邮件撰写注意事项
本文汇总并整理网上有关工作邮件撰写注意事项，主要从邮件目的、邮件原则、邮件主题、邮件内容、附件、回复这几个方面来讲述。本文只考虑中文邮件，英文邮件大同小异，可触类旁通。
邮件目的
邮件目的是快速、高效地告诉对方现在的问题或情况，期望对方给与答复或了解进度。
邮件收件人有一对一和一对多，其中，一对多的邮件有收件人TO和抄送人CC区分，TO是目的收件人，CC是需要了解此事进度的人，包括关联领导、同事等。
一封邮件除了工作记录，还具有告知多人、传递附件、信息留痕等功能。通过邮件，可以看出一个人的职业素养，因此养成良好的邮件习惯非常重要。
邮件原则
- 效率
- 邮件一定要有主题，这将方便收件人快速了解邮件大体内容，以便确认紧急以及重要程度。
- 清晰
- 在保证准确简洁的基础上，尽可能逻辑清晰。
- 礼貌
- 开头结尾使用敬语，请、谢谢之类的语句要经常出现。根据与收件人的熟悉程度、等级关系、对内还是对外等场景，选择合适的语气论述。
写邮件的最佳顺序：附件（如果有的话）、正文、主题、收件人。
下面是该写邮件和慎写邮件的几种情况：
| 该写邮件的5种情况 | 慎写邮件的5种情况 |
|---|---|
| 留下官方记录 | 沟通双方处于激烈、负面情绪中 |
| 多人交流且不方便安排会议 | 沟通敏感话题 |
| 需要对方在回复前，仔细思考 | 话题复杂，需要多方深入讨论 |
| 需要将信息转发给第三方 | 内容保密 |
| 会议或活动组织前的通知、商务谈判等 | 需要对方立刻反馈 |
重要的事情发邮件，十万火急的事情打电话。
邮件主题要求
- 邮件主题要准确简洁，方便对方一眼了解主体内容。组织良好的主题方便收发双方检索，长度控制在10~15字之内，提炼关键信息。以下给出范例：
- 最全面的概括：有关XX项目在XX客户现场的部署故障以及现场情况说明
- 最开始的引子：XX市XX客户现场部署故障
- 最点睛的描述：XX客户现场部署故障可能导致延期上线
- 如想突出主题词，可添加符号加以着重，例如，【紧急】或【***】
- 一封邮件只能有一个主题，禁止在一封邮件中沟通多项内容
邮件内容要求
称呼
站在收件人角度，可参考如下称呼：
- 单个收件对象，可使用"XX总"、"XX老师"、"X经理"，较为熟悉的同事可叫简称。
- 多个收件对象，可使用"二位好"、"大家好"、"各位好"、"Dear all"、"Hi all"。
- 如需重点突出，可将重要的人物单独提出来，如，"各位领导、同事"、"X总以及各位同仁"等。
- 对于不清楚职务、性别，用"老师"最佳，其次"XX总"。
正文
邮件正文内容采用三段式结构组织，开头、主体和结尾。
在开头处，点名来意以及要求。一般情况下，人们最多记得住一二三，记住不四五六，所以主题内容要归纳在三条以内，尽量短平快地讲清楚要表达的事情，可参考如下原则：
- 分段描述问题。提炼事情关键词，包括时间、关键人物、关键事件、预计影响、解决方案以及对对方期望等。
- 多用1、2、3之类的列表，合理利用图片、表格等形式辅助阐述。如果确实有很多内容，正文应只做摘要介绍，更多详细内容方到附件中。
- 多用简单词汇和短句，少用长句和修饰词，让阅读效率更高。
- 去掉所有的可能、也许、大概等模糊词汇，去掉不必要的修饰词和语气助词。
在内容组织上，可参考金字塔原理
金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。它的基本结构是：中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。
如果邮件中有重要信息，可适当加粗或者标红来提醒，一封邮件的重要提醒不宜多余3处。
写一个友好又开放的结尾，让对方看到我们的诚意。例如：
- 如果你有任何问题，请随时和我联系。
- 我会每周和您沟通这个项目的进度。
- 我期待能和您在电话里进一步讨论
签名档
每封邮件都要有签名档，这样收件人可以知晓发件人资料。签名只放必要信息，包括姓名、职务、公司、电话、地址等，最好使用公司统一格式。签名档的字体与正文字体相同，字号比正文小一号。
签名档应设置多个，适用于对内、对外等不同场景。
附件
如需发送附件，首先规整附件文件名，与邮件主题紧密相关，同时在正文结尾处予以简单描述，这会方便收件人管理。如果附件格式特殊，要转换为图片或者pdf格式，方便收件人接收。
- 如果是重要的附件，可在邮件正文中截取重要内容展示。
- 如果是重要文件，例如公告、章程、简历等，转为 PDF 格式。
- 如果是 Excel，去掉繁杂的公式，设置只读属性或者设置写保护密码，根据具体情况而定。
- 如果是超大附件，请上传到网盘，并给出下载链接以及有效时间。
- 如果有很多附件，请打包压缩发送，不要用除了
rar或zip之外的格式。
回复邮件
收到电子邮件，如果时间来不及或者暂时无法确定，可先简单回复一下，说“邮件已收到，我会尽快回复你”，如果可以马上确定，那就马上回复。如果此时你在出差或休假，设定邮件自动回复功能，回复内容包括自己出差时间以及可咨询的其他同事，这样可以提示发件人，以免耽误其他人工作。
在回复邮件时，确保对方邮件中提到的问题都有对应回复。如对方列出了问题序号，可根据序号回复。如果没有，可把相关问题抄到回复内容中，另起一行，附上答案，答案不要过于简洁，可进行必要阐述，以便对方一次性理解，避免后续反复交流。
回复要区分Reply和Reply All。点击Reply All前，要慎重。
为提高邮件回复效率，可在一对多邮件中，可在文中结尾指定特定收件人给与答复。
对于确认类邮件，应在邮件中明确回复时间及形式，例如，
以上，呈请知悉，如有问题请于本周四（X日）12:00前邮件反馈XXX，如逾期未有反馈，项目组将按以上所述对XXX进行相应调整,谢谢！。
其他杂项
- 发邮件之前要再三检查，收件栏是否有误，正文是否有错别字，附件是否遗漏。
- 每天要集中时间段来处理邮件，建议上午上班前和下午上班前各查看并批量处理一次，不要频繁查看邮件。
- 发完邮件后，尽量和相关人员在
IM上进行信息同步。 - 不要把转发了
N层的邮件再次发给别人，这样会显得很业余。 - 不要就一封邮件往返回复三次以上，叠高楼会降低效率，此时应采用电话沟通。
- 在点击发送前，请反复检查，确保在一封邮件中交代该问题的完整信息，避免过两分钟再发一封"补充"之类的邮件，这会显得很业余。
