高项-第十二章 项目采购管理

一、采购管理概述

1.项目采购管理：外部购买或获取所需产品、服务或成果

　　1)编制采购计划，采购什么何时采购，如何采购，需求，寻找潜在的供应商

　　2）实施采购，潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书，选择供方，与选中者谈判最终合同

　　3）控制采购，管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况，审核并记录供应商的绩效

　　4）结束采购，完结单次项目采购的过程，合同收尾

2.摒弃以企业为中心，现代战略合作，本质时供应链管理，战略合作伙伴关系

3.企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系

4.项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议

5.用协议来描述买卖双方之间的关系，合同、服务水平协议SLA、谅解备忘录、协议备忘路或订购单

6.应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商，买方可能最终产品的所有人，分包商，收购机构，服务需求者或购买方

7.前提假设是项目所需物品或服务的买方是项目团队

8.外包也是一种采购，利用外部的专业资源为己服务

　　1）成本降低

　　2）降低的人事成本

　　3）服务交送的弹性

　　4）专业知识

　　5）服务改善

　　6）额外的管理时间

　　7）专注于核心服务

　　8）品质改善

　　9）资金投资减少

　　10）现金流通

9.外包害处

　　1）无法达到预期的成本降低目标

　　2）以前内部自行管理领域的整体品质降低

　　3）未和服务供应商达成真正的合作关系

　　4）服务品质和酬劳层面议题上时有争议

　　5）无法借机开拓出满足客户新层次需求和符合弹性运作需求的机会

二、规划采购管理

1.采购什么何时采购，如何采购，需求并寻找潜在的供应商

 

 2.工具于技术-自制或外购分析

 

 3.输出-采购管理计划

　　1）合同类型

　　2）风险管理事项

　　3）评估标准

　　4）项目管理团队本身能采取哪些行动

　　5）标准的采购文件

　　6）管理多个供应商

　　7）协调采购于项目的其他方面，如确定进度于绩效报告

　　8）对计划的采购造成影响的任何约束和假定

　　9）从卖方购买产品所需的提前订货期

　　10）自制外购决策

　　11）每个合同中规定的可交付成果的日期安排

　　12）履行保证金或保险合同

　　13）为卖方提供指导，以帮助其制定与维护工作分解结构

　　14）用于采购或合同工说明书形式和格式

　　15）识别通过资格预审的卖方

　　16）管理合同和评估卖方的衡量指标

4.输出-采购工作说明书

　　描述了由卖方提供的产品，服务或者成果

　　定义了与合同相关的部分项目范围，来自于项目范围基准

　　迁移，服务范围、方法、假定、服务期限和工作量估计、双方角色和责任、交付资料、完成标准、顾问组人员、收费和付款方式、变更管理

　　根据需求对采购SOW进行修订和改进，SOW成为合同的一部分

　　采购工作说明书与项目范围说明书的区别：采购说明书对项目所提供的产品或服务的叙述性描述，项目范围说明书通过明确项目应该完成的工作而确定了项目的范围

二、规划采购管理

1.输出-采购文件

　　得到潜在的卖方的报价建议书

　　征求供应商意见书RFI，征求供应商意见，使需求明确化

　　建议邀请书RFP,需求明确后，征求解决方案

　　报价要求书RFQ，和RFP类似，更加具体正式的描述

　　投标邀请书IFB：招标时使用，为所有供应商提供平等机会

　　招标通知，洽谈邀请书及承包商初始应答邀请书

2.输出-供方选择标准：潜在的卖方中选中符合要求的，合格的卖方

3.输出-自制外购决策：自制或外购的分析结果，及决策理由说明

三、实施采购

1.潜在的供应商处获取，选择供方，与选中者谈判最终合同

 

 2.工具与技术

　　1）投标人会议：标前会议、之前与潜在卖方的碰头会、确保所有潜在卖方对采购目的有清晰、共同的理解

　　2）建议书评价技术：各潜在卖方的建议书进行评价，加权系统

　　3）独立估算：自行估算或第三方专业估算与卖方应答做比较

　　4）刊登广告：报纸或专业期刊做广告

　　5）采购谈判：就采购内容进行谈判以达成双方一致意见

四、控制采购

1.管理合同，监控合同的执行情况，纠正措施，管理与合同相关的变更，买卖双方都需要的

 

 2.工具与技术

　　1）合同变更控制系统，合同变更的过程

　　2）采购绩效审查：结构化审查，依据合同来审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求，质量审计，管理活动，针对绩效及管理，评价卖方在履行工作时所表现出来的能力

　　3）检查和审计：合同中规定的，由买方开展的相关检查和审计，工作过程或可交付成果，检查活动，针对可交付成果及交付过程

　　4）报告绩效：评估卖方，形成工作绩效信息，向买方管理层报告

　　5）支付系统：经检查核实后的卖方绩效，再通过

　　6）索赔管理：有争议性的变更，经济补偿行为，不是惩罚，谈判是首选

　　7）记录管理系统：防止口说无凭，对采购过程进行书面记录

五、结束采购

1.完结单次项目采购，合同收尾、未尽事宜处理，归档总结等工作

 

 2.输入-合同：合同各方进行自己的采购管理的法律依据

3.输入-合同收尾程序，合同收尾的方法

4.工具与技术

　　1）采购审计：编制采购计划过程一直到结束采购过程，找出采购过程中的成功和失败之处

　　2）采购谈判：通过谈判公证地解决全部解决事项、索赔和争议

　　3）输出-合同收尾：正式以书面形式通知卖方合同已经完成