【单核工作法图解：事多到事少，拖延变高效】 第1章 削减待办任务

第1章 削减待办任务

一分钟：如何做到削减待办任务

五项基本概念

• 忙碌谬论 是一种迷信, 认为手上的事情越多, 人就越有价值。如果预先把日程表填得满满的,预料之外出现的重要任务就无法得到处理,你反而更容易成为其他人的瓶颈。
• 快捷清单包含当前最重要的 5 项任务。每天早晨把它们写在一张纸上。如果还要添加更多的任务 , 必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。
• 本周目的把你的专注点放在“为什么 ”上。在这一周,你最想取得什么进展、 得到什么收获、产出什么成果? 把首要目的写入一张索引卡片, 贴在工作间隔板上。 每当迷茫的时候,本周目的可以提醒你。
• 集草器清单 收集一些未排序的任务和想法, 都是你没有拒绝、 但也不会马上做的事情。 表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人、进入清单的日期”这三项属性。
• 除草 是删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。 除草是一项必要工作, 以便保持清单可读、 及时、可靠。你随时都可以根据需要在集草器清单里增加内容, 但应该每周做一次批量清理。

忙碌谬论

• “忙着呢 ”可能是一种拖延策略 ,也可能是缺乏理顺生活的能力。
• 忙碌让我们的认知能力超载 。在“或战或逃” 的思维模式阻塞下,我们丧失了分析的能力。优先级排列也变得僵化 。
• 空闲反而能促使我们完成工作。你会放眼全局,产生出乎意料的联想。

本周目的

当我们在工作中找到人生目的时, 就找到了最高级别的动机来源。
单核工作法要求你明确未来一周的目的,具体方法如下。

1. 列出当前和未来的全部工程,不仅仅是小任务。
2. 针对每个特定的工程,如果你让自己全心全意专注其上 ,那么在接下来的一周 , 该工程能取得哪些具体的进展? 把预期进展写下来, 不要用动作进行时, 而要写清楚完成程度、 应取得的成果,例如“打电话给 100 个潜在客户”“ 写好销售报告并呈送给全部利益关系人”或者“完成全部下属的业绩评估”。
3. 在第二步列出的各项进展中,选出最重要的一项,并且用至少 1.5mm 的粗笔把这一项写在卡片或 A6 纸的中央。 在右上角标明从即日起一星期后的日期,这是想象中的交付日期。
4. 把这张卡片贴在工作间的隔板上,保证你每次从电脑上抬起头都能看到。

这并不意味着你要花 100% 的时间专攻这一项任务。 但是, 每当迷茫的时候,它就可以提醒你本周目的所在。

快捷清单

显著提高生产力的办法是对清单加以限制, 最多列 5 项任务,甚至更少一些也无妨。 如果有一项重要的任务进来,你必须拿一个原有的任务来交换。
快捷清单中的任务应当是短小、可行动的。
- “短小”意味着预期需要的时间不超过一小时。 对于清单里的大任务, 可以拆成几个较小的子任务。
- “可行动”意味着要带来结果: 完成一份报告、列出报告提纲或者做好会议规划。

集草器清单

相较于快捷清单的至多5项任务，集草器清单则完全没有限制, 也不排列优先级。你可以时不时添加内容进去。有什么点子就集中放在这里,免得一转身忘了。
集草器清单中的每个任务都有三个属性:目标(当然得有)、利益关系人、 进入清单的日期。
集草器有一个重要的用途: 帮你记住一些现在不能做、 但将来会获得高优先处理的任务。

除草

“除草”是指有计划地对集草器清单中的任务进行删除。
除草工作需要每周进行一次, 也可以在集草器清单太长的时候做。 把最多 5 项任务复制到一张新的集草器清单里, 撕掉旧清单。选择标准是重要程度。

