Word 排版技巧
using Word
1、标尺的使用
word文档中的上标尺左侧,有三个滑块:一个倒三角、一个正三角、一个正方形。分别代表:首行缩进、悬挂缩进、左缩进。
- 倒三角:首行缩进,用于调整光标所在段落的首行缩进
例如:拖动首行缩进滑块向右2个距离,则调整首行缩进向右2个距离
- 正三角:悬挂缩进,用于调整光标所在段落除首行以外的其他行的缩进
例如:拖动悬挂缩进滑块向右2个距离,则调整段落的非首行向右缩进2个距离
- 正方形:左缩进,用于调整光标所在段落的整体缩进
例如:拖动左缩进滑块向右2个距离,则调段落中所有行向右缩进2个距离
2、制表符与标尺配合实现分别对齐
制表符种类
|左对齐
|居中对齐
|右对齐
|小数点对齐
|竖线对齐
|首行缩进
|左缩进
注意:前4个可以直接用鼠标在标尺上点,用TAB键可以实现对齐。竖线对齐在标尺上点,直接增加一条竖线;首行缩进
左缩进 可以直接拖动标尺。
参考:合理利用标尺、制表符
3、页码的分开设置
分节符
的好处就是可以让文章有不同的页码格式和页眉页脚,比如有的文章,分为封面、目录、正文、附录、引用文献。封面不需要页码,目录、正文、附录、文献的页码不是连续的,而且需要用不同的格式等,这样的时候就可以通过使用分节符达到你所想要的效果了。
Word共支持4种分节符,分别是下一页、连续、奇数页和偶数页,它们之间的区别:
下一页
:是指插入一个分节符后,新节从下一页开始。
连续
:是指插入一个分节符后,新节从同一页开始。
奇数页或偶数页
:是指插入一个分节符后,新节从下一个奇数页或偶数页开始。
分节符的另一个作用是插入不同版式的页;
注意:封面不需要设置页码,在设置
首页不同
,删除页码前需要把其他节的首页不同
勾选去掉
4、题注的使用
插入题注,交叉引用,这个看视频就可以了,需要注意的是图片的排版,嵌入型
要改为上下型环绕
5、报表的调整
shift+ 表格线
手动,标尺 都不是最佳办法,报表的布局调整,可以自适应窗口和内容,千万别在手动折腾了,
ALT
键可以实现矩形选择文本,在表格里可以实现精确宽高,
标尺
可以精准移动表格位置。
参考:word表格调整技巧视频
6、多级符号的使用
选中编号之后会出现修改多级列表的窗口,选择一级,将链接的样式
改为标题一,下面的标题符号修改为第一章,在编号样式的下拉框中选择简体一。
修改二级标题,点击级别2,将标题链接到标题二,标题编号
会出现一.1的现象,则选中正规形式编号
就变成了1.1的编号格式,三、四、五等级别同二级标题设置一样。点击确定之后标题级别就设置好了
重新开始列表的间隔
选项的含义:在其后重新开始编号
7、引文的使用
不是很常用,不过这个视频讲的很专业了,GB7714的文档放网盘了。
尾注的方式简单记录下:
^e
尾注标记 替换为[^&]
,就是加上[ ]
(1)定义样式刷新改变论文的文献引用中尾注上标的样式;
(2)草稿-引用-显示备注-下拉尾注分隔符 删除尾注上横线;
(3)删除尾注上回车符号,开始-字体选最小值 段落里设置最小值为0;
(4)依次删除尾注延续标识符、尾注延续标记等的横线方法同上,可以设置样式进行快速删除
貌似有个简单方法:使用编号的方式,建立一个带 [] 的编号,交叉引用: 编号项,引用内容为: 段落编号(完整上下文),再把编号设为上标
8、编号的段落第二行行首不顶格
自动编号后,有时会发现第二行的文本自动顶格排版了,看起来不太美观规律。这时我们可以选择文本,右键—选择调整列表缩进
命令,在打开对话框中将文本缩进
值设置为0.74
即可。
9、三线表格
在Word中分别有2种方法创建表格样式:
方法一:首先在文档中随便创建一个表格,然后单击表格内容激活功能区中的【表格工具】-【设计】选项卡,在【表格样式】库中选择【新建表格样式】命令即可。
方法二:点击【开始】-【样式】组右下角的对话框启动器,打开"样式"任务窗格,点击【新建】按钮,在打开对话框的"样式类型"下拉列表中选择"表格"选项。
上述两种方法都会打开"创建表格样式"对话框,在其中即可进行一系列与表格相关的设置,如表格文字格式、表格线型、颜色、底纹等......
