信息系统——采购管理

• 战略合作管理：摒弃”以企业为中心“的模式；原因是物流、信息收集、库存等成本导致质量无法保障；
  • 优势：降低总成本，提升信息共享交流，提升用户满意度
  • 合作伙伴：长期信赖；沟通畅通；目标一致；相互信任；风险共享；共同开发和创造
    • 意义：缩短供应周期，提高灵活性；降低管理成本；提高质量；提高精确度；缩短项目周期；提升管理水平
    • 构建：合法、合格、有价值的合作者
• 合同：
  • 合作协议不一定等同于合同
  • 按项目分类：项目总承包合同（所有过程一个承包商）；项目单项承包合同（过程分量承包）；项目分包合同（再分包，需要甲方同意）
  • 按付款方式：
    • 总价合同：采购时会设置一个总价，工作范围明确
      • 固定总价合同：FFP，一开始就确认范围和价格
      • 总价+激励费用合同：FPIF，允许一定的绩效偏离，可给与一定的奖励；但存在天花板上限
      • 总价+经济价格调整合同：FP-EPA，周期长，长期合作，合同允许一定的变化（通胀，特殊商品的成本）
    • 成本补偿合同：合法实际成本+奖励利润；工作范围初期无法确认
      • 成本+固定费用合同：CPFF，固定费用不跟绩效走
      • 成本+激励费用：CPIF，允许一定的绩效偏离，可给与一定的奖励；但不存在天花板上限
      • 成本+奖励费用：CPAF，奖励按买家主观判断
    • 工料合同：混合型，按时付费，时间紧迫也能使用工料合同；短期金额少的合同
• 编制采购计划：
  • 记录采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方
  • 工具：自制外购分析，确认自研还是外包
  • 输出：
    • 采购管理计划：从编制到合同收尾的各个过程梳理；合同类型、风向管理项、编制独立估算、采取的行动、标准化的采购文件、供应商的管理、如何协调采购工作
    • 采购说明书：通过范围基准编写的SOW，说明产品、服务、成果
    • 采购文件：征求潜在卖方的建议书
      • 供方选择标准：通过主观或客观的评级和打分
    • 集中采购：单一组织管理采购，容易控制，易于采购专业性和知识收集；对于项目需求的关注不足会导致采购瓶颈
    • 分散采购：各项目组管理采购，采购更灵活、有效，更贴近项目；存在重复配置的可能性
• 实施采购：获取卖方应答，选择卖方并签署合同
  • 投标人会议：确保所有潜在卖方都对本次采购清楚并达成一致，无优待
  • 广告：政府采购
  • 因特网搜索
  • 采购谈判：签署合同前，澄清条款，一致意见
    • 要点：独立过程，需要进入谈判内容；项目经理不是谈判的主谈人；团队出席提供支持
    • 目的：获得公开合理的价格；建立良好的买卖关系
• 控制采购：确保卖家的绩效达到采购要求，并按合同条款履行；可提前终止
  • 采购绩效审查：依据合同来审查卖方；目标在于发现履行合同情况的好坏，相对于采购工作说明书的进展情况和未遵循合同的情况
  • 检查和审计：确保卖方的质量过程
  • 支付系统：确认验收后才能付款
  • 记录管理系统：管理合同、采购文件和相关记录，包括邮件
  • 合同变更系统
• 结束采购：确认工作或可交付成功可验收；采购结束，未决争议可进行诉讼
  • 采购审计：决策、计划、方式、方法、选择、合同、结算等审计
  • 索赔：索赔、争议、诉讼；谈判应作为所有索赔和争议的首要选择
    • 工期延误：甲方向乙方索赔
    • 赶工、变更、不利现场条件：乙方向甲方索赔