Team - 如何进行一场高效的会议？

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Note：如下内容面对“交互式”会议场景，不包含“单向传达”的会议场景。

会议之前

开始之前，需要明确的信息：

• 开会的目的和意义是什么？
• 作为会议的主持者或者团队领袖，在会议中应该扮演和执行什么样的角色？
• 什么样的会议方式能有效匹配会议内容？：例会（晨、周、月等）、计划会议、总结会议、行政管理会议等

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会议效率低下的主要原因

• 会议没有主持人或者引导者，群体思维发散，脱离会议主题，流程和节奏失控
• 会议中存在严重分歧，短时间内很难达成共识
• 会议中的不平等，参会人不敢说话或者说不上话
• 仓促参会，信息缺失，不理解会议的目的和背景
• 参会人数太多，难以充分讨论和表达

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提高会议效能的方法

会议最主要的目的是达成共识，形成决策。

缩小会议范围

• 人员范围限定：会议主持者和干系人
• 参会人须有表达意见的职责和机会，如果只是听不表达，意味着对会议议程和结果不会产生影响，此人就不应该参会
• 高效的会议需要聪明的会议主持者，聆听和分析所有人的意见，坚守会议主题，过程中平衡观点和节奏
• “一言堂”和“极少数人的思维碰撞”，无法让所有参会人发挥出最大价值

严格控制会议时间

• 常规会议不应该超过30分钟
• 会前准备充分，例如强制性要求参会人到场后在会前10分钟查看相关信息，了解会议内容
• 不在巨大的分歧上耗费过多时间，如果无法达成共识就暂停会议或保留议题，而不是一直在会议中争论
• 参会人经过一段时间的思考，重新启动会议形成决策

限制发言内容和时长

• 轮流发言，限定参会人的发言内容、时长和频率，坚守会议主题和平衡所有参会者的发言时间
• 会议主持者特别控制“意见领袖”的单次发言时长、发言的频率

提供平等的会议氛围

• 会议主持者引导和激发参会人进行充分表达
• 会议中的管理者更应该学会聆听，消除参会人的表达顾虑

会议中不允许开小差

• 参会人应该聚精会神，强制集中参会人的注意力，进入聆听、思考和表达模式
• 手机静音、关闭、临时存放
• 关闭笔记本电脑
• 进行纸质记录和会议总结

分歧只在会议之内

• 清晰明确的会议总结，记录所有参会人的共识和后续一致行动
• 高价值的会议，一定存在分歧，并且能够解决分歧，最终形成共同决策和一致行动
• 如果没有“分歧”，则讨论无意义；如果没有一致行动，则会议无价值
• 从观点上“换位思考”，而不是从言辞上“咬文嚼字”
• 会中充分表达和讨论，会后保持言行一致和彻底执行，“分歧”不能延伸到会议之外
• 如果有人因为会议中的“观点冲突”而在会后影响团队效能，那么这类人必须尽快从团队中清理出去

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总结

• 公示和张贴会议规则，建立处罚机制，强制所有参会人熟知和严格遵守会议规则
• 会议的主持人或者引导者是高效会议的关键因素
• 会议是团队文化的一个体现，文化的形成需要团队领袖坚定不移地推进和示范

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