PMBOK7(十三)：裁剪

1、裁剪概述

　　裁剪是对有关项目管理方法、治理和过程深思熟虑后作出调整，使之更适合特定环境和当前工作。

　　裁剪会考虑开发方法、过程、项目生命周期、可交付物以及与其共同参与工作人员的选择。

　　进行裁剪时需要了解项目背景、目的和运行环境。

项目运行环境复杂，需要平衡潜在的互相矛盾的要求，包括但不限于：

　　▶ 尽快交付；

　　▶ 最小化项目成本；

　　▶ 优化所交付的价值；

　　▶ 创建高质量的可交付物和成果；

　　▶ 遵守监管标准；

　　▶ 满足不同干系人的期望；

　　▶ 适应变化。

2、为什么需要裁剪

　　裁剪旨在更好地满足组织、运行环境和项目的需要，有助于对运行环境和项目需求进行适当管理。

　　裁剪反映项目的规模、持续时间和复杂性，并应适应组织所在的行业、组织文化和项目管理成熟度。

　　裁剪可为组织带来直接和间接的收益。这些属性包括但不限于：更有效的利用项目资源；帮助对方法进行裁剪的项目成员，可做出更多承诺；以客户为本。

3、裁剪的内容

　　裁剪的项目方面包括：生命周期和开发方法的选择、 过程、 参与、 工具、 方法和工件。

3.1、生命周期和开发方法的选择

　　决定生命周期及其阶段是裁剪的一个示例。在选择项目的开发和交付方法时，可以进行其他裁剪。

　　如，建设新的数据中心可能涉及 (a) 使用预测型方法进行建筑施工和装修，和 (b) 采用迭代型方法来了解和构建所需的计算能力。从项目层面来看，这种组合代表着混合型方法，但施工团队和计算团队可能只会使用预测型或迭代型开发方法。

3.2、过程

　　针对选定生命周期的过程和开发方法裁剪，确定对哪些部分或要素实施以下操作：

增加	实现所需的严格性、覆盖范围，或应对独特的产品或运营环境的状况。
修改	更好地满足项目或项目团队的需求。
取消	减少成本或人力投入。
混合	通过混合或合并各种要素带来额外的收益或价值。
调整	协调各种要素，从而形成一致的定义、理解和应用。

3.3、参与

　　对项目所涉及人员参与进行裁剪包括：

人员	需要评估项目领导层和项目团队的技能和能力，然后根据项目类型和运作情况选择应参与的人员以及应具备的能力。
赋能	赋能涉及选择应将哪些职责和现场决策形式下放给项目团队。
整合	项目团队可以包括来自具有合同关系的实体、渠道合作伙伴和其他外部实体的贡献者

3.4、工具

　　选择项目团队将用于项目的工具（如软件或设备）是裁剪的一种形式。

　　通常，项目团队最了解适合情况的工具，但这些选择可能需要根据相关成本做出调整，此外，还要考虑组织领导者设定的项目团队无法改变的制约因素

3.5、方法和工件

　　对将用于实现项目成果的方法进行裁剪，以便这些方法适合项目所处的环境和文化。

　　将用于项目的文档、模板和其他工件进行裁剪有助于确保工件适合项目和组织。

4、裁剪的过程

　　在进行裁剪之前，需要分析和理解项目环境。

　　进行裁剪时通常首先会选择开发和交付方法、对组织进行裁剪、对项目进行裁剪，然后实施持续改进。

　　裁剪过程中各步骤的详细信息：

 

4.1、选择初始开发方法

　　确定用于项目的开发方法。

　　项目团队运用他们的产品知识、交付节奏和对可用选项的认识，选择最适合情况的开发方法。

 

　　合适性筛选器可帮助项目团队考虑项目是否具有适合预测型、混合型或适应型方法的特征。

　　合适性筛选器是一种信息工具，将它的评估与其他数据和决策活动结合起来，以便所裁剪的方法适合每个项目。

4.2、对组织进行裁剪

　　组织制定的一种项目方法论、通用项目管理方法或通用开发方法，它们都可用作其项目管理的起点。这些方法旨在为可重复的过程、对组织项目能力的一致性测量，以及这些能力的持续改进等事项提供支持。

　　已建立流程治理制度的组织需要确保裁剪符合其政策。为了证明项目团队的裁剪决策不会威胁组织的更大战略或管家式管理目的，项目团队需要证明使用某种裁剪方法具有合理性。

　　为组织进行裁剪的额外制约因素包括对安全性要求比较高的大型项目和根据合同执行的项目，可能需要额外的监督和批准，以帮助防范错误、损失或后续问题。

　　对组织的方法裁剪包括增加、取消和重新配置该方法的要素，以使该方法更适合组织。

 

