如何保存电子文件

如何保存电子文件

本文所述内容有可能不适用于各位（特别是文件版本控制部分的内容）
请各位根据自己的具体实际情况作相应调整，本文内容仅作参考。

 

 

一、文件命名
1、以今后能够快速简便的找到文件作为文件命名或重命名的主要标准。
2、适当增加命名文件所消耗的时间，争取一次命名成功，文件命名完成之后再查看或者编辑文件，少更改或者不更改文件名，文件名应当长期保持固定不变。
3、建议文件名包含一部分文件标题并准确简明的描述文件的主要内容。
4、建议文件正文中包含文件落款署名和时间。
5、文件名中可以不包含时间信息。

二、文件位置
1、以今后能够快速简便的找到文件作为文件夹命名、文件保存位置和文件分类整理的主要标准。
2、适当增加命名文件夹和选择文件保存位置所消耗的时间，争取一次保存成功，文件保存完成之后再查看或者编辑文件，少更改或者不更改文件保存的位置和文件夹分类结构，文件应当具有统一的唯一的存放位置决策规范，文件保存位置应当长期保持固定不变。
3、所有电子文件都必需统一集中保存在群晖DS920+网络存储服务器中。
4、编辑、重命名、分类整理电子文件时必需使用RaiDrive ver 1.3.8连接群晖NAS的WebDAV文件服务并映射虚拟磁盘盘符Z：。必需用Total Commander ver 9.51访问并统一管理虚拟磁盘Z：中的电子文件。
5、在安卓手机上搜索、查看电子文件时必需使用ES文件浏览器 版本 4.2.2.9.1 安卓版 连接群晖NAS的WebDAV文件服务。
6、当无法在异地远程连接群晖NAS的WebDAV文件服务时可以检查并测试光缆速度、光猫设置、路由器拨号设置、路由器端口转发设置、国际顶级域名续费余额、路由器DDNS设置、链路聚合设置（Link Aggregation种类选择自适应负载平衡）、群晖NAS的WebDAV Server套件设置、群晖NAS的控制面板设置（共享文件夹权限、用户帐号、外部访问DDNS设置、安全性、网络常规DNS设置、关闭IPV6、安全性暂时关闭防火墙、网络网络接口禁用MTU值配置（关闭巨型帧）、区域选项时间时间设置与NTP服务器同步时间、检查QuickConnect是否已启用）

7、除了用RaiDrive映射群晖WebDAV文件服务套件到本地虚拟磁盘盘符来访问群晖NAS中的文件以外还可以使用  JexChan单文件制作工具打包的WinSCP（自动INI文件）来连接和传输群晖NAS中的文件。

三、文件版本
1、用WinRAR的按掩码产生压缩文件名功能作为文件版本管理的唯一方法。始终保持所有ZIP压缩文件都是以前的旧版本文件的备份。ZIP压缩文件只作为版本备份用途，不作为其他用途。
2、先在原地压缩备份旧文件到ZIP压缩包之后再修改编辑文件，操作习惯很重要，操作顺序很重要。

四、文件备份
1、请正确设置WPS Office 的本地定时备份，并测试备份设置的有效性。WPS本地备份设置的快捷键是{Alt} FKK ，本地备份时间间隔设置为1分钟，本地备份存放的磁盘设置为D盘。
2、请正确设置群晖DS920+网络存储服务器中的Hyper Backup套件的本地单一版本定时数据备份任务，并测试备份设置的有效性。设置Hyper Backup时添加两个定时数据备份计划任务，一个任务设置计划在每天的11点钟运行，另一个设置计划在每天的17点钟运行。
3、请正确设置群晖DS920+网络存储服务器中的Cloud Sync套件的定时同步功能，同时单向上传群晖中的办公文件到百度云网盘和坚果云网盘。设置在每天夜里的18:00到明天的6:00运行仅上传本地更改单向同步任务，在白天的工作时间设置为暂停同步。

五、文件保护
1、为了保护电脑操作系统和应用程序软件的设置，防止电脑用户或电脑病毒误改误删电脑中的文件和配置，必需安装、设置并测试Shadow Defender影子卫士。
2、为了保护电子文件，防止电脑用户或电脑病毒误改误删电子文件，必需设置Hyper Backup的备份目的地共享文件夹对一般用户的只读权限和高级共享的只读权限。
3、为了保护电子文件，防止电脑用户或电脑病毒误改误删电子文件，强烈建议设置把UltraISO制作的ISO光盘镜像文件自动装载到DAEMON Tools Lite虚拟光驱，从虚拟光驱中访问长期固定不变的不经常更新的文件。
4、为了保护电子文件，防止电脑用户或电脑病毒误改误删电子文件，强烈建议把常用文件量产到主控芯片是银灿IS903容量是256GB量产设置密码是IS0024的CD ROM Emulation虚拟USB物理光驱之中并随身携带。
5、为了保护电子文件，防止电脑用户或电脑病毒误改误删电子文件，强烈建议每月的28日手动复制电子文件到不同的存储物理介质和存储云空间供应商。

6、为了防止群晖NAS网络附属存储服务器硬件被小偷坏人发现后偷走，群晖NAS服务器应当用纯铜密码挂锁锁在304不锈钢定制配电箱里面，并适当遮挡隐蔽起来。

群晖NAS的入侵防御非常重要，群晖NAS硬件设备的防盗工作也非常重要，服务器被偷走后，服务器没有了，服务器中的 RAID 1 硬盘也没有了，当然保持在服务器中的电子文件也丢失了。从群晖的 Cloud Sync 同步套件目的地下载文件备份副本也是一个比较耗时的过程，所以应当在日常防小偷，防小人，防坏人。

徐晓亮
2021年4月2日星期五