文档管理的规划过程----文档管理之二

文档管理的规划过程有以下主要的步骤组成:

1.   确定文档管理角色   确保你的规划包含组织中关键利害关系方的反馈意见，以使你拥有为实现解决方案的正确的团队，并且你知道谁将参与文档管理的过程。

2.   分析文档使用   在你识别谁在文档上工作后，确定他们工作的文档类型以及文档如何被使用。

3.   规划文档的组织   你能够将文档组织到库、工作组站点以及门户站点。MOSS2007提供了一系列的文档组织和存储功能，从特殊的站点如报告中心到针对特别文档创建和协作的文档库。在一个库中，你甚至可以组织内容到文件夹和子文件夹。

4.   规划内容在不同位置间的移动  也许需要在文档生命周期中的不同阶段将文档从一个站点或库移动或拷贝到另外的地方。例如，发布过程可能需要将一个文档从一个阶段站点移动到发布站点。如果内容需要在它从一个站点移动到另一个站点时从一种格式转换成另一种格式，你将也希望规划内容转换。

5.   规划内容类型   使用内容类型去组织关于文档类型的信息，例如元数据、文档模板、策略、以及工作流过程。这是一个基本的步骤以帮助你组织尼的文档并强制在组织内的一致性。

6.   规划文档控制   你可以为每个内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，你可以通过使用IRM为一个文档库规划请求签入签出以保护未被授权的分布。

7.   规划工作流   通过为你的组织规划工作流，你能够控制和追踪在一个文档的生命周期中文档如何从一个工作组成员移动到其他的每个协作的参与者。MOSS2007内置了为通常工作组任务诸如查看和提交的工作流。.

8.   规划策略   为每一种内容类型，规划信息管理策略以确保文档被正确的审核、保持、标签、以及其他的处理已满足你的组织的制度和法律需求。MOSS2007内置了实现审核、文档保持、标签以及条码（确保被打印的内容与文档库中正确的版本关联）。