　　设有项目管理办公室 (PMO) 或价值交付办公室 (VDO) 的组织，在对经裁剪的交付方法进行审查和批准方面可以扮演一定的角色。

　　内部项目裁剪可能只需项目经理批准即可，而对外部团队有影响的裁剪变更可能需经 PMO 或 VDO 批准。

　　VDO 承担着促进者的角色，而非管理或监督职能。它侧重于为项目团队提供教练；在整个组织内培养适应性技能和能力；以及辅导发起人和产品负责人更有效地承担这些角色。

4.3、对项目进行裁剪

　　对项目进行裁剪受 产品/可交付物、项目团队、文化 等属性的影响。

　　应该询问关于每个属性的问题，以帮助指导他们完成裁剪过程。对这些问题的回答有助于识别裁剪过程、交付方法、生命周期、工具、方法和工件的需要。

4.3.1、产品/可交付物

　　合规性/关键性。 什么程度的过程严格性和质量保证是合适的？

　　产品/可交付物的类型。 产品是否为人所知且为有形之物。

　　行业市场。 项目产品或可交付物服务于哪个市场？该市场是否受到严格监管，发展迅速或缓慢？竞争对手和所在企业的情况如何？

　　技术。 技术是稳定且成熟，或是发展迅速且存在过时的风险？

　　时间框架。 项目时间框架很短（数周或数月）还是很长（数年）？

　　需求的稳定性。 核心需求出现变更的可能性有多大？

　　安全性。 产品业务的要素是否属于保密或机密信息？

　　增量交付。 这是项目团队可以用增量方式开发并获得干系人反馈的东西，还是在接近完成之前难以评估的东西？

4.3.2、项目团队

　　项目团队方面的考虑事项包括：

　　项目团队的规模。 将有多少全职和兼职人员参与项目？

　　项目团队所在地理位置。 团队成员主要位于何处？部分或全部团队是远程工作还是集中办公？

　　组织分布情况。 团队的支持小组和其他干系人位于何处？

　　项目团队的经验。 项目团队成员在行业、组织或彼此合作方面是否有任何经验？他们是否具备所考虑项目要求的技能、工具和技术？

　　联系客户。 经常及时获得客户或客户代表的反馈是否切实可行？

4.3.3、文化

对文化进行评估包括以下方面的考虑因素：

　　认同。 所提议的交付方法是否得到接受、支持和热情认可？

　　信任。 是否高度相信项目团队有能力并致力于交付项目成果？

　　赋能。 是否信任、支持和鼓励项目团队负责并开发工作环境，制定协议和决策？

　　组织文化。 组织价值观和文化是否与项目方法一致？这包括赋能与指定和检查、信任当地决策与请求外部决策等。

 

　　对这些属性进行评估，可以为项目指定有关参与、过程和工具的裁剪决策。上图中描述了这些取消和增加的过程，其中“X”代表取消的过程，虚线框代表增加的试验过程

4.3.4、实施持续改进

　　让项目团队参与过程改进可以培养主人翁意识，并表现出对实施持续改进和质量的承诺。

　　让项目团队参与寻找和实施改进措施也表明了对他们自己的技能和建议以及赋能的信任。

　　项目团队参与裁剪展示了创新和改进而不是安于现状的思维模式。

 

　　组织的裁剪方式本身就可以被裁剪。但大多数组织采取了以上描述的四个步骤中的部分或全部步骤。他们使用的要素包括选择初始方法、对组织进行裁剪、对项目进行裁剪以及实施持续改进。

5、对绩效域进行裁剪

　　项目管理原则为项目从业者的行为提供了指导，因为他们对绩效域进行裁剪，从而满足项目背景和环境的独特需要。

　　根据项目的独特性对与每个绩效域相关的工作进行裁剪。

 

