项目PMP之十二——项目采购管理

 

一、定义：存在法律义务，需要对采购过程了解，非法律专家，合同约束

• 项目经理无权签署对组织有约束力的法律文件
• 采购模式：
  • 分散式采购：无采购管理部门，项目经理有采购权
  • 集中式采购：采购专属部门
• 协议内容：
  • 明确预期可交付成果
  • 合同未规定的任何事不具有法律强制力
  • 法律或当地文化影响层面
  • 书面规定采购规则
  • 添加项目文件未附件
  • 集中式/分散式采购
• 发展趋势：工具更新（新型模型采购工具）；风险管理更成熟；合同的签署更贴近国际化；物流和供应链国际化；技术和相关方关系提升；试用采购

二、过程：

 

        

1.  规划采购管理：
   • 定义：记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在相关方；尽早确认与采购相关的角色和职责
   • 招标经典步骤：
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   • 组织过程资产：曾经用过的合同（卖方清单、采购机构、合同协议），类型总价类（3个）、成本补偿类（3个）、混合型的工料合同（1个）
     • 总价类：有利于买方；关键字需求明确，不会出现重大范围变更
       • 固定总价合同FFP：不允许改变（成本基于乙方，风险高）
       • 总价+激励费用合同（FPIF）：允许绩效偏离，给财务奖励；存在上限值
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       •  总价+经济加个调整合同（FPEPA）：特点合同周期长期（数年）、不同货币支付；根据条件变化事先确认的方式对合同进行最终调整；保护卖方和买方免受外界不可控影响
     • 成本补偿类：有利于卖方；关键字范围不明确，期间存在重大变更
       • 成本+激励合同（CPIF）：同总价类FPIF，无上限值
       • 成本+固定费用（CPFF）：按初始估算金额百分比计算为酬劳，不会按乙方实际绩效进行估算酬劳，成本实报实销；乙方肯定不亏（灵动性）
       • 成本+奖励合同（CPAF）：满足笼统、主观的绩效标准下（没有特定的百分比计算）主观判断给奖励，但成本为实报实销；乙方不亏
     • 工料合同：兼具成本补偿合同和总价合同特点，时间和材料合同。关键字兼顾双方利益；适用于无法快速编制出准确工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持
     • 合同风险：
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   • 工具
     • 专家判断
     • 数据收集：市场调研：了解市场亲口光和供应商能力
     • 数据分析：
       • 自制外购分析：通过投资回报率ROI，内部报酬率IRR，现金流贴现，净现值NPV，收益成本来估算是自制还是外购
       • 供方选择分析：加权平均算；即让供方知道如何评估，有何标准
         • 考虑要素及适用面：
           • 最低成本：适用标准化货常规采购
           • 仅凭资质：适用于采购价值小的情况
           • 基于质量或技术：适用关注技术建议书质量的采购
           • 基于质量和成本：适用同时考虑技术和成本的情况
           • 独有来源：适用没有竞争的垄断供方
           • 固有预算：适用范围说明书明确，预期无变更，并且预算不可超
   • 输出：
     • 招标文件：信息邀请书（RFI）；报价邀请书RFQ，建议邀请书RFP
     • 采购文件：提供卖方评估；文件的复杂和详细程度要与采购的价值和风险相符合；一致并适当的应答卖方
     • 采购工作说明书SOW：通过清晰、完整的描述需求的产品、服务或成果，可让供方评估是否有能力完成
     • 供方选择标准：加权评分
     • 采购管理计划：采购过程中的所有活动
     • 采购策略：交付方式、合同支付类型（7类）、采购阶段流转定义
     • 自制外购的决策
     • 独立成本估算：特定组织进行估算，并与供方的报价比对，差异大存在问题（采购说明书模糊或卖方误解需求）
2. 实施采购：获取卖方应答、选择卖方并签署合同
   • 工具：
     • 广告：公示，扩大潜在供方名单
     • 投标人会议（承包商会议、供货商会议或投标前会议）：提交建议书之前（投标前），保证采购要求了解清楚一致；如私下询问需所有人知晓，不偏颇
     • 数据分析：建议书评估
     • 人际和团队技能——谈判：获得公平合理的价格，建立良好的买卖关系（硬件：9折；软件：65折；服务：1折）
   • 产出：
     • 选定卖方：最佳投标人；协议签署前，需要高需要高级管理人员审批
     • 协议内容：可交付成果；进度计划、里程碑事件；绩效报告；验收标准；定价；担保；奖励处罚；保险；变更处理方式；终止条款等
3. 控制采购：
   • 定义：监督合同实现，实施必要变更和纠偏及关闭合同过程；确保双方都履行法律协议
   • 根据协议内容管理乙方
   • 输入：
     • 批准的变更：对合同的条款和条件修改，涉及采购一定需要书面形式记录，并取得正式批准
       • 合同变更控制系统：定义修改合同的流程；事业环境因素； 管理甲方乙方的整体变更，确认双方同意
   • 工具：
     • 合同
     • 索赔管理：替代争议解决ADR（仲裁、居委会等）；谈判时解决所有索赔和争议的首选方案（口诀：1谈判、2ADR、3上诉）
     • 数据分析：绩效管理；趋势分析（成本绩效的完工预算）；挣值分析
     • 检查：乙方的可交付产品
     • 审计：合同定义审计的权利和义务；根据审计结果可进行变更
     • 往来函件：包括买方审计与结果审查的结果，卖方需纠正的不足之处；提出警告，要求处理解决；关键字已提出变更双方存在争议确认问题
   • 输出：
     • 结束的采购：采购关闭前需要批准所有的可交付成果
     • 组织过程资产：
       • 请款单（支付计划和请求）
       • 卖方绩效评估文件：卖方评级，确认能力，后期是否可再用
       • 预审合格卖方清单：如卖方不佳，名单剔除
       • 经验教训知识库：改善未来项目的采购工作
       • 采购档案：索引全套合同文档