论项目采购管理
摘要：
2011年1月，深圳市交警局交通科研所开展了交通信息采集与信息共用平台项目以下简称”平台项目的开发工作，该平台项目是在多个现有交通监控系统的信息数据整合及汇总的基础上，按照业务要求，以一定的算法对交通历史数据作出融洽、加工及统计分析等操作。为用户提供实时、准确的市区内整体交通状况，实现智能化交通管理及监控。我有幸参与了解这个项目的建设，主要负责其中的项目采购管理和合同管理工作。
项目采购是从项目组织外部购买项目所需的产品和服务的过程，通过采购外单位的产品或服务，以满足自身业务的需求，提高自身业务能力水平和效益。合同管理则是确保供方的执行符合合同的要求的过程。本文通过描述了本平台项目的项目采购管理过程，详细论述了项目中的采购管理和合同管理，以及采取的策越和步骤。同时，就本项目的采购管理和合同管理出现的问题和相应措施进行了一下反思。
正文：
2011年1月，我参与了深圳市交警局交通科技研究所的平台项目的建设工作。在本平台项目建设之前，该交警局就已有多个交通应用系统，如：ATC及SMOOTH交通监控系统、网络化车牌识别系统、交通诱导系统及OCTV人工录入系统等。尽管这些系统在各自的领域里都能各司其职，但系统间彼此孤立，其交通信息数据的共享性和整合性较差，建设之初并且有考虑对市区整体交通信息数据的分析和利用。因此，就有必要建设一个能够充分整合现有交通应用系统各类交通信息的综合信息平台，以便实现各类交通信息的开发和共享。同时，通过平台的数据统计分析工作，把更完整、可靠的数据发送给外部发布系统，做到更加准确和及时的交通监控，从而实现智能化交通管理。
交通科技研究所是交警局一附属企业，主要负责交警局新建系统项目的开发管理及对现有系统的维护。本所具有一定的开发能力，也有一些项目管理的经验，但人手较少，现有技术骨干人员手头上都有相关的项目在管理和维护中。更为关键的是：本市8月中旬将举行世界大学生运动会，根据交警局领导的批示，本平台项目必须在6月底上线，试运行一个月后，就要正式投入大运会交通监控管理的工作中。鉴于项目工期较紧迫，而且项目非常强调系统的稳定性和成熟性，我所经过几次研讨会议，决定通过向外单位采购方式解决项目需求。
采购策略可分为招标采购和非招标采购，招标采购就是由我方提出招标条件和要求，由多方供应商参与投标。通过招标的方式，我方能获得比较合理的价格和优质的产品和服务，同时也可以促进供应商之间的公平竞争。非招标方式多用于标识规格的产品采购，通过市场多方询价的方式，选择供应商，相对比较简单方便。而对于项目的采购管理过程而言，则可分为6个过程：
采购计划编制：确定是否采购，采购什么，如何采购、何时采购等问题；合同编制：包括准备招标、询价所需要的文件和确定合同签订的评估标准。记录项目对于产品和服务的需求，并且寻找潜在的供应商；招标：依法公平、公正、公开地进行招标工作，发布项目采购招标书，接受供应商的投标书；供方选择：按照科学、合理的评估标准，组织相关专家进行评标活动，审查、比较所有投标书，选择综合能力及性价比较高的供应商与之谈判并签订最终合同；合同公里：合同管理是依据签署的协议，确保供方的项目建设活动符合合同要求的一系列过程；合同收尾：包括确认产品或服务是否符合合同要求，以及对项目管理过程的收尾。
采购工作说明书，是根据项目范围说明书、WBS和WBS字典制定而成。说明书详细地规定了采购项目，以便潜在的供方确定他们是否有能力提供项目。项目合同就是定义买卖双方各自义务的协议，对于供应商而言，就是定义其提供的指定产品或服务，项目验收标准、款项交付等事项的协议。项目合同是项目的采购管理计划得以瞎利实施的保证。
综合项目的复杂程度和专业性，我所决定通过招标方式，选择实力及规模较大的行业领先软件企业作为项目的软件供应商。对于硬件设备，其价格比较透明，技术参数标准化程度较高，购买及维护也比较方便。因此，我们决定自行通过国内代理商订购所需产品。
