未名Q

此生若能得幸福安稳,谁又愿颠沛流离。

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目录

第一篇    邮件与联系人    1

第一节    使用与技巧    1

第二节    高效    11

第二篇    事务助手    21

第一节    日程管理    21

第二节    任务    28

第三节    *日记与便笺    28

未名

2017-1-11

鸣谢

秦大:http://www.zloffice.net/

 

  1. 邮件与联系人

  2. 使用与技巧

  3. 设置邮箱帐号

  4. **邮件协议

  5. IMAP/SMTP

    SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)为简单邮件传输协议。Prot:25/SSL:465。

    IMAP(Internet Mail Access Protocol)为交互式邮件存取协议,在服务器上可以将邮件分文件夹整理,同时服务器与客户端是双向通信(客户端操作会反馈到服务器上),相当于在线编辑。Prot:143/SSL:993

  6. POP3/SMTP

    Pop3(Post Office Protocol 3)为邮局协议的第3个版本,单向通信,将"收件箱"的邮件下载的本地后,并默认删除服务器上的存档,相当于离线。Port:110/SSL:995,Pop2 Prot:109。

  7. Exchang

    Exchange Server是微软公司的一套电子邮件服务组件。除传统的电子邮件的存取、储存、转发作用外,亦加入了一系列辅助功能。除支持SMTP、POP3、IMAP4传统协议外,也有自己的ActiveSync同步协议,不仅支持邮件,还有联系人与日历等。具有高延迟和低带宽网络特点,也支持移动端如CE,并且在脱机工作时也可以继续访问(缓存)。

    Exchange Server也是个消息与协作系统,可以被用来构架应用于企业、学校的邮件系统甚至于免费邮件系统。也可以用于开发工作流,知识管理系统,Web系统或者是其他消息系统。能够与微软公司的活动目录完美结合。

    竞争对手:苹果、脸谱和谷歌主推的CardDAV(联系人)/CalDAV(日历)

  8. QQ邮箱/其他收费邮箱

    登录http://mail.qq.com

    Picture 1 开通IAMP

    Picture 2 POP3才有的选项

  9. PST数据文件

    默认目录:我的文档\Outlook文件\Outlook.pst

    Outlook中所有邮件、联系人、日历、任务、便笺等等内容全保存在PST文件里。

    在关闭Outlook后,复制此文件即可备份。

    打开方法:

  • 文件选项卡中打开

  • 在数据文件中添加

  • Pst文件修复工具:C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SANPST.EXE
  • Outlook中任意数据的导入与导出:

  1. Ost脱机文件

    %appdata%\..\Local\Microsoft\Outlook

    POP3 以外的大多数帐户类型均使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost)。这些帐户包括 Microsoft Exchange Server、Outlook.com、Google Gmail 和 IMAP 帐户。当您使用这些帐户时,您的电子邮件、日历和其他项目都将被传送至并保存在服务器上。下载邮件的同步副本并保存在计算机上的脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中。

    但是,保存在本地的任何项目都应备份。例如,"日历"、"联系人"、"任务"和标记为"仅本地"的任何文件夹。c

  2. 联系人

    新建联系人文件夹组

    转发联系人

    联系人组

  3. 文件夹

    除邮件相关的文件夹(收件箱、发件箱、已发送邮件、草稿等等)外,联系人、日历、任务等等也均是以文件夹来体现(功能文件夹)

    已删除邮件:所有被删除邮件、联系人、日历、任务等都会到这里,Shift+删除除外。这里面的内容恢复方法:右键选择"移到文件夹"。

    Exchang服务器支持指定天数内的Shift+Delete恢复。

  4. 邮件编辑器

  5. 编辑模式、段落格式、中文自动换行

    纯英文段落,不受右缩进标尺影响。

  6. 文本格式、插入

    插入选项卡、设置文本格式选项卡、选项选项卡中主题功能组

    内钳的Word/Excel编辑器,也可以在Word/Excel/PowerPoint中编辑好后,使用"使用电子邮件发送"功能。

  7. 签名

  8. 抄送、密抄

    抄送(Cc):邮件副本;

    密抄(Bcc):邮件参与方均看不到,包括发件人自己的已发送邮件。

  9. 全部答复

    在答复有CC(抄送)的邮件时,回复邮件不会抄送给CC的联系人,而全部答复则会抄送给原邮件的CC联系人。

  10. 邮件回执

    所有的邮件:

    单独的邮件设置:

  11. 延迟传递、直接答复

    延迟传递:指定邮件发送日期与时间,非Exchang前提:在线。

    直接答复:收件人的回复邮件,发送到指定的联系人,而不是自己。

  12. 邮件优先级

    重要性与敏感度:仅仅是一个标识,用来提醒收件人。

  13. 删除[邮件]、忽略[对话]、清理[对话]

    共性:邮件都会被移动到"已删除邮件"文件夹

    区别:删除是指定的邮件;

    忽略是此邮件对话的现有与未来的邮件;

