工作日志之设计

接上篇《工作日志之目的》。

前面我们说过，工作日志的主要目的是解答“研发人力都投入到哪里去了？”这个问题，并且也谈到工作日志不是用来了解员工工作进展的。要具体说明这一点，这就需要涉及到工作日志系统应该如何来设计这个核心问题。

 

输入表单设计

 

如果仅仅是为了达到这个“工时统计”这个目的，让研发工程师填写的工作日的工作内容大抵就应该设计成下面的这个样子：

必填项：

• 项目：(工作属于哪个项目)
• 工时：(大概花了几个小时)
• 标题：（一句话概括一下工作）

选填项：

• 工作对象：（可以不填，即该条日志内容与哪个工作对象相关，例如解决了一些Bug，就关联一下这些Bug；在开发某个任务，就关联这个任务；在写测试用例，就关联这个测试用例）。
• 工作描述：（可以不填写）

是的，就3个必填字段，2个选填字段，字段越少越好，没有其它需要填写的内容了。毕竟工作日志是开发人员每天都要填写的东西，不要强制要求他们填写一些几乎没啥用处的内容。大致的输入表单如下图所示：

 

应该允许每天填写多条记录，如下图所示：

三种工作视图

 

为了方便填写和查看工作日志，最好提供工作日志的月视图，周视图和日视图。下面是工作日志的周视图，一般来说周视图是最方便的查询方式，既能够看到一周的整体工作情况，而且信息也因为空间较富裕较之月视图能够显示更多的条目：

 

月视图如下图所示：

显然无论是日视图/月视图/还是周视图,都应该提供方便的前后导航查看方式，例如在周视图下，应该能够方便的查看“上一周”和“下一周”的控制按钮；在月视图下提供“上一月”和“下一月 ”的控制，在日视图下提供“前一天”和“后一天”的控制。

日历导航

提供前后导航显然还不足以方便的查看任意一天（或年或月）的工作日志，我们最好再提供一个日历来完成这种时间段的任意切换，如下图所示：

这样点击日历中的任何一天就可以完成时间段的切换。至此，工作日志的个人填写和查看功能就基本完备了。

日志条目拖动拷贝

然而研发的很多开发任务都会持续几天甚至几周时间，有时某个开发人员的工作可能仅仅是持续开发某个模块，这时该员工填写的工作日志可能每天几乎都是雷同的，让开发人员每天手工输入相同的工作内容显然也是他们反感填写工作日志的一个重要原因，那么提供工作日志的条目拷贝就非常有用了。如下图示所示，最好能够通过简单的拖动就可以任意复制工作日志条目：

上面的“拖动拷贝”的操作方法大致是：要填写星期五的工作，发现与周四的工作一样的，这时只需要鼠标按住星期四的“工作条目”，将其拖动到“星期五”即可完成工作日志的填写。“科技是为懒人提供服务的”，这类人性化的设计大概最能体现这个了。

活动工时录入

填写工作日志需要细化到天和小时，但是没有必要精确到分钟，而且，通常情况下开发人员填写的小时也不一定要求非常准确，只要有个大概即可。某人某天的工时只是最基础的数据，每天记录的工时的准确性较之工时统计来说并没那么重要，只需要尽量准确而已。这些基础的工时数据的合理偏差并不大对整体的人力统计构成影响，稍后介绍的“工作日志统计篇”可以帮助我们更好的理解这一点。

“拖动拷贝”是填写重复的工作日志活动的一种快捷方式。然而，对于只需要通过工作日志来收集工时信息这个目的来说，直接提供工时录入功能就更加方便了，下面来具体介绍一下这个功能：
每个人每天所做的工作在集成研发管理系统中会有两种数据体现：一种是活动记录，即某事某刻某人做了什么的系统自动记录；内容如下图所示：

另外一种是待处理事项。比如某个开发人员某几天一直在写文档，显然该员工可能在系统中并没有任何自动的活动记录，这时的工作主要体现在对待处理工作方面。如下图所示：

因此，一个员工填写工作日志时，如果系统可以自动从“活动记录和待处理工作”中提取整理出工作对象，然后开发人员仅仅需要简单录入一下工时即可，这样就可以最大程度给工作日志填写提供便利，如下图所示：

如果员工对“待处理工作”中的某项工作当天并没有耗费任何时间，那么只需要将该工作项的工时留空即可，录入当天涉及到的工作项工时后，系统即可自动为其创建相应的日志条目。这样就完成了工作日志的填写。

前面提到过，“工作日志不是用来检查进度的”，要了解工作进展情况，不应该通过员工填写工作日志进行，因为这样太耗费研发人员的时间，而且也让他们觉得这类工作繁琐而无趣，并且与开发工作相比毫无工作价值，从而挫伤他们的工作积极性，影响到他们的工作成就感。那么我们来看看不用工作日志，主管又如何来了解员工的工作进展情况?

如下图所示，系统自动记录了每个员工的所有工作活动，这些活动包括“开发，测试，评审，文档，版本”等等。一个主管可以看到月视图中看到该员工的主要活动，并且还可以按照活动记录的内容过滤来查看：

除此之外，查看员工的工作活动记录也可以按照该员工所在的项目来过滤，如下图所示：

有时，查看一个员工的工作状况，还需要与工作计划对比查看，因此，将工作计划同时显示在工作日历中，对了解每个人的工作状况也非常有益，同样，这种工作计划也同样支持按照不同的工作类型过滤，如下图所示：

这一章内容较多，但核心都是围绕着如何尽最大可能的减少研发人员工作日志录入的耗时，并介绍了一些不应该依赖工作日志来了解进度的功能。工作日志不是个人日记，填写好总归是要给他人看的，请接着阅读“工作日志之分享篇”。

 

（ 未完待续，点击跳转阅读过往系列。）