硬时间和软时间

硬时间任务是 “ 一定要在特定时间内执行 ” 的。 它们通常涉及外部承诺, 例如会议、 约谈、 活动。硬时间任务必须安排在日程表中,以免忘记。
与之相对,可以“ 自己决定什么时间执行 ”的则称为软时间任务。某些软时间任务会重复出现, 可以把它们写在日程表中; 而如果是只做一次的软时间任务, 就应该放入快捷清单或集草器清单,在你的可支配时间里执行。

可支配时间的稀缺

在可支配时间里,我们可以自己选择做什么事。典型情况是坐在工位上,选择一项任务开始执行。
不可支配时间(有时称为“受支配时间”)是被锁定的,我们无法控制在其中做什么事。 这包括开会时间、午餐时间或者为他人提供服务的时间。
不可支配时间通常适合安排在日程表中

单核工作法的工具

选取最简单、最容易找到的工具,以“用得上 ” 为标准。
开始时保持简单, 确实遇到工具限制时再进行扩展 —— 没必要提前扩展。
最常规的建议是:小车不倒只管推。如果没有遇到瓶颈, 就不要更改工具。 我们只需要一个地方来记下最多 5 项任务的名字,这就是快捷清单。我们还需要用最简便的方式删除、 添加任务。 类似“长期储存”和“广泛传播”的功能没什么用。

健康的邮件摄入量

首先, 取消订阅那些一个月都没读过的邮件列表, 对商业公司的新闻邮件也如法炮制。如果觉得心里没底,你可以每周固定安排一个时间,通过访问网址来阅读这些邮件列表的网页归档。
不要将工作邮箱和个人邮箱混为一谈，比如用工作邮箱去注册社交媒体或其他与专业工作无关的服务。
对电子邮件进行设置，把一些特殊的内容能购归类到特殊的邮件夹中，这样可以更专心的去处理这类邮件。

收件箱是厨房水槽还是书架

理解、决策、回想、记忆、抑制 这五个功能是意识思维的主要组成部分。
任何一封电子邮件都必须删除、归档或者放入待办邮件夹。收件箱清零不等于一直盯着这件事,与清空厨房水槽的工作类似,一天处理两三次即可。

全部清空

可以用几个不同类型的桶来归纳消息。

• “优先级待定桶”( 即集草器 ), 用来存放可能会做的任务。
• “监视器桶”,帮你记住哪些事情需要等待别人的处理结果。
• “归档桶”,用来存放与行动无关的重要消息。
• “垃圾桶”,可以把将来不可能用到的消息扔进去。

粗略阅读并把电子邮件标为“ 未读 ” 不算清空, 相反,这等于花两倍的精力来阅读和理解这封邮件。“ 全部清空 ” 策略是要把全部消息移到你的个人系统中,进行排列优先级、监视和归档。

选择性阅读

选择性阅读要做的第一步很简单:去掉不读的东西。
一开始阅读就要找重点。 首先仔细阅读目录; 接着阅读最感兴趣的 3 章的摘要; 然后选择这 3 章之一,查看其中的思想路标,例如标题、重点清单、图表和其他视觉化信息。
最后阅读感兴趣的段落, 划出能抓住作者主要想法的句子,在页边空白处记下你的见解。反复使用这套步骤,阅读其他章节,直到觉得继续读下去的价值不高为止。然后就可以转向阅读其他更有用的书了。

限制任务清单的容量

利特尔法则(Little’s Law) 称, 计划要做的任务越多, 平均完成每项任务所要花费的时间就越多。
对明天来讲最重要的任务, 你在今天可能完全预料不到。 优先级是会变的,负责任的态度是拥抱变化。为了能够处理突发的重要任务,优先级排序必须具有灵活性。 要做到灵活排列优先级, 待办清单中的任务数量就不能太多。
在单核工作法中,待办清单包括快捷清单和集草器清单。 快捷清单始终不能超过 5 项任务。 集草器清单可以增长,可以随时添加新出现的想法,但每周的除草活动要把它的长度恢复到 5 项以内。

有效的“不”

口是心非,害人害己。 你口头的答应, 也只能让“ 不 ” 字造成的不愉快来得晚一点; 而对方听你说了“是”,就吃下了错误期待的定心丸,以为你能完成任务。
身为单核工作者, 要知道顶级优先级只能分给单独一项任务。一个模糊的“ 是” 无法守住防线,早晚还得撤退。 既然说了“是 ”,就一定要做到。单核工作法不仅要求灵活排序优先级, 还要求有足够的透明度。

选择退出的条件

在选择退出之前,你要问自己三个问题。

• 我这是慌不择路吗?
• 我试图影响的人是谁?
• 我所取得的进展大吗?