那么,具体是如何创建表格样式的呢?下面我们以快速创建三线表的表格样式为例,进行讲解。
操作步骤如下:
(1)点击【开始】-【样式】组右下角的对话框启动器,打开"样式"任务窗格,点击【新建】按钮,在打开对话框的"样式类型"下拉列表中选择"表格"选项。
(2)设置【名称】为【三线表】,点击"框线设置"按钮,在弹出的下拉菜单中分别选择【上框线】和【下框线】,然后分别设置【线宽】为【1.5磅】。
(3)在"将格式应用于"下拉列表中选择"标题行"选项。在"颜色"下拉列表中选择"灰色"作为底纹。
(4)再次点击【框线设置】按钮,选择【下框线】选项,然后设置【线宽】为【0.5磅】。然后选中"基于该模板的新文档"单选按钮,再点击【确定】按钮。
(5)此时,我们在文档中插入一个新表格,点击【表格工具】-【设计】选项卡,在【表格样式】库中选择刚新建的名为"三线表"的表格样式,即将文档中的表格更改为三线表了。
(6)最后为表格添加上文本,OK!一个简易的三线表就完成啦!
10、去掉空行和空页
^p 替换为空,去掉尾部回车换行符;
^m 替换为空,去掉空白页;
^l 替换为空,去掉手动换行符;
^p 替换为 pp 去掉空行;
^w 替换为空,去掉空白行;
^c 替换为剪贴板的内容。
11、让页面呈现横纵混排
首先选择【布局】—【页面设置】—【分隔符】—【下一页】,之后再设置为横向;
再重复一次设置纵向即可。
12、实现论文页眉页脚编辑,论文标题与章节名称交替出现
写毕业论文的时候,需要在每一章中都要设置不同的页眉,如:在奇数页,页眉写上大学名称,偶数页写上章节题目。
【页面布局】-【分隔符】-【分节符】-【下一页】
【奇偶不同】
【链接到前一页页眉】:表示本页页眉与前一页页眉相同,去掉以后前后页可以设置不同的页眉
页眉链接标题: 【设计】-【文档部件】-【域】-【StyleRef】-【标题】
问题:word页眉:可否只对某特定"节"单独设置"奇偶页不同",而非整篇文档所有"节"都设置"奇偶页不同"
回答:双击需要自行格式页眉起始页的页眉,在工具条上将"与上一节相同"的按钮释放即可。
你在第一节处页面设置-版式-页眉和页脚挑去奇偶页不同,应用于本节;
在第二节处页面设置-版式-页眉和页脚挑上奇偶页不同,应用于本节;
在第二节的第一页面(重要!)的页眉处双击,在工具条上将"与上一节相同"的按钮释放;
在第二节的第二页面(更重要!!)的页眉处双击,在工具条上将"与上一节相同"的按钮释放。
这样之后,再分别将第一节奇数页和偶数页的页眉设成A,在第二节奇数页的页眉设成"XX大学",在第二节偶数页的页眉设成 文档部件的域标题。
你没有弄成功的关键就是设立了奇偶页之后,你只在第二节的奇数页(或偶数页)上去掉了"与上一节不同",而未在偶数页(或奇数页)上去掉"与上一节不同"。
这块一直比较糊涂,百度貌似回答是对的,还没测试出来。
页眉有一条横线,一般去不掉,可以使用清除格式去掉,也可通过边框底纹的设置加上其他线条。
Ctrl+Shift+N
这篇文章提供了一种解决方案你真的会用Word排版论文吗?
