戴愫职场写作课

一、书面沟通技能的本质

书面沟通的缺点:

单向性

作为写作者的你要用大量的信息化语言，在文字上与读者建立起信任，让读者通过单向沟通的形式，读出双向沟通的幻觉，最后双方理性、感性都达成一致。

二、先想再写

TCS三步构思法

TCS，tone，content，structure——基调、内容、结构。

• 定基调
  你写的文章要想传达什么价值？

四类职场写作

第一，总结类， 写的是成绩，呈现的是你的潜力；

第二，调查报告类， 写的是调查结果，呈现的是你求实的态度；

第三，申请类， 内容是提问，呈现的是你主动的思考方式；

第四，计划类， 写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。

六种具体文案

1.年终总结，基调要求：有深度。

将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角；

在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。

2.进展汇报，基调要求：不讨教。

在进展汇报里，不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报。讨教的公式是：您告诉我该怎么做。 汇报的公式是：我这样做，您同意吗？

3.调查报告，基调要求：实事求是。

在收集充分的事实资料后，你的措辞是“资料显示、数字表明”，而不是“我认为、我估计”。

4.请示，基调要求：有主见。

有清晰的主见。

比如申请款项，你要给一个量化的标准让领导来裁决，不能模糊不清，让他无据可依、无处下手。 让他做选择题的时候，你也需要提供最佳选项。

5.批复，基调要求：态度明确。

6.项目计划，基调要求：“可交付”。

• 选内容
  先从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列。
• 定结构
  用向下想三层的逻辑搭建金字塔结构。金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。

精简文字

把注水的文字压缩掉：“大概”、“一般来说”、“话说回来”，等等。

把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉，这是你写的文章，没有必要反复提醒读者这是你的观点。

把意思重复的句子压缩掉：相信读者是聪明人。

三、写出高段位的邮件

标题

用“呼唤你”和“愉悦你”的标题

ps:觉得列举的例子只可意会，不可言传，邮件标题到底要怎么写还是不够清晰。

开场

开头三句要有温度、有重点

请在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧。

链接感，如果你知道他的一些事情，可以开头提一下。如休产假回来的同事、旅游回来的同事、休婚假回来的同事，可以关注一下其朋友卷。

但是对于熟人，还有必要这么做吗，不如单刀直入直奔主题？

正文

正文写必需要写的，不是你想写的，是读者需要知道的，而且是所有他需要知道的。

• 分段
• 做小标题
  做小标题时，记得结构平行。

第一个窍门是， 小标题最好做成动宾短语。

第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。

比如：

“调整结构”，写成“调结构”；

“夯实基础”，写成“夯基础”；

“振兴集镇”，写成“兴集镇”。

• 列清单图表

诉求

立场要清晰，语气要尊重

• 把句子拉长。
  如果是给同级的人写邮件，希望对方心甘情愿地配合你，请拉长句子，一句话甚至可以写成两句话。
• 用问句把需求写出去。
  会用这种方式沟通的人，越显得权力在握，越能影响到对方。比如，

不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”，

而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”

结尾

积极开放的结尾，引发真正的行动

四、组织结构

向下想三层

信息化语言？

先提出论点，然后收集数据、事实，去证明这个假设。

要话先说

多问so what，找到终极主题

分组归纳

用这个共性做一个容器，来装后面的信息。

简单来说，就是再归纳一层。

比如：

王林是总经理离开后的最佳替补人选，有三个原因：

1.他们都懂外语并熟悉国际规则；

2.他们都有超过10年的开拓海外市场的营销经验；

3.他们管理过世界前沿水平的新技术专业人才队伍。

王林是总经理离开后的最佳替补人选，因为他们都是跨国创新型管理人才，体现在这三方面：

……

MECE

思考更周全

在“我爱你”这个主题下，他可能会说“你在我身边时我爱你，你不在我身边时我也爱你”，这就是二分法的MECE。

或者，“我过去爱你，现在爱你，将来也会一直爱你”，这就是过程法的MECE。

或者“我爱你的肉体，我爱你的灵魂”，这就是要素法的MECE。

矩阵法:时间四象限

公式法:喜欢=熟悉+意外

参考已有的模型:

