SAP FI/CO 基本概念

    每一个SAP从业者都对这些概念不陌生，理解透了这些概念，对SAP的业务体系构架才能有明确地认识。

    1、集团(client)的概念：是SAP中的最高等级；每一个集团建立主数据库.

    2、公司(Company)：能够产生法定财务报表的组织单元；财务报表是在公司级别上建立合并的；一个公司可以包含一个或者多个公司代码。

    3、公司代码(Company Code)：一个必须的企业结构；一个独立核算的会计主体；是一个能够进行会计核算的最小组织单元。资产负载表和损益表是建立在公司代码级别上的。

    4、业务范围(Bussiness Area)：用于做内部报表、内部资产负载表和内部损益表的一个内部组织结构；有用于所有的公司代码，必须在所有的公司代码中有相同的含义；根据业务范围，更新总帐余额。

    5、信用控制范围：它是一个组织单元或责任范围，用来控制客户信用范围；公司代码可以派给一个也只能是一个信用控制范围（可以是多对多关系。满足对一个公司代码下不同产品的信用控制）；多个公司代码可以派给一个信用控制范围。

    6、控制范围(Controlling Area)：它是用来定义公司的成本/管理会计行为的结构组织单元；公司代码只能分配给一个控制范围；一个控制范围可以分配多个公司代码这允许跨公司成本分摊和报表。

    7、经营组织()：是获利能力分析中的核心组织要素，控制区域应转换为一个且仅一个经营组织，用于内部管理分段报告。一个经营组织可可以包括多个成本控制范围。

    8、主数据(Master Data)：是描述那些运用在会计，物料，供应商，客户等业务过程中的行为体；在一段时期内，信息往往保持不变；每个主数据库具有单一的名字或数字编号。

    与业务数据的差别在于主记录包含的数据可控制如何记帐和处理业务数据，主数据在系统中保存相对较长的一段时间，而业务数据保存的时间较短。

    业务数据是从R/3中的正常业务处理获取的数据。为了提高系统的操作性能，可以周期性地将系统内的业务数据进行归档。

    9、损益表(Profit Loss Statement)：它包含一个留存收益的识别标记；在会计年度期末,损益科目结帐到留存收益表中。

    10、会计科目表(Chart of Account)：会计科目表是R/3中所有科目的汇总，所有的会计科目表必须至少具有一个定义的科目组。每个公司代码使用同一会计科目表中的科目进行日 常业务的记帐。具有相同基本帐户要求的多个公司可以使用同一个会计科目表。会计科目表公司代码段主记录信息可从一个公司复制到另一个公司。

    会计科目标的种类：运营会计科目表、国家会计科目表、集团会计科目表。

    一次凭证过账即可获取所有三个科目表所需的数据。

    （1）运营会计科目表：会计科目表公司代码段主记录可在公司之间复制，可以加快项目的实施进度，确保实施的准确度。每一个公司代码需要有且只能有一个运行会计科目表。

    （2） 国家会计科目表：由于很多会计报表是基于运营会计科目表中的科目号码运行得出的，这可能不能满足公司代码所在地国家法律法规对科目表的需求。该问题可通过 将公司代码分配给一个国家特定会计科目表（备选会计科目表）来解决。要使用国家会计科目表，首先必须为每一个会计科目主记录中公司代码段部分的备选科目字 段输入所对应的国家会计科目表中的科目号码。运行报表时，可以选择想要的会计科目表

    ***注意：日常过帐处理是使用运营会计科目表中的科目号码

    （3） 集团会计科目表：集团会计科目表主要是用于集团公司下的公司代码由于使用了不同的运营会计科目表时，需要汇总得到集团报表而使用的一套会计科目表。要使用 集团会计科目表，首先必须为每一个会计科目主记录中会计科目表段部分的集团科目字段输入所对应的集团会计科目表中的科目号码。运行报表时，可以选择想要的 会计科目表。

    11、总帐数据记录内容(G/L Master Data)：公司代码信息；会计科目信息（总帐科目代码、总帐科目名称、会计种类：资产负债表和损溢表）；科目组（它是为建立会计科目时控制字段状态；它 能决定总帐的有效间隔期；在做总帐数据记录-配置数据前必须建立的项目组），控制公司代码。

    12、总帐会计科目信息(G/L Accounts)：总帐科目主记录包含2个数据段：会计科目表段和公司代码段。

    （1）会计科目表段:包含如科目号和科目名称等的数据，它同时定义该科目是否是资产负债类科目或损益类科目。该控制信息用于科目余额结转程序，并确定如何处理科目余额。会计科目表段所包含的数据是使用该科目表的所有公司代码所共有的数据。

