电子公文系统团队展示项目2：需求分析
电子公文传输系统需求分析
成员：魏佳孟 陈琳福 王琛凯 武久淳 李卓桐
日期：2023年10月29日
Part1 引言
- 在当今数字化时代，公文传输系统的需求变得愈加迫切。政府机构、企业组织以及各行各业的专业人士都需要一种高效、安全、以技术为导向的工具来管理和传输公文。随着科技的不断发展，传统的纸质公文管理方式已经不再能够满足现代社会的需求，这不仅拖慢了工作流程，还导致了资源浪费和信息泄露的风险。因此，我们的项目团队决定开发一款创新的公文传输系统，着眼于技术创新，为用户提供卓越的工作体验。
- 当前，现有的公文传输系统往往存在着许多问题。传统的纸质文件管理方式过于繁琐，难以有效追踪和共享信息，导致了工作效率低下。电子邮件等在线工具虽然提供了一定的便利性，但缺乏针对公文管理的专门功能，容易混淆和丢失重要文件。此外，传统的软件应用往往较为复杂，需要复杂的安装和维护过程，使得用户不得不花费额外的时间和资源来应对这些挑战。
- 正是在这个背景下，我们的项目着眼于技术创新。我们将开发一款高度智能化的公文传输系统，利用最新的技术趋势，如人工智能、自动化流程以及云计算等，为用户提供卓越的工作效率和便捷性。我们的系统将采用先进的数据分析和机器学习技术，能够自动分类、检索和归档公文，从而降低用户的操作难度，提高工作效率。
- 这个项目的独特之处在于，我们将以技术为导向，不断寻求新的技术解决方案，以满足用户需求。我们将注重系统的可扩展性和安全性，确保用户的数据得到妥善保护。我们相信，通过技术的不断创新和优化，我们的公文传输系统将成为市场上的一款杰出工具，帮助组织提高工作效率，降低成本，提升信息安全性。我们期待着与您一同开启这一技术创新之旅，实现公文传输系统的新纪元。
Part2 用户场景
在当今数字化时代，政府机构、大型企业和组织对于高效、安全的公文传输和管理系统的需求越来越迫切。传统的纸质文件管理已不再满足快速、便捷、环保的工作需求。因此，我们项目团队着手开发一款高度可定制的公文传输系统，以满足广泛的用户需求。以下是我们所涉及的用户背景：
- 政府机构：政府部门是公文传输系统的重要用户之一。他们需要将大量的法规、政策文件、报告和通知传输和共享，确保信息的安全和可追溯性。政府机构需要一个系统，能够满足公文的多层级批准流程、电子签名要求和报告生成等功能，以提高决策制定和文件管理的效率。
- 大型企业：大型企业通常面临着庞大的文件体量，需要高效的方式来管理、传输和存档这些文件。他们对于文件版本控制、权限管理以及与供应商、客户和员工之间的文件分享有特殊需求。因此，这些组织需要一款公文传输系统，能够支持企业级的文件管理和协作。
- 教育机构：学校、大学和其他教育机构需要处理学生档案、教育计划、成绩单等大量文档。他们需要确保学术文件的安全性、完整性，同时提供学生、教职员工和管理人员之间的信息共享渠道。因此，教育机构需要一种系统，以简化文件管理和保护教育记录。
- 医疗保健机构：医院、诊所和医疗保健机构需要高度安全的公文传输系统，以传输和存储患者病历、处方、医疗报告等敏感信息。他们需要确保合规性，以满足健康信息保护法规的要求，同时提高医疗文件的可访问性。
- 法律和金融机构：律师事务所、金融公司等专业服务机构需要传输大量法律文件、合同、财务报告等敏感信息。他们对于合同生命周期管理、合规性和法律文件保密性要求严格，需要一个能够满足这些需求的系统。
- 本项目旨在为以上用户提供一款高度灵活、可配置和安全的公文传输系统，以满足各种行业和组织的需求。通过提供电子文件传输、版本管理、权限控制、审批工作流、电子签名和报告生成等功能，我们的目标是帮助用户实现高效的文件管理，提高生产力，减少纸质文件使用，同时确保数据的安全性和合规性。
Part3类图设计
①用户管理模块类图
②公文管理模块
③公文传输模块
④安全认证模块
⑤审批公文模块
⑥数据库模块
Part4 界面原型
Part5 功能描述/使用角色描述
①功能描述
- 电子公文传输系统主要实现劳动和保障部门对上下级部门公文的上报、下发和接收功能。按照统一的标准，在不同的省、地市县之间进行电子公文的传输，提供一对多的文件传输，实现文件在短时间内传输到所有接收部门，并且发送者能方便了解接收方是否收到文件，提供文件的重发、追加发送功能，通过断点续传、文件压缩、文件加密传输，保证安全、及时、快速、高效的公文传递。