SWOT分析:自身优势、自身劣势、外部机遇、外部威胁。

波特五力模型： 直接竞争对手、顾客、供应商、潜在新进公司、替代性产品。

4p，4c

文章永远可以有最后一部分，叫“其他”。

SCQA

写好第一段

Situation情境

事实和场景，如需求文档里面的背景。

Conflict冲突

你发现了一个问题，或者隐患。如果没有问题或隐患，你的另一条思路就是发现一个巨大的机遇。

• 冲突的类型
  恢复原状（指的是不利情况已经突显，比如销量锐减）；

预防隐患（比如新客户继续增加下去会导致系统瘫痪）；

追求理想（理想和现实有差距，实现理想便是弥补了差距）。

如果很难说服读者承认发生了问题，那么，你不妨将它描述为预防隐患或追求理想。

预防隐患永远比追求理想更能吸引读者。 因为帮他追求理想的结果往往是遭到“延后处理”。

并且，有经验的作者还会同时使用三个中的两个，也就是说，你按照我的来做，既能预防隐患，还能追求理想。

• 制造冲突的诀窍
  推翻或补充读者已有认知。

1.challenge风格的公司，找反义词，推翻读者已有认知。

一直以来大伙儿认为“重要”的，你认为“次要”，因为还有比这个更重要的——反之亦然。

如:

大家都觉得：个人才华和思维能力对团队的贡献很重要，而你说不重要，比这个更重要的是团队成员间的沟通模式。

2.believe风格的公司，制造冲突的方式是“补充”，给读者补充新的视角，提醒他一些被忽略的事情，给他补充新的理解。

如:

大家都觉得A任务是当前最“紧急”的事儿，你补充道，为了加速A任务的完成，我们可以把B任务提上重要日程。

Question问题

不一定需要明确写出来。

Answer回答

就是金字塔的塔尖。

选择最佳的SCQA顺序

1.开门见山式

如果读者是CEO， 对你写的话题本身就高关注度，而且工作繁忙。那么，你一上来就要提供方案，并省略Q要素。

例如:

我建议在团队赴日本谈判以前，进行一次跨文化沟通的内训。（这是一上来就提供了答案，然后继续写）这次跨国谈判涉及到中方、日方和美方，因为文化不同，不存在单一的赢家攻略。（这句话写的是情境）而我们团队的同事，对于怎样恰当表达异议，怎样收放自如，怎样和其他文化人群建立信任，都不曾了解过。（这句话写的是冲突）

2.普通式

好如果读者没太关注过这个话题，你不想用突如其来的结论吓到他，那么，你可以采用最自然的顺序，从情境入手：SCQA。

3.冲击式

如果你并不要求读者马上接受你的答案，而是想引发他更多的关注和思考，那么，你可以先提冲突，给他认知上的冲击感，打开他的思路，采用CSQA。

例如:

去年我公司评出的十佳员工，出乎意料的都是经验小于五年的行业新手。（冲突）当今市场迅速变化，我们面临的挑战也不断迭代，这意味着我们人力资源部在挑选人才的标准也需要与时俱进。（情境）我们怎样去甄选高潜力复合型人才呢？（问题）我建议从这三方面树立甄选标准：正确的动机、好奇心、洞见。（回答）

润色语言

打造语言质感

信息化语言、向后挖原因、要给出指南

1.用数字、事实、细节来呈现信息化语言

我下周一去你们公司拜访一下好吗？我们的面谈将会很高效且富有成果。（描述性语言）

我下周一去你们公司拜访一下好吗？大概占您十五分钟，会谈这三个话题……（信息化语言）

工作得到领导的肯定，受到同事们的好评。（描述性语言）

2017年下半年工作业绩突出，年终被评估为15名优秀销售员中的第3名。（信息化语言）

我策划了“新人杯”歌唱比赛活动，我的组织与协调工作确保了整场比赛顺利而热烈地进行。（描述性语言）

我作为第一负责人策划了“新人杯”歌唱比赛活动，并在两个方面突破了传统的歌唱比赛模式：

以“决胜PK”的方式，在2小时之内从100名报名选手中选拔出20位决赛选手，大大提高了选拔效率。

与20名参赛选手共同讨论决赛方式，最终设计出精彩的“必唱”和“抢唱”比赛环节，使现场气氛异常热烈。（信息化语言）

熟练使用Word、Excel、PowerPoint等软件。（描述性语言）

Word：打字速度平均80字/分钟，熟练使用Word中80%的功能。

Excel：熟练使用Excel中的函数功能，会利用Excel进行各种计算。（信息化语言）

• 不要为了呈现数据而呈现数据，我们是为了达成沟通目标而呈现数据。
  比如，这里有个数据：

本公司外派工程师年薪45万。

如果你想指出这个薪水偏高，可以这样呈现：

他们的薪水是工厂工人的10倍。

如果你想指出这个薪水偏低，可以这样呈现：

这只是公司利润的千万分之0.03。

2.用类比法和诠释法明确抽象概念

• 类比
  比如：脑梗塞是个专业术语，你应该解释一下，脑细胞就像稻田里的秧苗，早期缺一点水，如能及时恢复灌注，还不会干死；时间长了等地缝都裂开了，再灌注也晚了。
• 诠释
  “我们需要情商高的候选人。”