对于项目的采购过来工作而言，其成败的关键在于采购计划编制活动、招标活动的科学合理的安排以及对项目采购合同的完善管理：
一、充分了解项目状况和项目实际需求，做好采购计划编制。
在编制采购计划前，我们组织相关行业特别是有同类型项目经验的专家，对平台项目的开发成本做了估算。一方面，估算平台大致成本，以便检查是否有直接预算支持；另一方面，也
可以作为合同的一个约束条件，控制项目成本。经过多次商讨，定出成本估算值，并决定采用固定总价合同类型。
编制项目采购计划最忌“关起门来，自作自受”，详细、科学、合理的采购计划是以项目实际情况作为立足点的。特别是对本平台项目，涉及多个不同的应用系统，用户类型和交涉的部门都比较多。因此，在制定采购计划前，我们多次走访各部门业务人员，并特别就业务关键岗位进行了全方位的学习和深入了解。这大大方便了我们界定清楚项目范围，制作出初步的项目范围说明书，并以其为基础制作项目采购工作说明书及采购管理计划。
二、科学、合理的招标过程，是为了通过公平、公开的竞争，让优秀的供应商脱颖而出，这也是获得优质的项目成果的关键。
在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行了最初的供应商碰头会，以便我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于潜在供应商对我们的项目有一个清晰、共同的理解。投标之前，我们同行业专家就相关竞标企业进行了摸底排查，大致对其规模和实力有一定的了解。同时，就平台项目的实际情况，制定了评标的标准及策略。招标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统要求竞标企业必须拥有计算机信息系统集成二级（或以上）资质和国家涉密计算机系统集成乙级或以上资质。然后依据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设定一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。
经过几轮评选活动后，我们选择了一家规模和实力较大，技术综合得分及性价比都比较高的A公司作为本平台项目的供方。A公司作为本行业的领先者，拥有多个类似项目的成功案例，而且之前也和本市警局做过其他业务项目，用户口碑和行业评价都比较好。因为之前与交警局有过合作项目，也比较熟悉我方的采购管理流程。
三、合同管理是确保供方的执行符合合同要求的过程，是规范供方项目建设行为的标准。
鉴于本平台项目的特殊情况，在本合同中，我们特别强调平台项目的交付期和质量。平台项目开发期从2011年1月中旬开始，计划6月底交付系统并进行试运行。合同的付款方式，我们按照这一的模式进行：附有首付款，按照项目关键里程碑设置多个进度款，每个里程碑能如期完成的支付特定额度的款项一般为合同的20%-30%。未能按期完成的，按照进度情况处于相应罚款。平台项目能如期充工，并顺利通过试运行及验收，按合同说明共支付90%的合同额。项目建设完成后，留10%作为尾款，在供方免费维护期过后一年付清。系统开发过程中涉及交警局的机密信息和部分执法信息，对此，我们也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平台项目在2011年6月底顺利通过验收，基本实现了合同协议和项目范围说明书的要求。经过一个月的试运行后，正式投入使用，并在大运会期间获得良好的实用效果，得到了相关领导和国外来宾的高度评价。
我也就项目采购管理过程的一些不足之处进行了反思，例如：合同管理中，我们就A公司一些不符合合同要求的现象，在未经沟通情况下，对其进行了处罚。A公司认为是双方沟通不到位造成的，所以对单方面的处罚多有微词。经过这次项目建设，我体会到，项目合同不应该成为甲方的“棒子”，而是作为双方共同为项目目标努力的标尺，这也是项目采购管理的成功保障。