　　与每个绩效域相关的一些裁剪考虑事项包括但不限于：

5.1、干系人

　　是否有与干系人及供应商的协作环境？

　　干系人是属于组织内部或外部，或者二者都是？

　　针对干系人沟通，哪些技术最合适且经济有效？可以使用的沟通技术有哪些？

　　干系人是否使用同一种语言？是否已有所考虑，以适应来自不同语言团队的干系人？

　　现有多少干系人？干系人社区中的文化多样性如何？

　　干系人社区内存在什么样的关系？干系人或干系人群体加入的网络越多，干系人收到的信息及错误信息的网络就越复杂。

5.2、项目团队

　　项目团队成员的物理地点位于何处？项目团队是否集中办公？项目团队是否位于同一地理区域？项目团队是否分布于多个时区？

　　项目团队是否反映了不同的观点和文化视角？

　　如何为项目确定项目团队成员？项目团队成员是全职还是兼职参与项目？是否有具备工作执行能力的承包商可供选择？

　　项目团队是否形成已有的文化？裁剪将如何受到现有文化的影响，以及现有文化将如何受到裁剪的影响？

　　如何为项目而管理项目团队发展？组织是否有管理项目团队发展的工具，或者是否需要建立新工具？

　　是否有具备特殊需要的项目团队成员？项目团队是否需要有关多样性管理的特殊培训？

5.3、开发方法和生命周期

　　对产品、服务或结果而言，合适的开发方法是哪种？如果是适应型生命周期，应采用增量型还是迭代型方法来开发项目？混合型方法是否为最佳选择？

　　对特定项目，合适的生命周期是怎样的？项目生命周期应包括哪些阶段？

　　组织是否拥有正式或非正式的审计和治理政策、程序和指南？

5.4、规划

　　内部和外部环境因素如何影响项目及其可交付物？

　　影响持续时间的因素是什么（例如可用资源与其生产率之间的相关性）？

　　组织是否有与成本估算和预算有关的正式或非正式政策、程序和指南？

　　组织如何估算使用适应型方法的成本？

　　是否只有一次主要的采购，还是需要在不同时间向不同卖方进行多次采购，而这会增加采购过程的复杂性？

　　组织的采购政策是否参考当地相关的采购活动法律和法规？这会对合同审计需求如何影响？

5.5、项目工作

　　考虑到组织文化、复杂性以及其他项目因素，哪些管理过程最有效？

　　如何管理项目中的知识才能营造协作的工作环境？

　　在整个项目期间及项目结束时，应收集哪些信息？如何收集和管理信息？哪项技术可用于开发、记录、传输、检索、追踪和存储信息和工件？

　　未来的项目能否获得历史信息和经验教训？

　　组织是否拥有正式的知识管理数据库，项目团队需要使用而且可以随时访问该数据库？

5.6、交付

　　组织是否拥有正式或非正式的需求管理系统？

　　组织是否拥有正式或非正式的确认和控制相关政策、程序和指南？

　　组织有哪些质量政策和程序？组织使用哪些质量工具、技术和模板？

　　是否存在必须遵守的行业质量标准？需要考虑哪些政府、法律或法规方面的制约因素？

　　项目中是否存在需求不稳定的领域？如果是，应对需求不稳定的最佳方法是什么？

　　如何在项目管理或产品开发的要素中对可持续性因素加以考虑？

5.7、不确定性

　　针对这项工作的风险偏好和风险承受能力如何？

　　在选定的开发方法中如何最有效地识别和应对威胁和机会？

　　项目的复杂性、技术不确定性、产品新颖性、节奏或进展跟踪，这些情况的出现将如何影响项目？

　　就项目的预算、持续时间、范围或团队规模而言，是否需要采取更详细的风险管理方式？或者项目规模较小，足以证明简化的风险管理过程是否具有合理性？

　　高水平创新、新技术、商业安排、接口或其他外部依赖关系是否需要稳健的风险管理方法？或者项目足够简单，采用简化的风险管理过程是否足够？

　　项目的战略重要性如何？因为项目旨在创造突破性机会、克服组织绩效障碍，或涉及重要的产品创新，是否导致此项目的风险级别升高？

5.8、测量

　　如何测量价值？

　　是否有财务价值和非财务价值的测量？

　　在项目期间和项目完成后，项目将如何进行与收益实现有关的数据采集和报告？

　　项目状态报告的要求是什么？

6、诊断

　　定期审查会议（例如回顾会议或经验教训会议）是有效的方式，用以确定方法是否运作良好，以及是否可以通过裁剪实现改进。

　　不使用回顾会议的项目团队，可以通过查看问题、威胁、质量保证统计数据和干系人反馈获得一些迹象，该迹象表明进一步裁剪或调整可能是有必要或有用的

常见情况与裁剪建议：

情况	裁剪的建议
质量差的可交付物	增加更多反馈核实循环和质量保证步骤。
团队成员不确定该如何继续或开展工作	增加更多指导、培训及核实步骤。
等待审批的时间延误过长	在项目一定价值临界值之内，尝试通过更少的授权人员来简化审批决策流程。
在制品过多，或报废率过高	运用价值流图和看板等技术将工作可视化、识别问题并提出解决方案。
干系人没有参与或分享负面反馈	评估与干系人是否分享了充分的信息、反馈循环是否存在且有效，以及更深入的参与是否可能比简单的沟通更为有效。
对项目进展缺乏可视性和了解。	进行检查，以确保团队和干系人会议期间正在收集、分析、分享和讨论适当的措施；确认团队内部和干系人就相关措施都达成一致。
持续出现团队未准备好应对的问题和 /或风险，需要团队做出反应，而非处理进展中的工作。	探究根本原因，以识别项目过程或活动中是否存在相关差距。

7、总结

裁剪涉及对有关方法、治理和过程进行考虑后作出调整，使之更适合特定环境和当前项目。它涉及对人员要素、所用过程和所用工具进行分析、设计和精心修改。裁剪过程包括四个步骤：

　　▶ 选择初始方法；

　　▶ 对组织进行裁剪；

　　▶ 对项目进行裁剪；

　　▶ 实施持续改进。

　　裁剪过程通常由项目干系人进行，裁剪的界限和方法则受制于组织指南。组织治理有助于确保项目团队之间的外部接口正确匹配，并以裁剪考虑因素的形式提供指导