提醒机制在OA办公系统显大作用

OA办公系统设计过程中，系统的提醒机制通常都只占很小的一部分，甚至可以说很不起眼的一项工作，但它的作用却非常重要。正所谓细节决定成败，优秀的提醒机制设计可以显著提升协同OA系统的实用性、易用性，让系统的使用更加顺畅，更加人性化。

我们以炜邦OA办公系统为例，看看协同OA系统的提醒机制设计。完善的提醒机制包括三个内容、四个阶段和四种形式：

1、三个内容：

1) 信息提醒;指OA系统内部的消息、通知、文件等阅读提醒;

2) 文档提醒;指OA系统内部共享文档的上传、更新、删除等提醒;

3) 工作提醒：指OA系统内部的审批、任务、日程、会议等工作提醒。

2、四个阶段：

4) 开始前提醒：一般用于工作的待办提醒;

5) 结束前提醒：指工作即将到期时的提醒，或流程审批进度提醒：

6) 超期提醒： 指工作未及时完成的提醒;

7) 完成提醒：指流程结束的提醒，或文件的已读提醒，或任务的完成提醒;

3、四种形式：

1) 消息提醒：指通过OA系统内部的短消息、弹出窗口等进行提醒;

2) 电子邮件提醒：指通过外部电子邮件进行提醒;

3) 手机短信提醒：指通过手机短信进行提醒;

4) 周期提醒：指对周期性日程，或某项任务进行周期性提醒。

显然，看起来很简单的提醒功能，其实需要有一整套完善、严密的体系来支撑，缺了其中的任何一点，都可能导致系统的不完善，造成工作延误和不必要的麻烦。

当你发送一个通知的时候，可以选中“收到后给我一个回执”，这样当接收人看过通知后，系统就会自动给你发一个已读回执，让你心中有数。

如果你选中“发送手机短信”给某人，那么该人的手机上就会收到一条短信，提醒他到OA系统上查阅通知。当然，如果他不在公司，或身边没有电脑，还可以直接通过手机登陆OA系统，在第一时间直接查看通知内容。

这么多提醒方式，会不会乱套了呢？当然不会，在OA办公系统中为了方便用户，提醒方式都是可选的，用户可以选择最适合自己的提醒方式。