PMP-5.项目范围管理-5.2收集需求

5.2 收集需求

  • 收集需求是为实现目标而确定,记录并管理相关方的需求和需求的过程。
主要作用
  • 为定义产品范围和项目范围奠定基础。
需求的定义
  • 需要和期望- 需求是指根据特定协议或其他强制性规范,产品、服务或成果必须具备的条件或能力。它包括发起人、客户和其他相关方的已量化且书面记录的需要和期望。应该足够详细地探明、分析和记录这些需求,将其包含在范围基准中,并在项目执行开始后对其进行测量。需求将成为工作分解结构(WBS)的基础,也将成为成本、进度、质量和采购规划的基础。
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项目文件
  • 相关方登记册
    • 用于了解哪些相关方能够提供需求方面的信息,及记录相关方对项目的需求和期望。
商业文件
  • 商业论证
    • 会影响收集需求过程的商业文件是商业论证,它描述了为满足业务需要而应该达到的必要,期望及可选标准。
协议
  • 协议包含项目和产品需求。
工具与技术概览图
工具与技术类别 工具与技术名称 关键词
数据收集 头脑风暴 大量创意,各种想法,畅所欲言
数据收集 访谈 直接交谈,预设和即兴问题,一对一,多对多,获取机密信息
数据收集 焦点小组 同职能,同一领域,有相似背景,主题专家(SME),主持人引导互动式讨论
数据收集 问卷调查 受众多样化,需快速完成,地理位置分散,适合开展统计分析
数据收集 标杆对照 标杆可以是内部或外部,同行业或不同行业,识别最佳实践,形成改进意见
数据分析 文件分析 分析现有文件
决策 投票-一致同意 每个人都同意,德尔菲(专家,匿名,多轮,趋同,消除偏见)
决策 投票-大多数同意 超过50%,一般把决策小组的人数定位奇数
决策 投票-相对多数同意 相对多数,通常候选项超过两个时使用
决策 独裁型决策制定 一个人做决策
决策 多标准决策分析 决策矩阵,多种标准,评估和排序
数据表现 亲和图 分组,分类
数据表现 思维导图 整合,反映共性与差异,激发新创意,脑图
人际关系与团队技能 名义小组 促进头脑风暴,投票,优先排序,5分制,数轮
人际关系与团队技能 观察和交谈(工作跟随) “工作跟随”,难以或不愿清晰说明,挖掘隐藏的需求
人际关系与团队技能 引导 与主题研讨会结合使用,跨职能,不同部门,协调相关方差异
人际关系与团队技能 引导-联合应用设计或开发(JAD) 软件开发行业,业务主题专家和开发团队集中
人际关系与团队技能 引导-质量功能展开(QFD) 制造行业,收集客户需要(客户声音)开始,分类和排序
人际关系与团队技能 引导-用户故事 需求研讨会,角色,目标,动机
系统交互图 拓扑图,可视化
原型法 支持渐进明细的理念。例如:故事板,能减轻返工的风险。步骤(反复循环):1.模型创建,2.用户体验,3.反馈收集,4.原型修改(可能需要走变更流程)
数据表现
  • 亲和图
    • 用来对大量创意进行分组的技术,以便进一步审查和分析。
  • 思维导图
    • 把从头脑风暴中获得的创意整合成一张图,用以反映创意之间的共性与差异,激发新创意。
原型法
  • 原型法是指在实际制造预期产品之前,先造出该产品的模型,并据此征求对需求的早期反馈。原型包括微缩产品、计算机生成的二维和三维模型、实体模型或模拟。因为原型是有形的实物,它使得相关方可以体验最终产品的模型,而不是仅限于讨论抽象的需求描述。原型法支持渐进明细的理念,需要经历从模型创建、用户体验、反馈收集到原型修改的反复循环过程。在经过足够的反馈循环之后,就可以通过原型获得足够的需求信息,从而进入设计或制造阶段。
需求文件
  • 需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始可能只有高层级的需求,然后随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的(可测量和可测试的)、可跟踪的、完整的、相互协调的,且主要相关方愿意认可的需求,才能作为基准。需求文件的格式多种多样,既可以是一份按相关方和优先级分类列出全部需求的简单文件,也可以是一份包括内容提要、细节描述和附件等的详细文件。
  • 业务需求
    • 整个组织的高层级需要,例如,解决业务问题或抓住业务机会,以及实施项目的原因。
  • 相关方需求
    • 相关方或相关方群体的需要。
  • 解决方案需求
    • 为满足业务需求和相关方需求,产品、服务或成果必须具备的特性、功能和特征。解决方案需求又进一步分为功能需求和非功能需求:
    • 功能需求
      • 功能需求描述产品应具备的功能,例如,产品应该执行的行动、流程、数据和交互。
    • 非功能需求
      • 非功能需求是对功能需求的补充,是产品正常运行所需的环境条件或质量要求,例如,可靠性、保密性、性能、安全性、服务水平、可支持性、保留或清除等。
  • 过渡和就绪需求
    • 这些需求描述了从“当前状态”过渡到“将来状态”所需的临时能力,如数据转换和培训需求。
  • 项目需求
    • 项目需要满足的行动、过程或其他条件,例如里程碑日期、合同责任、制约因素等。
  • 质量需求
    • 用于确认项目可交付成果的成功完成或其他项目需求的实现的任何条件或标准,例如测试、认证、确认等。
需求跟踪矩阵
  • 需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵,把每个需求与业务目标或项目目标联系起来,有助于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵提供了在整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法,有助于确保需求文件中被批准的每项需求在项目结束的时候都能交付。最后,需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架。
    • 业务需要、机会、目的和目标;
    • 项目目标;
    • 项目范围和 WBS 可交付成果;
    • 产品设计;
    • 产品开发;
    • 测试策略和测试场景;
    • 高层级需求到详细需求。
  • 应在需求跟踪矩阵中记录每个需求的相关属性,这些属性有助于明确每个需求的关键信息。需求跟踪矩阵中记录的典型属性包括唯一标识、需求的文字描述、收录该需求的理由、所有者、来源、优先级别、版本、当前状态(如进行中、已取消、已推迟、新增加、已批准、被分配和已完成)和状态日期。为确保相关方满意,可能需要增加一些补充属性,如稳定性、复杂性和验收标准。是需求跟踪矩阵示例,其中列有相关的需求属性。
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