13、word里居然那可以使用计算公式
选中表格 右上角会多一个 布局菜单,选fx公式,
SUM(LEFT) 向左求和
SUM(ABOVE) 向上求和
SUM(RIGHT) 向右求和
SUM(C4:D4)
AVERAGE(b2:d2)
数字变动后,
F9
或右键选更新域 会自动更新求和结果
参考:官方文档
14、自定义宽度绘制表格
+-----+-----+------+-------+ 按Enter
即可出现表格
TAB
增加表格行,可增加多行;
Ctrl + Shift + Enter
拆分表格
15、根据文字颜色替换
Ctrl + H
可以根据字体颜色 查找替换,^g 可以批量替换图片,可以替换成标题1;
16、中英文分离
中英文分离出来,要用到提取中文的通配符:[一-龥]
(表示所有中文)。
按Ctrl+H打开相应对话框,之后在查找中输入[一-龥]*[。?]
,之后选择全部查找并且复制出来即可
注意勾选通配符选项
17、行号的使用,你真的会了吗?
显示行号可以通过以下路径来显示:
布局——页面设置——行号。
※ 行号的显示格式
- 连续显示
这个比较简单,直接选中文档内容,然后点击连续即可显示,若是不需要则选择无即可。
- 间隔显示
这里“间隔”包括了每页间隔和每节间隔。
注意:分节显示,文章要有分节,若没有添加分节符即可。
- 禁止某段行号的使用
添加行号之后,在不需要的行号的地方,点击禁止用于当前段落即可。
- 每隔10行添加一次行号
为了美观,常常需要每隔几行添加一次行号,这时可以点击【行编号选项】,在对应的对话框中设置间隔行号即可,这里Word妹设置的是每隔10行。
※ 行号固定
在实际工作中还会遇到设置纸张的固定行数,比如说每页固定35行,这时该怎么处理呢?
点击布局,打开页面设置下拉框,然后选择【文档网络】,之后选中【只指定行网格】,之后在每页中输入相对应的行数即可。
参考:Word行号,你用过吗?
18、全文图片整体剧中居中
※ 点击【开始】-【编辑】组中的“替换”按钮,或直接按【Ctrl+H】快捷键打开”查找与替换“对话框。
※ 在”查找内容“文本框中输入“^g”,然后将鼠标光标定位到”替换内容“文本框,再点击【更多】-【格式】按钮,在弹出的菜单中选择“段落”命令。
※ 打开“查找段落 ”对话框,在“缩进和段落”选项卡的“对齐方式”列表中选择“居中”,点击"确定"按钮。
※ 返回“查找与替换”对话框,点击“全部替换”按钮。
※ 即批量更改图片对齐方式了。关闭对话框,效果如图所示。
技巧提示:如果想要图片左对齐、右对齐,只需在查找替换时,将“对齐方式”中设置为对应的对齐方式即可。
19、显示的技巧
※ 显示所有编辑标记
文档中有些标记,若是不显示出来是无法区分的,比如段落标记和换行标记就很难区分,这时通过显示编辑标记就能轻易区分。
方法:按Ctrl+Shift+8。
※ 显示所有文本框
在文档中明明插入文本框或图形之类的,但在页面上却没有显示,怎么回事?原因是你取消了在屏幕上显示文本框和图形。
方法:文件——选项——高级——显示——显示文本框和图形。
※ 显示所有图片
在文档中插入图片,你会发现部分图片是缺失,这是什么原因导致的呢?
主要原因是你将部分图片隐藏了。
方法:布局——排列——选择窗格——点击全部显示。
※ 显示隐藏内容
在文档排版中,会将部分的文本进行隐藏,但有时又要重新取消隐藏,这时该怎么处理?
方法:按Ctrl+Shift+8显示段落编辑标记,之后选中文本内容点击字体显示框,然后取消隐藏的复选框,点击确定即可。
※ 显示最近使用的文档篇数
对于经常使用的文档,Word工具是可以直接显示出来的,如何显示呢?
方法:文件——选项——高级——显示——显示数目的“最近使用的文档”,输入相应数字即可。
※ 显示滚动条
文档中没有出现滚动条该怎么办呢?
