写邮件

无论是在申请学校的时候和国外的教授陶瓷，还是和其他从事科研工作的相关人员通信，礼貌规范的邮件书写风格会为你身为科学研究者的专业形象加分不少，更何况在发表科研论文的过程中，和期刊编辑进行顺畅的沟通反馈更是极为重要的一个环节。然而，新毕业生和科研新人对撰写专业的电子邮件这一必要工作深感困难，甚至会感到恐惧，尤其是当使用英语来进行沟通的时候，大多数人都习惯于发送便捷的非正式内容的电子邮件，缺乏正规的语言结构。

下面我们来谈谈撰写专业的英文邮件所需的两大要点： 语气正式和 行文简洁。

 

语气正式 

正式的语气可以传达您对收件人身份的尊重之意，提高邮件的专业性。

要避免使用缩略语和俚语，需要注意使用礼貌用语，如"please"、"thank you"、"sorry"、"apologies"、"if possible"和 "at your convenience"。

专业邮件还应结构规范，正文前后使用相应的文首文末用语。尤其要在邮件开端使用"Dear"，而不是"Hi"或类似的非正式问候语，正式的结语有"Sincerely," "Thank you," "Best wishes," "Best regards"。

在特定语境下，尤其是与收件人素未谋面的情况下，称呼对方时应使用头衔和姓氏，（如"Ms. Smith"、"Mr. Smith" "Dr. Smith" "Prof. Smith"），而非名字或全名；注意，只有在获得允许后，或者收件人在回信中署了名字后，才可以考虑使用较为非正式的问候语。

 

行文简洁 

接受英文电子邮件的对象可能正忙于教学、科研和行政工作，因此邮件内容最好简明扼要，以示对对方宝贵时间的尊重。可以不要开门见山地自我介绍姓名因为文末会有您的署名，自我介绍是多余的。如果可能的话，请将正文控制在几句话范围内，说明推荐联络人（如何获得的联系方式），若对方不了解您，则简要介绍自己的背景，阐明来信用意和期许（往往是提出具体请求），最后为占用对方的时间表达谢意。

因此，高效的专业邮件正文长度需控制在 2 至 5 句话之间。邮件标题也应直接显示出本次来信的用意。

下面有一个范例供大家参考： 

背景介绍：一或二年级研究生需要联系教授，了解教授的科研内容，试图加入该教授的科研小组。这种情况尤其会令学生望而却步，特别是学生科研资历尚浅、对方权威性强以及双方未曾谋面时更是觉得忐忑不安。以下的英语邮件示例适合这一情况，专业且简明扼要：

 

Subject: Meeting request

Dear Dr. Smith,

Dr. *** recommended that I contact you.

I am a first-year graduate student in immunology with an interest in innate immunity. If possible, I would be interested in learning more about your research and potential rotation opportunities in your research group. Please let me know if you would be available to meet sometime next week.

Thank you,

Student's name

 

希望通过这些写作技巧，您可以了解到提升英文邮件专业性的各种方法，感谢大家的收看。

以上内容由美国期刊专家AJE的资深学术编辑Michaela Panter博士分享。Panter 博士是 AJE 高级学术编辑，从 2008 年起担负AJE 的编辑工作。她曾获得耶鲁大学的生物医学工程理科学士和硕士学位，以及免疫生物学博士学位，其博士论文的研究重点在于人类细胞中的抗原呈递。Panter 博士还曾担任《耶鲁生物学与医学杂志》主编，并作为科学领域研究生的写作顾问。

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