项目经理进阶修炼1--项目调研沟通
我们知道项目过程中,经常遇到返工、细节不断修改、需求海阔天空的突破边界,造成了大量的项目成本,如何做到项目成本可控而不是客户满意度呢?
也许书本上的内容会很多,但今天要跟大家交流的是尽信书不如无书。
书本上都会说,项目调研,控制边界、尽量写无二义性的需求文档,以控制项目边界、做到规范的需求管理、可是这一切都是需要甲方配合。我们可以预期一个优质的甲方,有
着优质的项目理解素养,这个时候我们一般会比较顺利。
而现实,甲方不一定配合我们工作,也不一定能理解到项目管理的规范和自己要做的配合。
在这样的情况下,我们该如何做好项目调研沟通呢?
第一:理解需求调研前的三个观点
1、需求质量是项目成功的重要保障
首先要重视需求调研,而不能是事不关己高高挂起的态度。
2、信任是需求调研最大的成本
软件项目实际最大的成本是信任,项目经理首先要有规范的行为和丰富的行业理解。这是赢得信任的一种行动和能力
比如:
我们需要做一个详细的需求调研报告,事先沟通,某时调研某部门、受访者角色、拜访内容、拜访目的等,正确客户的重视和事先的准备。
在调研前,不一定要等着所有问题都由客户来提出,调研前客户不一定对所有问题都有了全面的总结和归纳,如果没有实现的准备,对行业知识的理解,很难让客户把问
题尽量全的一次沟通,这样都容易造成后期的返工或验收前二次维护的成本风险,可以考虑在调研前,先熟悉行业其它客户面临的问题,引导客户重视和说出这些关键问题所在,
重视解决问题的重要性。这样的习惯和积累同时也是赢得客户信任的能力。越了解客户和业务,越有说服力。
3、需求调研是一项综合技能
需求不但是要从书本上获取一些方法论,还需要调整心态、掌握沟通技巧,持续积累行业经验等等。
第二:需求调研方法论
需求调研的方法论,把握三个原则
1、把握需求
找对人:,在我们的调研计划里,预先约定正确的关键人物,否则调研的结果不一定是正确的
派对人:派熟悉客户和行业的人,擅长沟通的人参与调研,沟通和说服力也是控制需求、保证项目成功的基本能力之一
多种确认方式:需求要经过确认,如:未正式提交需求文档时,备忘录,正式时的需求规格说明书,预防误解造成的返工成本
持续完善:需求尽量一次性调研完成,但正式调研后,最好再跟客户多一些沟通,完善和补充遗漏部门,尽量控制在设计前完成需求调研
2、控制边界
项目是有预算和成本的,边界的控制是在需求沟通过程中重要的原则
要具备把握客户核心问题解决方案的能力,首先要赢得客户信任,核心问题是必须要解决的,沟通前有各种面对客户问题的解决方案的选择,每种方案的成本是不一样的
,要跟客户做好价值和投入的沟通。
3、融洽关系
多熟悉业务、了解客户寻求共鸣的感觉,遇到困难、成本无法控制的需求时多跟客户沟通其它非技术的方式来解决,而不是僵持在那里。
第三:需求调研专业技能和工具
第三点,书本上的内容是相当丰富的,包括分析工具、调研的形式、提问、聆听的技巧及各种文档规范等等,这里就不多说了
我们虽然是做工作流研究的,将近10年的流程引擎及流程管理应用的研究,但今天跟大家分享的是项目管理的一些经验。
需求的调研是一项综合技能,在充分掌握这项技能的同时,我们还需要在技术上有灵活的机构和流程引擎技术,来灵活的应对各种变化。希望我们这个行业越来越健康的发展
,而少一些靠商业手段去做一些违背自然规律的事情。
E8系列软件又添新成员 E8CRM 带流程管理的CRM : http://www.e8crm.com/