先讲结论、逻辑先行，6个必备的职场技能

01 先讲结论

很多人在初入职场时，大都是在学校里的说话方式：因为什么原因，所以怎样。在学校里这样说很正常，但在职场上，不是写文章、发邮件、做笔记和跟上级沟通，最好是先讲结论。在最短的时间内把必要信息传达给对方。

PREP 的原则：

• POINT =结论
• REASON =依据
• EXAMPLE =具体事例
• POINT =重申结论后结束

你可以试用 PREP 的原则 来举个例子：

向领导汇报工作：

明年本部门需要新增3个人员才行。

因为本部门明年的KPI比今年增加45%，按目前部门每人的工作任务和强度来计算，是无法完成明年的计划，而且当前的工作强度已经很大了，本来就处经常加班的状态，必须增加新的人员才能完成计划，经过计算之后，需要新增3人才行。

02 用数据、事实说话

对这一条印象深刻，我自己因为工作需要，有段时间经常跟级别非常高的公司老总打交道，想在沟通中让对方认可你的专业性，最好的方法就是用真实的数据说话。

少提个人的经验和漂亮话。最能代表事实的是“数据”。 数据是谁也无法撼动和否认的，用数据说话最有效。

即便有点不情愿或不太认可，但只要你能证明数字的真实和准确性，经过确认和思考之后，大多数情况下，都会接受事实，然后再根据实际情况进行讨论。

03 逻辑先行

不管是演讲、写作、汇报，具备逻辑性是基本要求。刚入职场的新人，写出来方案或做汇报里，最常见的问题就是逻辑混乱，一旦其它人人发现，你的表达有逻辑问题。根本不会有人听，连站在起跑线上的机会也没有。

04 充分理解对方的期望值

“商务合作其实就是不断地超越对方的期望值；不断地超越顾客或消费者的期望值；不断地超越上司的期望值 。”

在职场上千万记住，不是是跟领导、同事还是客户，能让你对方认可你最好的方式就是不断的超越对方的期望。

做到这一点很难，首先需要正确地理解对方真正想看到什么。在充分了解对方的期望目标和期望程度上，不断给出超出对方期望值的成果。

但要记住一点，当你不能满足对方的期望时不要轻易许诺。

怎么理解呢，要明确以下四个要点：

1. 工作的背景和目的
2. 具体的工作成果目标
3. 质量要求
4. 优先顺序和紧急程度

05 “云—雨—伞”：提建议的基本原则

“天上出现乌云，眼看就要下雨，带上伞比较好。”

这其实是对事实、分析和行动三者的比喻。

这是什么意思呢？

要区别事实、分析、行动。

云代表“事实 ”。是用眼睛实际观察到的情况。谁都能看出来天上有没有乌云。

快要下雨，是从现状推测出来的“分析 ”。也就是说从出现乌云这个事实引出可能会下雨这个分析。

最后是雨伞。也就是说从“快要下雨”这个分析得出带上雨伞这一“行动 ”。

进一步整理如下：

（事实）“天空出现乌云。”
（分析）“因为有乌云，可能会下雨。”
（行动）“因为要下雨，所以带雨伞。”

这里最重要的就是区分“事实”“分析”“行动” 。

如果将三者混淆或遗漏而得出结论的话，那么结论就会不合逻辑。

报告时要区分现状事实和意见建议。加入“事实”“分析”“推荐的行动方案”这三个标题

在报告中“事实现状”“分析研究”和“行动方案”就十分容易区分，别人也能够理解报告的内容。

如果提案没有以上三项内容，那么它就没有太大的说服力。很容易被对方质问“你真正的意思是什么？”“为什么要这么做？”

对于所有的文件报告，都可以按这三个项目检查内容是否贴切、合理。检查之后再提交报告。

06 文书写作的基础——会议记录法

会议记录是新人必做的一项工作。相信每个公司都会把会议记录工作交给新人来做。但是，会议记录上要写什么？要怎么写？看上去没有规律可循。所以很多新人在会议记录上吃了不少苦头。

因为会议记录是资料制作中最基础的部分，包含了资料制作的基本方式和方法。

如果能够做好会议记录，那么其他的资料制作也不会出现太大问题。

会议记录：

• 记录决策事项、确认事项，需要向相关人员确认决策的内容
• 记录决策事项，作为日后的证据

简洁地记录已定决策、需要确定的事项，传阅给相关人员确认或决定某些事项 。这才是会议记录的作用。记录未决定的事项，和下次应决定的事项。

列举一下会议记录中的必备项目：

• 日期时间
• 地点
• 参加人员
• 本日内容安排（论点·议题）

有以上几条理所当然。以下四个是重点：

• 已决定的事项
• 未决定的事项（需要下次决定的问题）
• 需要确认的事项
• 下次会议之前的准备（负责人和截止日期）

只要将这四个项目简单清楚地整理、书写出来就是一份完美的会议记录。

做会议记录时，首先将以上项目作为标题写下来 。然后在标题下按条目列出 主要内容。

除了已决定的问题外，还要简洁明确地记录未决定的事项、需要确认的事项和下次会议之前的准备。