《秘书工作手记：办公室老江湖的职场心法》

一、做事篇

1.汇报工作

为什么要汇报工作？

• 掌控感、确定感
• 尊重感、重视感

如何汇报工作？

• 先说结果

先汇报结果，如果领导还想了解事情的经过，再说过程。

这一点虽然听起来很简单，但是做起来不容易。首先你要区分结果与过程，其次你要抓住核心的结果，如一周工作当中有很多结果，不是每个事情的结果都要汇报。

• 准备材料

可以准备电子材料，可以用自己电脑展示，或者用会议室的显示屏展示。

可以准备纸质材料，打印出来、或者是整理在笔记本上，讲的时候稍微看一下笔记本，是没问题的。

• 突出重点

找准工作重点，抓住领导关注点，搞清楚领导最关心的到底是什么，具体和重点说领导关心的内容。

测试例会时，昌哥向HJJ了解跨平台项目的测试情况，昌哥想了解的重点是这周测试了什么功能，有什么严重问题，严重问题解决进度如何。

• 逻辑清晰

思考领导对工作的要求是什么，工作的进度如何，还有哪些问题需要解决。

分类归纳

分点陈述

• 拿出方案

不要给领导解答题，而要给领导选择题。

遇到问题，首先有自己的思考，有解决问题的思路，想好方案和理由。

2.打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气

• 调子高一些，语速急促一些
• 要打招呼
• 多用书面语

3.如何做会议记录？

会议记录框架：

• 开会的日期、时间和形式
• 主持人、参与人
• 探讨的问题
• 问题的形式和现状
• 解决方法或观点
• 达成的共识
• 还存在的什么问题
• 后续工作如何开展
• 谁负责什么事，什么时候完成
• 下次开会时间

4.如何给文件命名？

“3w”命名法

when（八位年月日）、who（全名+职务）、what

如：20150724王勇校长北京大学毕业典礼演讲

二、做人篇

1.如何拥有温暖人心的力量

• 热情诚挚地、充满精气神地、完整准确地打招呼
• 如何说“不”

认真而干脆，办不了别支支吾吾地拖着，告诉对方自己办不了及办不了地原因

态度坚定而语气温和，多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气说拒绝的话

可以的话提供替代方案

尊重自己的感受和需求

2.如何说话

• 多说“请”

如领导跟你说：“你把老刘叫过来。”

你跟刘经理这么说：”刘经理，我们领导请您过去。”

• 多称“您”
• 明白了，我马上就办！

对于领导的指示，听明白后第一时间迅速回应。笔者就因为用“嗯”的一声回应领导，结果被当面批评。

• 你是专家，你的帮助太重要了！

请别人帮忙时，要强调别人帮助对你的重要性。

• 您对这个事怎么看？

电梯遇到领导，可以跟领导聊一个跟单位发展有关，而又发人深思的话题。

• 要不这样您看行不行？

拒绝时提出中间方案。

• 您稍等，我有点拿不准，我去确认（查询）一下。

被领导询问不知道的时候，可以这么回答，不要直接说“不知道”。

3.人际交往不过夜

白天没回的电话、 没里的信息都回复了吗

4.梳理你的交友原则

书中作者介绍了其一位朋友的交友原则，如下：

• 看重品格
• 建立信息库
• 主动出击
• 当好听众
• 满足对方

你有没有自己的交友原则？

如果没有，可以梳理一下，写下来。

如果有，有没有明确写出来，熟记于心，并且自己是按照原则行事。

三、修炼篇

1.如何修炼眼力见

何为眼力见？

关键时候派上用场，有敏锐的职业嗅觉，提前准备

如何修炼眼力见？

最根本在于心态，一种随时随地“搞服务”的心态，时刻思考，怎么去照顾别人，怎么顾忌到别人的感受和需要。

但个人认为，也不能因此让自己变成一个阿谀奉承的人。

2.如何修炼即兴发言

有准备。如参加一个会议，你估计可能会被提问发言，你提前思考可能会被问到的问题。

有态度。使用“感谢+自谦+认同”公式。

感谢领导给我发言的机会，感谢组织创造这么好的平台，感谢之前同事的发言……

下面我抛砖引玉，请大家批评……（我对这个问题没有太深入的思考，简单谈一下自己的想法，说得不对请大家包涵……）

前面同事的发言主题突出，让我深受启发，尤其是XXX讲到XXX，XXX提到XXX，所得十分到位……（可以表扬个人、也可以表扬组织）

有说法。凝练一个朗朗上口的观点、或者几个关键词语。

有爆点。幽默点，可以自嘲一下

3.如何记日记

日记记什么内容？

• 记事，一些重要的事情、一些新尝试的事情，如管理团队尝试了新的方法
• 记启发，遇到的事情给你什么启发
• 复盘

如何记？

今天有什么重要工作，有启发的事情，见了什么重要的人，直接分点列出来，然后每一点后面加上自己的体会与分析

4.如何积累写作素材

素材积累哪些内容？

• 思想与观点，对各种问题的精辟认识活精妙观点
• 实例与故事
• 名言与金句

四、心法篇

1.强准备

机会总是留给有准备的人。

从跟领导出差要注意什么，到吃饭怎么点菜，怎么安排座位，建立档案库，如何打电话发信息

2.多学习

3.多琢磨

4.尊重自己的感受和需求

5.工作拼到最后，其实是拼身体

• 管住嘴，吃七八分饱
• 别贪睡，作者的方法是中午不午休，中午做一点运动，晚上会睡得更好。中午的确不宜睡太长时间，不然晚上可能会失眠，早上没精神，想着中午补觉，这样形成恶性循环

6.空耗工作时间并不是幸运

坚持不懈地把时间投入到一件占用自己绝大部分时间和精力却又对自己没有所谓的事情上，无论如何都不算是幸运。

7.即使靠专业吃饭，做人也是一辈子的事业，是第一事业

8.外包思维

判断哪些工作可以外包？单纯的重复劳动活(如公司搬家，可以找搬家公司)，外包可以找到更专业远超你水平的事情（如制作ppt）

9.重视文档格式

发出的正式文档，要做到排好版，没有错别字。