主管交給我一項任務-管理各同事的工作項目及進度。
我的分類方式是將各基本資料整理成專案檔、專案任務項目、以及工作分析。
這件工作該怎麼做?
一開始我所想到的是直接用EA Maintainence Report及Testing Report將每一Requirement ,ISSUE or Change
的項目產生。
為了能讓它"符合"Maintainence Report的精神及限制,我在資料的規劃及排列方式上花了一些時間。並且修改了Template以符合實用。
問題來了。
我覺得我很難追蹤目前進度。而且當一次有很多任務要管控時，EA的設定反而拖累了我的時間。
甚至，無法即時呈現我想要知道的訊息。
接著。我實在受不了這樣沒效率又沒什麼幫助的笨工作，我裝了JIRA。
這套系統我用得很習慣了。利用它來做工作管理顯然是最佳選擇。
廠內的USER也可以透過JIRA反應需求及問題。
藉由這些軟體的協助，可以讓我們的專案工作更加即時有效率，而且每個人員都能在第一時間內
看到最新的資訊，反應最新的進度。甚至拿到最新的資料。
問題來了。
這套工具只有我會。如果要用，牽連的使用者太多，要花許多時間教育訓練。
一般這樣國外的web 管理系統，都是用西方思維的方式去設計。
對於一群用慣了視窗系統的保守派USER 是萬萬不能接受，不能習慣。
令他們學會靈活使用一套工具，在他們眼裡，簡直是替他們找麻煩。
有必要這麼麻煩嗎？
輸入專案資料時和維護工作項目時，我仍需一筆一筆地key入及設定。
對我自己來說，並未減少我的工作量及工作時間。
我不過只是要管理各專案項目並且掌握進度。
然後即時利用這些資料獲得每人、各專案的執行狀況。並且讓公司的主管們皆能看到自己需求的工作進度。
主管跟我說，其實我怎麼做，她都不反對。
前提是，我所選擇的方式必須是我覺得最便利、最省時，也不會擔誤我太多工時的。
她提議：何不利用Excel?
我審視自己的所有資料。然後進到Excel依據設計好的欄位建了專案檔、專案任務項目。
利用樞紐分析表及自動篩選，就能即時展現最新資訊。
利用自動發佈就能滿足即時更新
同事回報也僅需在信件附上的Excel資料。 我用複製貼上的方式就可以批次更新。
於是。Excel協助我找到了最合適的方法。
長期使用資訊系統後，就會渴望有一套軟體能解決我們目前所有的問題。
連資訊人員都不例外。自己也會相信系統能幫助我們解決更多更繁雜的事務。
可是，卻會因為這項的投入而耗費了更多的工時～ 為了配合系統。
科技始終來自於人性。系統本身只是為了協助工作的完成。
有時候就會有這樣的迷信。太過依賴。
真正使用這些資料的 是人。
