Word中的邮件合并
一、操作步骤
1、准备一个EXCEL文件，第一行为字段名。
2、准备一个WORD文件，根据需要进行排版。需要插入字段的地方暂时空着。
3、显示WORD中的“邮件合并”工具栏：单击WORD菜单“工具－信函与邮件-显示邮件合并工具栏”。
4、建立WORD与EXCEL之间的关联：单击工具栏上的“打开数据源”，选择需要合并的EXCEL文件，选择数据表。
5、插入字段：光标定位在WORD文档中需要插入字段的位置，单击“插入域”按钮。
6、单击工具栏上的“查看合并数据”就可以查看效果，最后单击“合并到新文档”。
二、几点技巧
1、EXCEL中的日期，合并到WORD后显示为“7/15/2008”之类的效果，与原EXCEL中显示效果不同。解决办法：在EXCEL中再插入一列，内容为=text(日期,"mm-dd")或=text(日期,"mm/dd")，格式自定
2、EXCEL中的小数，合并到WORD后显示为15位小数。
解决方法①EXCEL中在输入这些数字时，用文本方式输入，即在数字前用单引号，如'3.14。
②在EXCEL中插入一列，内容为=TEXT(数字,"0.0")，0.0表示保留一位小数。
③不改动EXCEL，在WORD文档中修改，在WORD中按alt+f9，显示域代码，在原代码后添加如下字符\#"##0.0"，小数点后一个0表示保留一位小数。
例如：{ MERGEFIELD 实发工资 \#"##0.0" \* MERGEFORMAT }，可以“邮件-编辑域-域代码”在“域代码”后面加上\#"##0.0"。
其实对日期，也可以有这样的方法解决。只不过在域代码后插入的是\@"YYYY年M月D日"。
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“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。
1、用一页纸打印多个邮件
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2、一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3、共享各种数据源
邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
4、筛选与排序
用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。
5、在word中保留两位小数
在利用邮件合并功能做一个文档，将EXCEL中的数据合并到新的WORD文档中，但是当EXCEL中的数据是带小数的时候（例如：157.2），合并到WORD文档中就变成157.200000000001。
用域开关控制数字格式步骤为：在Word中右击表现错乱的数字，在弹出菜单点“编辑域”，在弹出界面点“域代码”，在代码编辑栏跟进输入格式开关\#"0.00"。点“确定”，即可看到正确的数字格式。以上格式开关中，"0.00"表示保留两位小数，以此类推。
用域开关控制日期格式步骤为：在 Word中右击格式错误的日期，在弹出菜单点“编辑域”，在弹出界面点“域代码”，在代码编辑栏跟进输入格式开关\@"YYYY年M月D日"。点“确定”，即可看到正确的日期格式。以上格式开关中，"YYYY年M月D日"表示日期格式，可以此灵活类推。如\@ "EEEE年O月A日",表示大写日期。
