物业公司工作流应用方案

【基本需求】
1、办公基本需求
   企业要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求，提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能，还要求能解决单位之间、部门之间、管理人员之间信息交换与共享的需求。办公自动化系统首先要解决的就是提高信息的透明度，提高办公事务的处理效率和质量，将各级管理人员从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。主要功能需求有：收文办理、发文办理、会议通知、工作通知、合同审批、费用报销、信息发布、日程管理、电子邮件、流程管理等功能。
2、知识库管理需求
   知识管理以文档管理为核心，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，控制文档的分发，监控文档的流转过程。旨在通过计算机技术推动知识管理，帮助企业建立先进的知识管理模式，使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台，极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息，达成员工高度的成就感，加速协同作业，通过知识管理平台实现实时信息的共享，为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程降低管理成本。可实现集团内各分公司、各部门文件的管理，各单元之间既可共享文档，也可独立管理自己的文档。实现全文检索功能。
3、工作流核心平台建设需求
   能够借助本项目完成企业IT基础架构的建设目标。建设需求主要有：搭建以微软Windows平台为基础的IT技术体系；搭建以工作流管理系统为核心的企业应用运行平台；建设以微软.Net2005和工作流二次开发环境为核心的企业应用开发平台，能够为企业新应用开发和原有应用的集成搭建坚实而且灵活的技术基础；集中部署邮件服务器实现企业内部电子邮件应用；部署文档服务器以集中管理企业知识库。其他需求包括项目投资回报率高，效益和效果明显，要求符合企业IT战略规划，技术方案先进并且实用价值高等等。

【解决方案】
一、IT架构设计
   采用面向服务的体系架构（SOA），以微软Windows Server 2003为基础软件架构平台，全面部署Windows服务器、企业信息门户（SPS2007）、Exchange邮件服务器、SQL2005数据库服务器、ReportingService报表服务器等系统服务器软件，部署强大稳定的E8.Net2005工作流管理系统，由此搭建起物业公司的IT基础架构。以E8.Net2005和SPS2007为应用基础，通过二次开发实现具体的OA管理需求和知识库管理需求。
二、软件功能设计
   本着人性化设计的原则，在功能上更加贴近国人工作场景。以事件管理循环（PDCA）为理论指导，采用时尚的 B/S 结构；支持远程办公工具，符合国际规范；整体风格采用当今流行的 XP 界面，融美观与简洁于一体；文件会签、任务督办、领导排名、消息提醒、客户回访等体贴入微的设计无一不是您渴望立即拥有的。所有的创意，一切的努力都是为了让您享受到知识办公协同办公的轻松和乐趣。软件功能体系包括个人办公、公文处理、合同审批、知识库管理、信息发布、流程管理、系统管理、客户服务管理等8大模块。建设集中管理的组织架构和用户权限，并与AD集成。建设集中统一的知识库管理系统。建设集中的邮件系统，并与办公系统集成。建设为集团和分部办公服务的流程管理系统，形成集团统一的协作平台。
1、  个人办公
   包括待办事项（含超时提醒）、关注事项、事项查询、出差授权、修改密码等基本功能。功能如发文登记、合同审批登记、费用报销登记等。费用报销单限一种表单样式，报销审批结束之后的数据按照金蝶财务软件会计分录或会计凭证的格式输出成文件或输出到财务数据库。各类事件登记都提供附件上传功能。可以快速定位各类待办事件，并进行快速处理，如审批合同，对来文批注处理意见。每个用户只需要关注处理自己相关的办公事务，这符合日常办公习惯。
2、  公文处理
   公文处理功能主要包括发文管理和收文管理，收文和发文都将根据工作流定义的流程就行审批流转，最终批准后发布并归档。公文处理的具体环节和界面功能将蕴含在个人办公的应用环境中。
3、  合同审批
   实现电子合同的网络审批功能，审批之后的合同可以归档到文档服务器上。
4、  知识库管理
   通过部署SPS2007实现知识文件的管理，包括知识分类。知识文件的登记、审批、归档，归档文件存储到文件服务器上。根据AD控制文件访问权限，通过全文检索功能搜索知识库中的文件。通过日积月累，逐步建成企业内部的知识库。部署建立企业门户站点。
5、  信息发布
   可发布会议通知、工作通知、政策法规、新闻活动等等。可指定接受信息的范围。
6、  流程管理
   完全集成了E8.Net工作流管理系统的全部功能，是业务流程管理的标准平台，包括工作流引擎和可视化流程设计器，完全支持业务流程自定义，支持复杂流程的配置管理。灵活适应业务流程变革，显著降低系统二次开发和维护成本。流程绩效分析模块包括：年度工作绩效分析、流程平均办理周期分析、人员工作量统计分析、参与人员平均办理周期分析。这有利于进行量化的绩效考核，有利于发现问题所在，持续改善流程和提高工作效率。
7、  系统管理
   组织机构管理将通过简单、直观的界面，增、删、改机构或部门的信息，并以树状层次结构显示上下级从属关系。可指定部门排序优先次序。支持母公司下属多个子公司的集团型组织结构体系。用户和用户组管理，可创建系统登陆用户，包括用户详细资料管理。用户的启用或禁用控制，排序控制等。可以定义用户分类，或把符合某种条件的用户定义为一个类别，便于授权管理。用户权限管理，灵活严格的权限管理避免不当的信息访问。权限可以授予部门、条件人员、用户组或单个用户。可以灵活定义操作项，授予查询、新增、修改、删除等操作权限。
8、  客户服务管理
   实现大客户服务事件跟踪管理功能，可以登记服务单、跟踪处理、查询、服务单流转，实现对客户服务单的统计，包括服务工作量的统计，完成情况的统计和客户满意度的统计等报表。

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