- 电子政务系统可以为省厅领导相关处室提供全面的劳动社会保障业务方面的数据，使领导能对于业务开展进行全面了解，并进行统筹管理；通过办公自动化系统和公文传输系统实现厅内部文件网上快速、规范办理和上下级之间工作快速交流通过外网网站实现对公众、企业提供网上交流、网上办事、信息查询的全面服务，并通过对劳动和保障业务网上进行相关宣传，为我省经济发展提供相关服务。
- 公文作为办公事务的一种载体，实现公文的电子化传输，要考虑的不仅是传输公文的内容，还要依据公文自身的特点，进行有针对性的处理。发文方和收文方单位管理上相互独立，这就要求每个单位有唯一的文件接收的入口，发送公文时只向对方这一入口发送公文或消息，而必关心对方单位具体什么人如何处理；另外，发文方要对发出公文的接收、办理情况进行跟踪，同时接收方也需要对公文的疑问进行咨询，这就要求公文交换系统提供强大的信息交互手段，如:短信、及时消息、单位值班机通讯录（电话联系）等。
- 公文传输系统基于面向服务的体系结构开发，采用XML进行数据交换，与办公软件结合，将内部公文运转中办理完毕的文件自动传输到相关部门，实现了上下级之间公文办理的实时性，提高了工作效率。同时，由于省去了公文的转交过程，提高了公文传输的安全性，充分利用计算机网络资源二进制XML集中了XML可扩展、非结构化、开放的特点，同时保留了二进制文档的体积小、访问速度快、更安全的特点，是未来XML技术的发展方向。
②使用角色描述
电子公文传输系统主要由以下几种角色使用：
- 发文单位：负责制作并发出电子公文。
- 接收单位：负责接收和处理电子公文。
- 审批单位：负责审查电子公文的内容和格式，并进行批准或驳回操作。
- 签章单位：负责在电子公文中添加公章和签名。
- 归档单位：负责将已处理完毕的电子公文归档保存。
- 查询单位：负责查询电子公文的状态和信息。
这些角色可以在同一单位中由不同人员担任，也可以在不同单位中分别由指定人员担任。无论哪种情况，所有使用电子公文传输系统的人员都需要经过授权并接受相关培训，以确保电子公文传输系统的正常运作和数据安全性。
Part6 验收验证标准表格
| 测试项目 | 功能实现 | 预期效果 | 验收 |
|---|---|---|---|
| 增加用户 | 管理员能顺利通过系统创建新的用户账号，并且可以完整填写用户相关信息。 | 新创建的账号能够在系统中显示。 | |
| 删除用户 | 管理员能顺利通过系统删除指定的用户账号 | 删除的用户账号及相关信息不再在系统中显示 | |
| 修改用户信息 | 管理员能顺利通过系统修改各项用户的信息 | 修改后的信息在系统中被准确保存及显示。 | |
| 查询用户信息 | 管理员能顺利通过系统按照用户名、职位、单位名称等条件进行信息查询。 | 查询结果是准确的 | |
| 安全登录 | 用户能够通过安全授权方式登录电子公文系统 | 保证登录的安全性。 | |
| 创建公文 | 用户能在电子公文系统中成功创建新的公文，包括填写相关信息 | 新建的公文在系统中被准确保存及显示 | |
| 公文上传 | 用户能从电脑成功上传公文至电子公文系统。 | 系统准确接收并保存上传的公文 | |
| 发送公文 | 根据发送对象、权限、密级等要求申请、批准，并加密发送公文 | 用户能根据发送对象、权限、密级等要求成功申请、批准，并加密发送公文 | |
| 公文签收 | 用户能对接收到的公文进行判断、解密并签署 | 签收的公文能安全保存至用户公文系统 | |
| 公文退回 | 从用户公文系统中选择并判断非法的公文退回至原发送方。 | 用户能对公文进行判断，并将判断非法的公文退回到原发送方。 | |
| 在线浏览 | 根据权限和级要求，在线浏览公文的内部发文信息。 | 用户能根据权限和级要求，在线浏览公文的内部发文信息。 | |
| 公文查询 | 用户能在公文库中按标题、成文日期、密级、签发部门等进行查询 | 查询结果是准确的 |
Part 7 附录
- ①引言和用户场景——王琛凯
- ②类图设计——武久淳
- ③界面原型——魏佳孟
- ④功能描述/使用角色描述——李卓桐
- ⑤验收验证标准表格——陈琳福