不如写成：

“我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”

“这是一份更有执行力的方案。”

不如写成：

“这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可以量化的工作成果。”

3.向前挖原因，展示逻辑

你只需要在句子表述中，建立和展示简单的因果关系，就能让读者很满意。

给你一组对比的句子：

“上架商品数量减少了10%，每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。”

这句话只机械地陈述了两个事实。

“随着上架商品数量减少了10%，每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。”

在《一本小小的红色写作书》中，给了一组这样的对比例子：

公司利润下降了。（这句话质量一般）

公司利润下降了，因为成本增加了。（找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确）

公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。（这句话表达得准确）

而这句话更优的写法是：

公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的。因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。

4.向后给指南，不写鸡汤

对比一下鸡汤式和指南式语言：

我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。（鸡汤）

我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。（指南）

指南，就是务实的建议，可执行的计划，让人为之一振，摩拳擦掌。在务实之后，有眼界是加分；不务实，讲战略就是减分。

打造语言温度

不负面、三明治、润滑剂

1.避免负面词汇，只写“可以做、应该做”

邮件里，与其写：

“我们这周做不了决定，得等到下周一上午。”

不如写：

“我们会在周一上午第一时间做出决定。”

2.用三明治，应对尴尬和负面

举个例子，也许你有需要写这类邮件的时候：

尊敬的**：

我们很遗憾地告知，本公司已经找到32B配件的新供应商。谢谢您想继续和我们合作的诚意。祝您好运！

请看改进版本：

尊敬的**：

很荣幸能在过去的十多年里，与您竭诚合作。作为32B配件的供应商，贵公司一直都按时、按质地递交产品，我们深表钦佩。（这块面包，对过去的合作充分肯定。）

现在，我很遗憾地告诉您，因为本公司业务扩展迅速，我们需要找到一家在全国都有网络的供应商，所以我们的合作会终止于2018年12月31日。（这是臭肉段落，补充上原因之后，不那么臭了。）

如果情况有所变化，或其他需求出现，请相信，我们会第一时间与您联系，再续合作。（这是下面的面包，给了一个积极而开放的结尾。）

3.用“润滑剂”语句给文章上双保险

怎么简单地总结这一点？

假设你的领导两年前力推一条产品线，说一定会挣大钱。结果，这两年来亏得一塌糊涂。你作为得力下属，需要建议领导取消这条产品线。

这事儿是不是很难办，领导肯定很很犹豫：

因为已经对它投入了好几百万。

取消该产品会让领导显得意志薄弱、优柔寡断。

领导指出，销售额的下降可能与5月份的天气潮湿有关。

领导还说了，销售额已经比1月份提高了20%。

我们来设想一下领导这个时候的内心活动：

他不想听到别人告诉他自己已经错了。

他只会记住那些能够支持继续开工的统计数据。

不想看到下级与自己辩论。

不想让自己觉得浪费了时间和金钱。

当我们琢磨清楚他的内心活动后，就不难明白，人们为什么会在面对确凿的证据时，仍然坚持他们原有的观点，甚至还对证据进行不合逻辑的扭曲。

这实际上是人的大脑在鼓励：坚持自己的信念。在人类进化历程中，“坚持”这个动作，与“放弃”相比，原本就是美德。

既然坚持是美德，我们就利用这种坚持一致性的美德，充分认可读者的坚持，在这个基础上去说服他。

以上就是文章要加润滑剂的理论依据。根据这个理论，你写完建议领导取消产品线的文章之后，可以加上这些润滑语句：

管理层当初的判断并没有错，只是现在的情况有所改变。

过去两年积累的经验和客户，可以直接用在新的产品开发上。

在事态改变之前，过去的选择是最优的。

如果您现在果断取消这条产品线的话，会节省****损失。