办公软件使用心得
本文简要总结，自己在平时工作对办公软件的一些使用心得，在此记录下，以备后续查阅。
Word
如何去掉 Word2007 文档结构图的底色
- 按Ctrl+Alt+Shift+s,打开样式弹出框
- 在样式弹出框中选中 “文档结构图” 样式
- 点击右键，删除“文档结构图”样式 即可
Excel
在制作含较多内容的Excel表格时，建议搭配表头首行固定加数据有效性筛选，方便别人快速查看。
隔行显示不同的底色，颜色不要要刺眼，有明确的区分即可。
Excel涉及到表格的，表格要加上边框线，用于数据画块区分。
用Excel写周报时，一年按4个季度，每个季度做成一个sheet。在每个sheet内，一个季度三个月，一个月4个星期，分类汇总。
Excel，对于一些常用的功能，可以通过自定义快速访问工具栏添常用功能，通过Alt+数字键来唤起。
- F4在Excel中的应用
- 切换引用模式（相对引用、绝对引用、混合引用）
- 重复上一步的操作
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选择性粘贴(不粘贴公式，只粘贴内容)
选中需要粘贴的源数据，在目标单元格出，右键选择性粘贴，选择数值即可。
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分列操作
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快速交换行列
按住Shift键，选中待交换的行，Shift键不松开，鼠标移到选中行的边框处，等待变为十字星，然后移动到所需的地方去。
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单元格添加批注
PPT
一个结构清晰的PPT，大致设计如下：
- 第一页：主标题+副标题 人员+时间
- 第二页：目录
- 业务A（业务A加颜色，表示接下来要介绍业务A）
- 业务B
- 业务C
- 第三页：业务A
- 业务A的具体细节A1
- 第四页：业务A
- 业务A的具体细节A2
- 第五页：目录
- 业务A
- 业务B（业务B加颜色，表示接下来要介绍业务B）
- 业务C
- 业务B
- 业务B的具体细节B1
- 业务B
- 业务B的具体细节B2
- 业务B(续1)
- 业务B的具体细节B3
- 业务B(续2)
- 业务B的具体细节B4
- 目录
- 业务A
- 业务B
- 业务C（业务C加颜色，表示接下来要介绍业务C）
- 业务C
- 业务C的具体细节C1
- 业务C
- 业务C的具体细节C2
- 结束页致谢
以上结构组织的几个要点：
- PPT的主题切换时，要设置好讲解目录标题过渡页，让读者有心理转换空间。
- PPT的配图色系统一，不同数据之间要有图表对比。
- 对于重点问题，要突出标注，用数据说话。
流程图绘制
流程图绘制要求
- 一个流程图的开始，要有一个起始启动函数
- 一个方块只代表一个单一流程，一般来说只有一个入口和一个出口，不允许有多个出口。
- 表达判断的棱形方块，只允许来自上方的一个输入，出口可以有多个。表达条件的另外一种画法，可以不在菱形方块中写条件，将走向分支的条件写在分支线段上。
时序图
- 每个对象的生命线上面，调用自身函数时，在自身的生命线上画框，如果是调用其他模块的函数或者给其他模块发消息，则将该操作，绘制在指向别人的线段上。
- 时序图想表达if-else分支如何表达？
第一种方法：分成两个时序图，分别表达条件成立和不成立的两种，这种方法适合比较简单的业务逻辑。
第二种方法：在时序图中嵌入"Alt"类型的Combined Fragment框，在里面加上条件判断以及后续的处理。
第三种方法：在单个流程线中，画出两个处理过程,用文字说明是什么清空下才会触发此流程。
第四种方法：在时序图中，只表达主要流程，一些错误的处理分支可以不表达出来。
交互图
绘制不同模块之间的交互，建议使用交互图来实现。
一般来说，从交互图的左侧开始，向右侧接收者发起一个调用，在接收者可能有多种响应的情况下，为了便于阅读，可以将各种不同情况按顺序写在右侧，针对每一种情况，详细写清楚返回信息和对应的触发条件。
为了更好的区分，可以在不同返回场景之间，加上虚线来分割，并且对不同场景进行命名。
邮件礼仪
写Email时，第一句话要直入主题地告诉对方，这封邮件的目的是什么。
如果希望对方回复这封邮件，那么接下来说的每一句话，都尽量以对方的角度出发，不要说邮件里面注明的是自己的事儿，说说这事儿跟他有什么关系。
花500个字写自己很NB不如花50个字来阐述清楚你要介绍的事情和对方有什么关系。
提供尽可能多的便利条件，让别人能够方便帮助。比如在请求推荐人转发邮件的场景中，可以这样来做：
第一封：“很高兴今天和你XXX，我们的项目是X，您提到了，我们的项目可能会让天使投资人A，投资机构B和供应商C感兴趣，接下来我会发三封独立邮件给您，分别是写给A、B和C的，这三封邮件都是可以被直接转发的格式，谢谢您的帮助”
第二封、第三封和第四封在内容和措辞上，分别是写给A、B和C的，简洁阐述你的项目和他们的关系，并且保证格式完整，让你的推荐人可以直接转发。
