外贸企业实施ERP软件财务监督四点建议

      我国外贸行业随着市场的拓展、企业的壮大，对内部会计信息化要求越来越高，以ERP软件为代表的企业信息系统实现了高度集成。 企业的会计信息化不再是一个独立的系统，它贯穿在外贸企业整体业务流程之中。其中，采购与付款流程是会计信息化最重要的一个环节。对这一环节的财务监督也 显得极其重要。业内专业人士给出四点建议。

     一，帐外赊购库存实时记录，并且保证与帐实相符。

      ERP软件是账实相符集成且实时的一个系统。对于收货和收发票时间不相符的情况，ERP软件会采用对收货和发票校验两项业务都记账的方法。

      其一，如果货未到票到，货晚于发票，那么收发票使按发票金额记入“商品采购”科目。当收到货物时核对清楚帐，同时按发票金额更新“库存”价值。通过ERP 系统，实现对“帐外赊购”变成“赊购”，会计可实现实时监督。其二，如果票未到货先到，受到货物时，直接按照采购订单价格入存货物价值。当受到发票时，在 更新库存价值。其三，在管理上设立财务人员与采购部门记录进行对账，保证所有采购台账都已入账务帐。

     二，信息系统高度集成，部门相互配合监督。由于ERP系统中会计系统负责接收和处理各个业务数据信息之间的传递，这必定会带来相互监督能力较强的系统。在 采购与付款系统中强调两个集成，其一是财务对库存管理和付款管理集成，采取的是自动监控；其二是会计系统内集成，采取的是自动检查。

      三，外贸企业必须采取职责分工明确，保证关键控制岗位的独立性。我们以付款环节为例，其独立性是非常重要的。因为，付款流程牵涉到企业资金向外支付，对支付安全系数要求较大。我们可以从三个方面加以控制保证其安全性。

      其一，对付款清单的审核批准。采购部员工与供应商核对购货订单后，分管应付款的会计会付款签收。验收单核对和金额复核两个必须同时进行保证无一漏洞。

      其二，支付凭证控制。在外贸企业中，支票等支付凭证是有会计人员管理的。支付凭证填制或打印完毕，还要经过主管审批、盖章才能真正支付。

      其三，采购与付款循环中新增风险控制点，即将维护供应商记录的权限与输入供应商发票的权限分开，这就避免了自动付款给虚增的供应商事件的发生，防止出现外贸企业内部欺诈。

      四，建立企业的访问安全制度。

      外贸企业的财务监督主要还要考虑到防止未经授权修改会计系统或会计记录，或者修改向会计系统提供数据的系统。外贸企业必须提高相关工作人员的安全意识，不 能乱用他人的口令和密码进入软件系统。另外，更换操作人员时，企业管理层一定要及时更改密码。其中，任何操作人员离开工作地，都必须退出或锁定已经运行的 程序，防止他人窃取信息。

(本文转自开亚http://www.cayasoft.com/News/443.html )