方法:文件——选项——高级——显示,勾选显示水平滚动条和显示垂直滚动条
※ 显示多页
如何在屏幕中显示多张文档?
方法:视图——显示——显示比例——多页
※ 显示网格线
在默认情况下是没有网格线的,那该怎么显示呢?
方法:视图——显示——网格线
20、vba实现定义所有图片大小
Sub setpicsize() '设置图片尺寸
Dim n '图片个数
On Error Resume Next '忽略错误
For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count 'InlineShapes 类型 图片
ActiveDocument.InlineShapes(n).Height = 7.39 * 28.35 '设置图片高度为 5cm (1cm等于28.35px)
ActiveDocument.InlineShapes(n).Width = 9.86 * 28.35 '设置图片宽度 6.3cm
Next n
End Sub
表格中插入图片不变形
当我们在Word表格中插入图片的时候,你会发现,图片太大会导致表格严重变形,如何自动调整插入图片的大小,而使表格保持不变形呢?
具体操作方法如下:
※ 选择需要插入图片的单元格,点击【表格工具】-【布局】-【单元格边距】按钮。
※ 打开“表格属性”对话框,取消勾选“自动重调尺寸以适应内容”复选框,点击“确定”按钮。
※ 然后再插入图片,此时图片将自动适应单元格大小,表格就不会变形啦!
实用的小技巧
※ 精确比较两个文档内容,审阅-比较
※ 删除文档信息:文件-检查-删除信息,即可
※ rand(A,B) 随机生成文档
※ PDF 另存时可加书签
※ 接受修订可不再显示批注
※ 文档可以限制修改
※ 利用表格进行排版 例如多图 封面
※ 首字下沉 插入- 首字下沉
※ 分栏 布局-分栏
※ 文件菜单里有了恢复未保存文件的选项
※ 轻松地对全文档进行行距的调整,"文件→页面设置"。单击"文档网格"选项卡,如图1所示。选中"无网格",单击"确定"按钮就可以了。对于无法调整段前段后距离的 公式特别有用
※ SHIFT 除了可以选择连续单元,
也可以用于 画正圆,用于快速选择表格列(鼠标在最底一格),
用于横向移动图片(能任意移动的图片必须是“非嵌入型”的环绕方式)。
※ word表格实现排序 布局 - 数据 可以按数字、拼音、笔画 还是很强的
※ 查看Word字体格式
首先选中文本,之后点击开始——样式——样式检测器——显示格式,另外也可以使用快捷Shift+F1
查看。
※ 简繁转换
点击审阅-选择中文简繁转换就可以自由转换
※ 英文大小写转换
字体选项卡 选Aa
※ 会计数字转换
除了用输入法 v
,还可以使用点击插入- 符号-编号,之后进入相应的对话框,然后输入相应的数字即可将小写数字转换为大写。
※ 输入带圈的数字
输入数字,然后选中,之后按带圈字符即可。
※ 域页码的使用 Ctrl+F9
插入域定义符,选中域代码用Shift+F9
值和域代码切换
{ =2*{ page-1 } }
{ =2*{ page } }
{ NumPages } 共多少页
{ if { page }>3 { ={ page }-3 "" } }
注意:这个花括号不能用键盘输入,使用
Ctrl+F9
,书写时距离{}
内留一个空格,表达式前用=
※ 一键清除文本格式
Ctrl + Shift + N
※ 文字转换为表格
选中文本,插入表格有个选项
※ 去掉页眉横线
开始选项卡 有A + 红色橡皮擦的图标
※ 图标与文本对齐
开始-段落-中文版式-文本对齐-居中
※ 保证Word表格转Excel行列不变
首先将Word文档另存为网页格式,之后关闭网页格式,然后打开Excel程序,执行打开命令按钮选中刚刚所保存的网页文件,这时就可以看到相应的表格内容,最后点击文件另存为Excel工作簿格式即可
※ 文本内容转为Excel文件
将Word文本内容复制记事本中,之后再复制到Excel中(这里是为了保证每行信息在同一个单元格),之后选中Excel表格内容,点击数据——分列,然后在相应的对话框中勾选分隔符下的内容,这里我们手动输入相应的分隔符“,”,最后点击确定即可。
※ 标题分页
选中文字 剧中 右键选 段落-换行与分页-勾选 段前分页
※ Word转PPT
设置 大标题 小标题 修改文件扩展名 docx
to pptx
※ 表格小数点对其
首先选择段落,然后在段落中选择制表位,之后在相应的制表位中勾选小数点对齐,点击确定。
※ 3位数带圈的数字怎么输入?