    因为一个会计科目表可以被多个公司代码使用，为了使不同的公司代码可控制它们独立的业务处理，有必要将某些数据包含在公司代码段中。

    （2）公司代码段：

    –会计币种

    –税收范围

    –会计科目的统驭科目

    –未收款项管理:转帐到未清帐项管理科目的项目标识为未清或已清。这些科目类型的余额总等于未清项目的余额。统驭科目在子帐级别利用子帐未清项特征进行未清项管理。

    –分录项排序

    下列科目不应使用分录项显示:统驭科目;具有累积作用的科目和可被另一运用科目(例如存货科目)加以分析的科目;产出和投入的税收科目,这是因为只有与凭证有关的税务信息是必需的

    –字段状态组：它是用于控制帐户中那些字段在总帐里出现的标识器－配置数据

    （3）统驭科目(Reconcillation Account)：包括：客户、供应商、资产等;

    统驭科目是用来将明细分类帐附加到总分类帐的一种G/L科目。

    统驭科目和明细分类帐在过帐业务时平行更新。

    --行项目明细保持在明细分类帐中。

    --汇总信息则保留在统驭科目中。

    --统驭科目不能直接进行过帐。

    13、文档规则：(Document Rules)

    在SAP中,交易行为是以凭证形式储存，每一笔交易触发产生至少一张凭证，每一张凭证被分配一个唯一的凭证编号。凭证将一直作为完整单元保留在系统中，直至它产生结果为止。如果业务交易无财务信息，虽产生其他凭证，但不会产生会计凭证。

    14、会计凭证(Accounting Documents)：

    每张会计凭证包括一个凭证头和至少两个行项目。

    抬头部分包含和管理与整个凭证有关的数据，例如凭证编号、记帐日期、公司代码、货币类型和凭证相关的文本。行项目构成了凭证细目。每个行项目会包含帐户、金额和其他相关记帐信息。

    只有完整的凭证才可过帐，凭证的完整包括凭证抬头的完整以及凭证借贷方余额为零。

    15、凭证类型(Document Type)

    它是区分不同交易类型的方法并决定能够被过帐的会计形式。例如，可将所有的会计凭证按业务类型不同分成：总帐凭证、收款凭证、付款凭证、客户发票、供应商发票等。

    凭证类型决定凭证的编号范围：系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证。编号范围可以是外部定义也可以是内部定义。权限组可以运用凭证类型。反记帐由凭证类型控制。

    凭证类型决定可以过帐的帐户类型()：

    在R/3中有5种不同的帐户类型。

    D借方（顾客）；K贷方（供应商）；S总帐科目；A资产；M物料。

    SAP R/3预留了若干号码范围用于R/3中的特殊用途。例如：X1和X2这两个范围保留作为样本和重复输入凭证的编号范围。

    16、过账码（Posting Key）：设定是否将该项目汇入借方或贷方并决定可被过帐的会计科目类型。

    R/3中的每一个凭证行项目与且只与一种记帐码相关联。

    由于记帐码控制了每一个凭证行项目是借方还是贷方，因此过帐行项目时没有必要使用其他任何标识来指定是贷方或借方。

    记帐码也控制了用于行项目过帐的特定科目类型（客户、供应商、G/L科目、资产、物料）。

    记帐码同时还帮助控制行项目的字段状态。字段状态指行项目的屏幕布局。根据行项目上所使用的记帐码的定义，个别字段可以是禁止、可选或必需的。

    R/3的目标是确保数据输入的精确和有效。使用字段状态功能可控制允许字段的适当组合出现在数据输入过程中以预防包含和排除错误。

    17、过账期间(Posting Period)：在过帐前,必须定义一个过帐期间；一个财务年度被分为若干个过帐期间；每一个过帐期间包括一个起始日期

    18、会计凭证的要素：日期和过帐期间、公司代码、货币类型、凭证类型记帐码、科目、记帐金额、科目分配

    19、会计凭证的四个日期：

    凭证日期：可看作原始凭证的日期

    记帐日期：更新帐务的日期

    转换日期：外币汇兑日期

    输入日期：会计凭证录入系统的日期

    20、会计凭帐的记账货币

    SAP系统中，有四种货币类型：

    业务交易货币：会计业务发生时所使用的货币；

    记帐本位币：更新帐值的货币，即公司代码货币；

    首选并行货币：用于其他评估所使用的货币，例如集团货币；

    次选并行货币：用于其他评估所使用的货币，例如欧元。

   