优雅地选择退出

如果不打算履行之前的承诺,就应该通知利益关系人, 这样有益无害。
你越快把“ 撂挑子 ” 的消息发给对方 , 对双方的好处就越多 。
你不需要证明这项任务不重要, 也不用告诉对方更优先的事情是什么。

委托

委托别人做并不意味着自己无事一身轻。 想得到合格的成果,你必须准备好随时提供支持。这是因为减少了一些控制,风险因素也增加了。
委托并不能减少你的责任。
发现时间或能力不足的事实,转而找到正确的人,是避免赔了夫人又折兵的关键。

关键的少数,有用的多数

除草的方法可以用于丢弃那些内心深知永远不会完成的任务。
有些事反正不会去做,留着又有什么用呢?

精要主义

格雷戈 • 麦吉沃恩在著作《精要主义》里告诉我们,首先必须理解以下三个事实。

• 个人的选择:我们可以自己选择把注意力投入何处,也可以自己选择把时间花在哪里。说“不” 可能很难,但我们得知道自己有这个力量。
• 噪声的存在:几乎所有的事情都是噪声, 只有极个别的事情是无价之宝。我们只有努力找出最重要的事情,才能避免被噪声毒害。
• 权衡与取舍:既然不能把所有事都做了, 我们就得选择退出一些优先级不高的事情,即使它们看上去很有趣。

通过专注在最重要的事情上, 我们可以尽可能地取得最佳成果。做得更少,但要做得更好。

动态优先级三法则

一份待办清单, 不光是列出你的所有承诺, 还应当按照重要程度分出先后,这才是排列优先级的目的。

• 你既不能创造也不能摧毁优先级,只能将它从一项任务转给另一项任务。当你升高一项任务的优先级时,就自动降低了其他所有任务的优先级。
• 之前做好优先级排序的待办清单, 它的价值会随着时间递减。 如果做不到与时俱进地定期重新排列优先级, 你的计划注定会成为一个空架子。
• 想要在同一时间做所有事与什么都不做的结果是一样的:你什么事都完成不了。单核工作,生产力最高。

小结

• 问:使用快捷清单的最大好处是?
  • 答: 在 5 项任务的限制下 ,只能列出当前最重要的任务,这就把那些现在不能做或不该做的任务与我们隔离开了 。 任务数量精简后,才有可能从直觉出发进行优先级排序。在全景模式下,选择快捷清单上最重要的任务, 在它旁边标一个小 “×” ,然后进入单核时段 , 单单专注于这一项任务。
• 问:集草器和除草是怎么回事?
  • 答: 如果有些任务和想法目前还不够资格进入快捷清单, 就可以放入 “集草器清单 ” 。 这个清单没有顺序 、没有限制。每周换一张新的集草器清单 ,这个步骤称为 “除草”: 选出最重要的事情 ( 仅限 5 项)从旧清单抄到新清单中 , 然后把旧的那张投入碎纸机。
• 问:我理解 80/20 法则——80% 的任务或多或少有用,但只有20% 是至关重要的。我能够有所作为,大都是后者的功劳。但把“有用的多数”保留在待办清单里有什么不好吗?
  • 答:非常不好。“有用的多数”很可能是你永远完不成的。 等你完成了“ 关键的少数 ” 之后, 新的关键少数又会出现。“ 有用的多数”就变成了噪声,留着它们没有任何用处,只会扰乱你的注意力。服务生效应告诉我们,削减待办清单可以保护我们的思维 , 避免无关想法的干扰。