R12 AP 修正分配行错误的已经付款的发票的处理流程
概述
在日常的经济活动中,难免会出现付款金额错误,付款并登记入账后才发现发票登记的会计 科目错误等等。很多情况下,是发票分配(Distributions)行的错误。如果发票的经济事项已经被登记入账,在手工时代,此类错误的修正方法一般 是划线更正法或红字更正法,但这些方法所暴露的缺点是显而易见的:错误原因难以追踪;增加月未汇总信息难度等。而ORACLE EBS所给出的解决方案,不但操作灵活,而且覆盖整个经济业务过程。
总体流程
当一张发票的经济事项已经付款,并已经被登记入账,事后才发现发票上的经济记录项有错误(例如登记入了错误的会计账户)。Oracle EBS AP模块所提供的处理流程如下:
1. 撤消(Void)付款
2. 为撤消付款后创建会计分录——撤消付款后,要为这张付款单据创建会计分录
3. 冲销对应的分配行——冲销发票错误的分配行
4. 重新填写新的分配行——为发票重新分配金额和对应的会计账户
5. 再按照发票的处理流程(如:验证->创建发票会计分录->付款->创建付款会计分录)做下去
流程图如下:
例子
假设以下一个例子:
以EBS上的案例Vision Operation作为演示。公司已经为1000元的发票(发票编号:9527)进行了付款,并已经登记入账。后来,发现发票登记入账的会计科目错误:把 原来应该登记入“租赁费用”账户,却错误的登记到“电话费用”账户!为了修正这些错误,在EBS的处理流程如下:
1. 撤消这个发票的付款。
![](https://images.cnblogs.com/cnblogs_com/benio/EBS-FIN/APdistributeerror2.jpg)
![](https://images.cnblogs.com/cnblogs_com/benio/EBS-FIN/APdistributeerror3.jpg)
![](https://images.cnblogs.com/cnblogs_com/benio/EBS-FIN/APdistributeerror4.jpg)
![](https://images.cnblogs.com/cnblogs_com/benio/EBS-FIN/APdistributeerror5.jpg)
如果是学习过会计知识的,很容易就可以理解这些分录的意思,但对于IT背景的人来说,会有点混乱。最迷惑人的是最后分录,为什么是0,也要在这里显示?我详细解决:
这里涉及到以下几个账户
1. 电话费用账户:01-000-7450-0000-000
2. 应付款账户:01-000-2210-0000-000
3. 租赁费用账户:01-000-7420-0000-000
在错误发现前,为发票所创建的会计分录是只有第一、第二这两项。即
DR 电话费用 1000
CR 应付款 1000
修正错误后,为发票所创建的会计分录,完整应该是这样的:
DR 电话费用 1000
CR 应付款 1000
DR 应付款 1000
CR 电话费用 1000
DR 租赁费用 1000
CR 应付款 1000
完整的应该是有三笔分录,共6行。第二笔分录是冲销第一笔分录的。第三项的DR 应付款和第六项的CR 应付款,记账方向相反,金额相同,并隶属于同一笔经济业务,所以可以互相抵消。EBS则记录为:DR 应付款 0。最后得到以下分录:
DR 电话费用 1000
CR 应付款 1000
DR 租赁费用 1000
CR 电话费用 1000
DR 应付款 0
5. 至此,错误已经修正完。之后,就可以进行为发票付款、核销预付款、核销费用报表等等其他操作了。
最后
ORACEL EBS为各种单据的错误修正都制定了严谨的流程,整个EBS的慎密程度可想而知。如果国内所谓的大型国企,能够认真的考虑如何重组自己的业务流程,如何使 经济业务处理标准化。这样,它们无论在国内还是国际上,竞争力一定会增强,而不需要被戴上只能靠垄断、靠榨取人民血汗钱来生存的臭名。
转自 http://blog.csdn.net/saiya_kwok/article/details/4969453
成长
/ | \
学习 总结 分享
QQ交流群:122230156