工欲善其事必先利其器——办公篇

前言

配套的合适的工具能更好的提高团队沟通和协作能力、提高工作效率。

工具主要分为办公软件、开发工具、管理软件和开发辅助工具。我们先来聊聊办公篇。

原则

根据我们以往的经验，可以初步确定以下两个原则：

• 统一的环境、工具和软件
• 善用工具

统一的环境、工具和软件

看起来办公软件和产品、开发管理没多大关系，但是对于一个高效的团队来说，统一的办公软件是必须的。office和wps总有一些不兼容，脑图有Xmind、Freemind等等，浏览器更是百花齐放，因为一些软件的不同，从小的方面来说，操作不一，往大的方面来说，无法兼容而且还经常会导致鸡同鸭讲。

因此无论是从功能的统一性的角度，还是从提高兼容性、降低沟通成本和上手成本以及协同工作（编辑）方面，我们都应该统一办公软件。

善用工具

用好工具，则能事半功倍或能心有灵犀。这里分享几点在工具选型上的心得。

• 优先使用灵活的上手成本低的工具。比如沟通这块，钉钉、QQ、微信均可，任务管理这块，trello、worktile等，原型设计这块，Mockplus就很方便。
• 优先使用理念先进，兼容性高的工具。比如编辑器可以推荐Visual Studio Code。
• 优先选择大公司大团队的产品。比如流程设计工具推荐Visio。
• 优先选择免费的或者低成本的产品。比如trello、Visual Studio Online（现在更名为Azure DevOps）、码云。
• 根据不同场景，可以同时使用多款同类型工具。就如我们，QQ、微信仅用于聊天和与客户初步沟通，但是工作性质的沟通，仅使用钉钉。
• 适当付费。如果付费产品的能带来很多价值，那么付费就很有必要了。比如Mockplus,付费版的功能强大很多，包括原型可以直接发布分享给客户（不限终端，比如微信链接），这就很有意义了。当然如果工具太贵，大家可以自己斟酌。其实很多国外企业都有学生版这么一说。
• 学会如何灵活的使用这些工具。这里我可以先行抛砖引玉，比如是否可以使用钉钉来完成渠道集成呢？招聘流程是否可以使用trello搭建？公司的知识库如何建设？后续我们继续进行补充。

工具推荐

首推

Office

推荐指数：五星

推荐使用场景：核心办公软件

推荐理由：最专业最好用最强大的办公软件。作为一个程序员，目前也只是粗浅的了解了Excel的部分功能。

注意：你一定不希望，在别人电脑或者在WPS打开自己的文档时，不是格式不对就是动画消失吧！为了生产力！为了主流选择！为了专业！为了跨终端！你不二的选择！

沟通软件

1. 钉钉

推荐指数：五星

推荐使用场景：核心办公沟通软件

推荐理由：自带企业通讯录、企业邮箱、企业流程。聊天有读取状态，并且多端同步不丢失，离职即走。最最最重要的，提供API，可以作为企业渠道集成的核心阵地——这块我们后续来讲解。

2. QQ、微信

推荐指数：三星半

推荐使用场景：客户沟通、需求粗糙讨论和沟通、聊侃等

推荐理由：人手都有，即用即聊，聊完赶紧备份或者整理——微信换机就木有，QQ充钱都会有。

注意，这两软件太容易打扰正常的办公事项和工作了（妈呀，一会语音一会文字；一会手机一会电脑；敲下键盘听几段；卒！），建议尽量引导用户在合适的时候或合适的方式沟通和反馈内容。

任务管理与团队协作

1. Trello

推荐指数：五星

推荐使用场景：日常办公、管理、开发

推荐理由：高度灵活、自定义，还免费。尤其推荐敏捷团队使用。当时找到Trello，简直令我热泪满盈，简单轻量灵活还不要钱啊！而且官方一直围绕着面板的概念耕耘，对于很多中小团队来说，面板这个，就完全够用了。

基于Trello，我们可以解锁很多玩法：

• 头脑风暴
• 敏捷看板
• 简单流程——招聘流程、运营流程
• 计划与安排
• 知识库

这个，我们后面再骚聊。

注意：Android端需在Google商店下载，而MMP的，大部分国产Android系统均无法使用Google商店，需要安装包的朋友可以找我们。

2. Worktile

推荐指数：三星

推荐使用场景：日常办公、管理、开发

推荐理由：免费版已经下架，适合有钱任性之团队或企业。功能比Trello更为强大，由于是国内厂商，服务和速度也更为稳定。

脑图工具

1. Xmind

推荐指数：五星

推荐使用场景：办公

推荐理由：免费版基本够用，可以导出多种脑图格式。

注意：当节点非常多时，请关闭文件历史功能，否则脑图文件过大，将影响性能。

2. 其他

百度脑图、MindManager、freemind

流程工具

1. Visio

推荐指数：五星

推荐使用场景：专业流程图

推荐理由：专业！强大！管他杀鸡杀牛，杀鸡用牛刀刀刀毙命哈！至于注册码，自己想办法哈。

 

2. Processon

推荐指数：四星

推荐使用场景：流程图

推荐理由：模板多。但是我们除了套模板可以让我们的图例美化之外，就是直接交给美工了。

云盘

1.百度云盘

推荐指数：五星

推荐使用场景：办公软件、文件资料储存、传输

推荐理由：超大空间、可储存海量数据。文件预览、视频播放、在线解压缩、快速上传、闪电互传，只要有网络，资料随时下载，如影随形。但对非会员做了限速，非会员速度会远慢于普通会员。

 

2.OneDrive

推荐指数：四星

推荐使用场景：办公软件、文件资料储存、传输

推荐理由：云端同步更新，安全性极高。相册自动上传云端保存备份，无需人工干预，即使设备出现故障仍可从云端获取和查看图片；在线office，可在线创建、编辑、共享文档，并实时保存，可和本地文档编辑任意切换，文件安全性极高；只需提供共享内容的访问链接，其他用户就可以且只能访问这些共享内容，无法访问非共享内容。

远程协作

TeamViewer

推荐指数：四星

推荐使用场景：远程操作

推荐理由：无需配置，高安全性，简单且快速桌面共享、文件传输，多种触控方式轻松控制远端电脑，可支援亲朋好友并存取无人看管的电脑，轻松使用防火墙和Proxy服务器存取电脑

浏览器

Chrome

推荐指数：五星

推荐使用场景：搜索浏览

推荐理由：简洁、快速，不易崩溃，搜索更为简单，支持多标签浏览，每个标签页面都在独立的“沙箱”内运行，更加安全，此外，Google Chrome基于更强大的JavaScript V8引擎，这是当前Web浏览器所无法实现的。

云笔记

1.OneNote

推荐指数：四星

推荐使用场景：办公、记录、笔记

推荐理由：自由且成体系的笔记系统；超级自由的画布，随手落笔画，写感想；打印文件时可以发送到noenote，生成文件；可记录网页内容，并同步记录网址；可插入录音录像；实时在线云存储；可以构图。

 

 

2.网易云笔记

推荐指数：四星

推荐使用场景：办公、笔记

推荐理由：分类整理笔记，高效管理；文件同步自动完成，无需拷贝下载；轻松、有趣的涂鸦,随手记录，轻松与电脑双向同步，对照片进行智能优化，轻松保存会议结果。

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