这里我们借助域来实现,先插入一个带圈的数字,之外按Shift+F9切换域,选中里面的圈并且放大,然后输入你想要的数字,最后按Shift+F9即可。
※ 如何在Word中输入分数
在Word中输入分数,需要借助公式来完成。
点击插入——公式——墨迹公式即可。
※ Word文本如何直接转为表格?
快速转表格,这里可以利用Word表格中文本转表格的功能,怎么用呢?
选中文本,点击插入——表格——文本转换为表格,之后根据自己文本格式选择相应的分隔位置即可。
※ 如何为表格设置重复标题栏?
在Word中表格如果超过一页时,你会发现第二页开始没有标题栏,这时该怎么处理呢?
将光标放在标题栏中,之后点击布局——数据——重复标题行即可。
※ Word表格超出文档的边缘还不能及时更新,怎么办?
将Excel数据复制到Word中,你发现超出边缘了,更可怕的是更改Excel的数据,Word的数据不会自动更新需要手动修改,这时你会怎么处理?
利用选择性粘贴Ctrl+Alt+v
,在相应的对话框中选择粘贴链接并选中Microsoft Excel工作表对象即可。
※ 利用文本框实现图像精准定位
当在Word中插入了一张图片后,想要调整图片的位置,费劲了心思却怎么也移不动它。
怎么才能移动呢?一种方法是设置图片的环绕方式为非嵌入式;另一种方法即是利用文本框来调整。
在文档中插入文本框,然后在文本框中插入图片,选中文本框拖动即可移动位置了,即实现图像精准定位。
※ 自定义文本框样式
Word同一文档中,如果需要将多个文本框的样式设置为统一格式。那么这时候,我们可以根据情况自定义文本框的样式,以便于后期使用。方法非常简单,操作如下:
(1)先插入一个文本框,输入文字,然后设置文本框格式,包括字体、字号、文本框轮廓、填充等格式。
(2)选中已设置格式的文本框,点击【插入】-【文本框】下的倒三角,在弹出的菜单中选择“将选中的文本框保存到文本框库”命令,打开“新建构建基块”对话框,为新建的文本框命名后,单击“确定”按钮。
(3)当下次我们再插入文本框时,就会发现文本框库中多了刚刚新建的文本框,选择它并插入到文档中,即可发现该文本框格式与我们刚设置的格式相同。
※ 文本框链接
当我们在同一文档中插入了多个文本框,还可以将这些文本框链接起来,链接以后,当我们在第一个文本框中输入文字时,如果该文本框容纳不下,则文字会自动移至第二个文本框、第三个文本框。
怎么操作呢?步骤如下:
(1)选择第一个文本框,然后点击【格式】-【文本】-【创建连接】按钮或右键单击文本框右上角的”位置对象“按钮,在弹出的菜单中选择“创建文本框链接”命令,此时鼠标变成茶杯状。
(2)将其移到第二个文框内单击鼠标,就可以在文本框之间建立链接。
※ 自动编号和文本间距过大
(1)将光标放在要调整的编号与文本间,单击鼠标右键,选择“调整列表缩进”命令。
(2)打开“调整列表缩进量”对话框,在“制作符”列表框中选择“空格”或“不特别标注”任一选项,单击“确定”按钮,即可缩小编号和正文间的距离。
非常好的教程参考:微软office全能赛冠军教你Word 该怎样学
实用举例:Word排版中的最实用技巧!
原文:Word - 论文必备技巧 - 样式定义/导航窗格/多级列表/自定义目录