    清理是此邮件对话的冗余邮件。

    Message-ID

  14. 垃圾邮件过滤

  15. 手动发送邮件

    如:Word邮件合并。

  16. 自动答复邮件

    非Exchang:登录到服务器上设置自动回复

  17. 邮件查找

  18. 筛选查找

  19. 高级查找

  20. 答复邮件不带原邮件

    注意:此设置为全局

  21. 关闭附件预览

  22. 打印

    表格样式:为邮件主题列表打印

    备忘录:为邮件内容打印

    联系人打印:

  23. 邮件撤回

    须服务器支持

  24. 高效

  25. 视图自定义

    每个功能文件夹的视图设置是不一样的

  26. 布局

    人员窗格:2010新增功能,它将人员和信息无缝结合在了一起。不仅可以及时了解联系人的动态,也可以轻松查阅与联系人一起召开的会议。

  27. 对话方式

    当往来邮件较多时,很方便、实用。Message-ID

  28. 条件格式:未读邮件为红色

    也可在"排列方式"上右键,弹出菜单中选择"视图设置"

  29. 搜索文件夹

    一个自动归类文件夹、关注点文件夹、动态且虚拟的文件夹。

  • 未读邮件
  • 与特定人员往来邮件
  • 有后续标记的邮件
  • 分类邮件
  • ……

  1. 标记与分类

    标记:用于提醒并跟踪(含以后)的邮件,显示在"待办事项"与"任务"中;

    分类:分类/类别,指定颜色。

  2. 快速步骤

    一个快速步骤可以包含多个操作。

  • 发送模板文本内容邮件
  • 创建会议、约会

  1. 投票功能

  2. 发送

  3. 投票

  4. 查看结果

    打开您发送的带有投票按钮的原始邮件。

    该邮件通常位于"已发送的邮件"文件夹中。

    至少有一名电子邮件收件人响应了投票,否则"跟踪"不会显示。

    导出为Excel文件方法:ACV大法(全选-复制-粘贴)

  5. 强大的规则

    对传入/传出的邮件按预定设置,进行自动响应;传入邮件规则一般与文件夹配合。

  6. 快捷创建

  7. 规则向导

  8. 发送与接收

  • 发送与接收组
  • 邮件头

  1. 邮件模板

    定期发送内容都差不多邮件,搞个模板,每次小改动就可以发送了。

  2. 模板文件

非快捷方式打开模板:

  1. 信纸路径:

  1. 邮件证书:加密邮件需双方互持证书

  2. 快捷键能有效的提高操作效率

    邮件类

    非邮件类

    Ctrl+Q:标记为"已读"

    Ctrl+1:邮件

    Ctrl+U:标记为"未读"

    Ctrl+2:日历

    Ctrl+M或F9:检查新邮件

    Ctrl+3:联系人

    Ctrl+R:答复邮件

    Ctrl+4:任务

    Ctrl+Shift+R:全部答复

    Ctrl+5:便笺

    Ctrl+F:转发邮件

    Ctrl+6:文件夹

    Ctrl+O/Esc:打开/关闭邮件阅读窗口

    Ctrl+7:快捷方式

    Ctrl+N:创建邮件

    Ctrl+E或F3:搜索

    Alt+S:发送邮件

    Alt+S:保存并关闭(非邮件)

     

     

  3. 好记性 vs 烂笔头

  4. 日历中有二个对像:约会/项目和会议。在日程开始前,可通过弹窗、电子邮件、短信等方式提醒你。会议是通过邮件来发起、更新、取消会议的沟通,在Exchang中通过对会议室等资源帐号的排程来管理资源的使用。

  5. 不同的排列,显示内容的方式也不同。

    周数显示:

    同样,也可以设置条件格式视图:

  1. 私密

多个日历以重叠方式查看:

  1. 在Exchang模式下,可将你的日历共享给别人,能看到现在和以后的日程。

  2. 将你特定日期段落的日历通过邮件发送给别人。

  1. 通过邮件将某一个约会/会议的信息,共享给别人。

  2. 需Exchang模式下,且默认有小组日历。

    重叠日历功能:

    他人日程内容是否可以看,可以编辑,由日历所有人设置的日历权限。

    注意:默认与匿名,权限等级默认为无。

  3. 先添加附加时区

    再到日历中显示附加时区:周或天排列(月排列不显示)

  4. 通过计划功能,找出与会者的最佳会议时间。

    在Exchang模式下,可添加会会议室帐号,按钮"计划"会变为"调度助手",自动找出所有与会者、会议室的最佳会议时间(大家都有空的时间)

    邀请:发送会议邀请邮件。

    收到的会议邀请邮件:

  5.  

  6. 任务视图:

    Excel中的甘特图制作方法?

  7. 日记:顾名思义,记录办公日记。

    如:会议记要,计时器,持续时间。

    小提示:如果你经常要收发电子邮件,有时可能会忘记什么时候或给什么人发了一封邮件,这时只需把日记记录的"自定义视图"按"联系人"排列就一目了然了。

    在"记录文件"列表框里可以选择是否记录各个Office程序使用文件的活动。如果勾选了"Excel"和"Word",以后我们在Excel、和Word中使用文件的活动都会被Outlook自动记录,包括开始和持续时间等,以后还可以直接在这里双击打开该文件进行编辑。

posted on 2018-02-07 23:13  未名Q  阅读(624)  评论(0编辑  收藏  举报