?什么时间完成?(时间);
Who——由谁执行?(人员);
How——怎样执行?采取哪些有效措施?(方法)。
How Much —— 多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?
在一般的项目中,Why和where往往不是什么问题,或者说对项目经理的时间管理影响较小,因此我们不妨将其简化为3W1H,也就是确定要做什么,不做什么;先做什么,后做什么;谁来做;怎样做才更有效。基于此,项目经理可以按以下三个步骤来梳理工作:
(1)分析要做什么、不做什么,以及先做什么、后做什么
解决What和When的问题。事有轻重缓急,事情的重要程度和紧急程序直接决定其处理的优先级。虽然很多事情来势汹汹,但并不表示一定要当即处理,有些事情只是静静的躺在那儿,也并不意味着要“等有了时间再做”。
(2)分析由谁来做
解决Who的问题。虽然我们提倡项目经理要以身作则、亲力亲为,但并不是说每件事项目经理要亲自去做。对于下属可以胜任的事情,就把它分配出去。如果出现项目经理很忙、下属很闲的情况,那就说明项目经理你做得太多了,不要和你的下属抢事情做。
(3)如何让工作更有成效
做不做、什么时候做以及谁来做的问题都解决了,剩下就要解决怎么做才能让工作更有成效的问题了。在这里我们不是要讨论编码或写文档的技巧,而是个人的习惯和认识,这对工作成效的影响更是本质上的。
做事要分轻重缓急
(1)第一象限:重要紧急
这一类往往是火烧眉毛的事情,需要马上去处理,否则项目会受到重大影响,比如客户服务器崩溃。
(2)第二象限:重要不紧急
这类事情一般是预防型的工作,例如制定项目计划、团队建设等,它们不需要你停下手上的工作马上去做,但如果没做好的话,可能就会导致产生项目危机。许多第一象限工作产生的原因,正是因为第二象限的工作没有去做。
(3)第三象限:紧急不重要
这类事情虽然不重要,却需要马上去处理。一个典型的例子就是桌上的电话响了,你接还是不接?当然要接,因为你不知道是谁。接通后,发现是推销保险的,你又不好意思立即挂掉,只好被对方折磨一番了。
(4)第四象限:不紧急也不重要
这类事情看上去最不需要做了,例如上网偷菜、看新闻、写博客等,但如果你在办公室走上一圈,就会发现很多人正在干着这些不需要干的事情。
我们到底该怎样安排四个象限的工作呢?对于一个普通的管理者,其工作的优先级一般是这样的:第一象限>第四象限>第二角限>第三象限。可是,等做完了第一、四象限的工作,根本就没有时间来人做第二象限的工作,于是项目到了后期项目经理只好四处救火。
管理大师彼德.德鲁克十分推崇“时间管理四象限法”,并将其总结为“要事第一”的原则。根据这个原则,每个象限的工作处理策略是不一样的。
(1)重要紧急
优先级最高,需要尽快处理。很多人都玩过《植物大战僵尸》的游戏吧,那你一定知道“一大波僵尸正在逼近”的感觉,是的,你必须要马上打死它们,不然它们就会冲进你的房子,吃掉你的大脑!
(2)重要不紧急
这类事情看上去可以暂缓,但考虑到其重要性,应当与第一象限的工作并行去做。如果不及时去做,它们就会转移到让你头疼的第一象限中去,或者在第一象限产生更多新的“僵尸”。所以,要在僵尸还没有逼近的时候,就好防御工事,并尽快打死它们,如果等到它们冲了过来,你还能不能保住大脑,就要看你的运气了。
(3)紧急不重要
它们就像是在你耳边“嗡嗡嗡”地叫着的苍蝇,你必须要花时间去赶走它们。这多少让人有些无奈,但这些事情确实层出不穷。有些公司在实施紧急项目时,经常采用封闭式开发,这样做的一个重要原因就是要回避那些紧急不重要的事情。很多管理专家建议我们在必要的时候勇敢说“不”,其实就是针对这类事情。如果实在无法说不,建议安排或委托其他人来做。
(4)不紧急也不重要
如果不是时间充裕的话,建议不要去做。如果碍于人情的话,建议安排或委托其他人来做。它们就像一群在几百米远处飞的苍蝇而已,你完全不必要放下手中的饭碗,举起苍蝇拍跑过去和它们决斗
不论是项目管理,还是时间管理,真的是一门学问,需要通过大量理论加实践来学习,来提升。