    21、会计凭证的记账科目：

    每一个行项目必须包括一个科目。行项目输入的有效科目类型包括

    –客户它可能是一个总分类帐，也可能是一个明细分类帐，例如一个客户号或资产号。记帐代码的科目类型用来标识允许对哪类的科目过帐

    –供应商

    –总分类帐科目

    –资产

    –原料等

    22、会计凭证的更改

    只要凭证已记帐并分配了凭证号码，凭证就成为了数据库的永久部分。R/3将跟踪记录凭证的任何变化并根据用户需求在合适的时间进行凭证的归档。

    在对凭证进行更改时，影响会计系统（科目号码、金额等）的数据在任何环境下都无法更改。只有通过调整或冲销凭证才能这些字段错误进行更正以维护有效的审计线索。

    凭证更改规则决定哪些字段以及在什么环境字段可以更改。

    根据凭证更改规则使用原始凭证号码可以更改凭证。

    23、会计凭证的冲销

    冲消凭证的条件：

    –原始凭证未包含已清算的行项目。如果凭证确实包含了已清算的行项目，那么在冲销时必须重设这些行项目。

    –原始凭证仅包含了客户、供应商或总帐行项目。

    –原始凭证被记帐到FI系统中。其他模块中产生的凭证应该在该处进行更正。更改会自然反映到FI中。

    –所有其他科目分配值（例如，成本中心）仍然有效。

    如果不指定凭证冲销的记帐日期，系统将使用要冲销凭证的记帐日期作为冲销凭证的记帐日期，凭证冲销后产生新的凭证号

    24、凭证号的含义：

    它是为审核每一个公司代码在一个财务年度中的每一凭证而设置的。

    所有被过帐的交易必须设置一个凭证号。

    在一张凭证被过帐前,必须为凭证类型设置一个号码范围，这些号码可以由系统内部设定或由用户在外部设定。

    25、未来及以前期间的过账：

    过帐由总帐负责人控制；可以将帐目过帐到未来或以前期间（根据过帐日期）；以前期间的过帐被自动地结算到下一期间（更新过的未收款余额及留存收益）。

    26、预制凭证：

    当凭证信息不完整或过帐之前需要审批时，可以通过预制凭证的功能在系统中将凭证进行预制。未完成的凭证可以先预制并稍后记帐，此操作可由相同或不同用户完成。预制凭证保存后将产生一个凭证号，该凭证号属于正式凭证号范围。

    预制的优点之一是可以在开始预制时联机评估凭证中的数据以用于报表，而不是必须等到已完成数据并记帐。例如，可以将预制凭证中的金额用于销售/采购报表的预先税。

    预制凭证时不支持替换和验证，但是当预制完成并记帐时支持替换和验证。

    您可以单独地也可以通过清单集中对预制记帐，如果通过清单记帐多张预制凭证，在凭证成功记帐后，系统将给出记帐清单

    27、应计日记帐：

    下列情况下应计记帐最好使用重复性分录凭证：

    –应计不必在下月内冲销

    –帐户保持相同

    –金额不必逐月缴纳

    可以使用样板凭证或科目分配模板并使用特定的凭证类型创建应计分录：

    –帐户保持相同但金额逐月更改

    –需要在下月冲销应计

    28、管理结算：会计期间的预先结算；整个组织当中的再分配和成本结算；内部报告的检查和分析；前期会计周期的重新打开以改正和调整记帐数据。

    29、财务结算：

    ◇执行重新调整程序以确保业务范围和利润中心相平衡；

    ◇外币重估以解决汇率的波动；

    ◇对帐FI-CO；

    ◇执行财务会计比较分析；

    ◇创建财务报告以供检查和分析。

    30、G/L科目主记录分成两段：会计科目表段(Chart of Account Segment)和公司代码段(Company Code Segment)。会计科目表段单独与会计科目表联系（可能被多个公司代码使用）。公司代码段只与某个特定的公司代码联系。

    31、过账一个凭证—科目

    每一个行项目必须包括一个科目。可能是一个总分类帐，也可能是一个明细分类帐。

    记帐代码的科目类型用来标识科目是否是一个总分类帐或明细分类帐。行项目输入的有效

    科目类型包括(?客户或借方?供应商或贷方?总分类帐?资产?原料)

    32、周期性分录的辅助工具：

    ◇重复性日记帐分录是有规律重复出现的业务事务。因此可以创建参考凭证来提高周期处理的速度。下列数据在重复性分录时不改变：记帐码（PK）；科目；行项目金额。

    ◇应计和待摊分录是在记帐期间末所需做的调整过帐，要在下一期间特别冲销这些分录。

    33、折旧范围

    结构折旧范围使基于不同目的（如帐面折旧、成本核算折旧等）计算资产的并行估价成为可能，根据折旧范围制定各项资产的所有必要折旧期限和折旧价值。由于系统对允许定义的折旧范围没有限制，因此平行估价也将是无限期的。

    可将单独折旧范围的资产负债表价值和折旧价值记入其财务会计中的自有帐户。

    每个公司代码至少需要一个折旧范围用以记录帐面价值。