03.看板实战——工作可视化
00.如果工人遇到了问题,他会拉动绳索——这就是著名的安灯拉绳(Andon cord)或者称作停止生产线拉绳(stop-the-line cord),以此触发这个工作台的特定曲调,同时信号板上的灯也闪烁起来表明哪个工作台除了问题,这样领班和同事就会得到告警。与此同时,工作台旁的黄灯也会亮起。如果知道装配线上的车辆传递给下一个工作台一个标记时问题还未解决,那么黄灯就会变为红灯,整个生产线都会停止。
01.Andon系统能够收集生产线上有关设备和质量管理等生产有关的信息,加以处理后,控制分布于车间各处的灯光和声音报警系统,从而实现生产信息的透明化。操作安灯多数采用的是拉绳的方式,一些特殊工位由于生产线限制,可能采用按钮的方式。
02.请记住这里的规则就只是规则(policies),而非必须遵循的法则(rules)。规则能够也允许被不时地打破,但这样的决定必须是有目的的,并经过团队的深思熟虑达成一致的。
03.信息辐射源用来展示信息,它需要放置在人们路过就能看到的地方。在信息辐射源的帮助下,路过的人不用提任何问题,反而经过的时候,那些信息直接映入你的眼帘。
04.创建信息辐射源时的几个需要考虑的要点:
*不要在把信息隐藏到“信息冰箱”里
*坐在一起?奢侈?
*无法处理:避免信息过载。不要试图在信息辐射源上放置太多图表、太多信息或者太多细节,因为这将导致信息难以理解而无法处理
*选大弃小:确保信息以足够大的方式呈现,一遍距离几英尺的人也容易看到。
*使用它或者抛弃它!:不要包含对团队或干系人没有价值的信息,很少有什么比不得不更新无人关心的无意义的信息更加令人诅丧。你需要不断重新评估是否该保持信息辐射源的现状还是应该进行改变了。
*1+1等于3:当你通过信息辐射源组合使用规则显式化和信息可视化时,规则就呈现在你面前,帮助你做正确的事。如果这种帮助还不够的话,当同事看到你正在进行的工作,或者在信息辐射源上可视化你的工作后,一旦它和团队达成共识的规则有所偏离时,他们也会是假一些正面的压力。最终看板中结合使用规则显式化和工作可视化信息源辐射源就是看板墙。
05.让团队自己决定:是否使用电子工具的决定应该由团队自己来做。这个事实本身并不意外,相反的,倒是那个没有使用电子工具的团队却并非是在一起办公的——这个团队有一个成员在德国而其他人都在瑞典。这是使用电子工具的完美场景,但这个团队觉得使用武力看板的同时每天通过照片来同步进展已经足够了。而另外两个团队,成员的座位相距不超过10米,却选择了电子工具,并且通过大显示器来辐射信息。这个团队有很强的意愿使用电子工具,Marcus也没有理由要阻止他们这么干。这没有对错之分,只不过取决于你觉得什么工具最适合你的团队。确保所有信息对每个人都可见,这就是可视化的含义。
06.信息辐射源:
*巨大的可视化显示
*服务于你和其他感兴趣的参与方
*确保其易于更新
*要足够大
*要么使用它,要么抛弃它
07.每日站会
*决定会议的时间。一天中大家都可以接受的最早的可用时间就是一个不错的开始时间,团队可以把这个会议当做一天工作的开始
*确保会议简短:最多15分钟。一个确保会议不会拖沓的聪明方式是让大家在会议中保持战力,因此称作每日站会
*停止不涉及多数人的讨论,挪到会后进行。
08.看板墙
*使用大的看板墙辐射工作的进展信息
*物理和电子的看板墙可以满足不同的目的,尝试对两者进行充分利用
*利用在看板墙前开站会的机会,充分协作互相学习
09.不应该由经理、团队领导,或是教练设计整个看板墙。相反,应该是使用看板的团队成员来设计它。这创造了一种主人意识,从而使大家更可能会以达成共识的规则和流程为荣。
10.切记在最初的时候不要花费太多精力。相反的,随时准备重新绘制整个看板墙,尤其是你发现工作没有想你预想的那样流动的时候。因而我们推荐你使用可擦写的白板笔进行绘制。这样,你就可以在需要的时候轻易的对看板墙做出变化。请尽量不要使用电子工具和花哨的胶带,除非你觉得白板的设计已经相对稳定了。
11.工作流映射:
*确保看板墙反映实际的工作流
*通过真实案例学习
*不要想太多,随时准备好改变
12.针对每个列、每个队列和工作流中每一步的具体含义,一种消除误解,达成共识的有效方式是回答一下问题:"为了将工作项移入下一列,需要满足什么标准?”
13.我们经常发现重新检视准入准出标准是很有用的,特别是在出现和工作流程相关的问题时。比如在每日站会的对话中,在团队的回顾中,或者是针对缺陷进行的根因分析时,你可以探寻“我们遵循了这些标准?”如果是的,那么是否可以加入新的标准以便于我们日后避免类似的问题;如果不是,你需要检视为什么没有遵循已经达成共识的规则。
14.小结
*工作可视化最终是为了更好地理解工作流动和有效的合作建立信息透明和共享
*工作可视化的过程意味着将之前不可见的信息变得可见,将隐含的知识和规则显式化,这样做之后,还需要解决随之浮出水面的不一致和冲突
*看板墙是一种很好的方法,可以用来可视化工作流和共享信息,比如工作优先级,谁在干什么工作以及每个工作项的进展状态等信息
*通过使用大的可视化看板墙,信息被广播给每个感兴趣的人,从而避免了信息隐藏在人们脑子里或难以访问的工具中
*创建一个看板墙很容易:将工作项的流程,即工作项在完成过程中通常经历的步骤,映射到一张白板或者一面墙上刻话的不同的列种。