PMBOK(十二)：十大知识领域之项目采购管理

　　项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。项目采购管理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程。

　　被授权采购项目所需货物和（或）服务的人员可以是项目团队、管理层或组织采购部（如果有）的成员。

　　项目采购管理过程包括：

规划采购管理	记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程	规划过程组
实施采购	获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程	执行过程组
控制采购	管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程	监控过程组

　　项目采购管理概述：

  

1、核心概念

　　与采购过程相关的重大法律义务和惩罚，通常超出大多数其他的项目管理过程。

　　通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行。

　　项目采购管理过程涉及到用协议来描述买卖双方之间的关系。

　　合同签署的方法和合同本身应体现可交付成果或所需人力投入的简单性或复杂性，其书写形式也应符合当地、所在国或国际法中关于合同签署的规定。

　　合同应明确说明预期的可交付成果和结果，包括从卖方到买方的任何知识转移。合同中未规定的任何事项则不具法律强制力。

　　因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）或订购单。

　　用不同的名称来称呼负责采购的单位或部门，如购买部、合同部、采购部或收购部。

　　因应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商；买方可能为最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者或购买方。

2、规划采购管理

　　规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。

　　本过程的主要作用是，确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。

　　本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

 

  

　　应该在规划采购管理过程的早期，确定与采购有关的角色和职责。项目经理应确保在项目团队中配备具有所需采购专业知识的人员。采购过程的参与者可能包括购买部或采购部的人员，以及采购组织法务部的人员。

3、实施采购

　　实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。

　　本过程的主要作用是，选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。

　　本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

  

4、控制采购

　　控制采购是管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

　　本过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。

　　本过程应根据需要在整个项目期间开展。

  

　　买方和卖方都出于相似的目的来管理采购合同，每方都必须确保双方履行合同义务，确保各自的合法权利得到保护。合同关系的法律性质，要求项目管理团队必须了解在控制采购期间所采取的任何行动的法律后果。

　　鉴于其法律意义，很多组织都将合同管理视为独立于项目的一种组织职能。虽然采购管理员可以是项目团队成员，但通常还向另一部门的经理报告。

　　控制措施的质量，包括采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素。组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询，包括持续的反腐计划，都有助于实现适当的采购控制。

　　在控制采购过程中，需要开展财务管理工作，包括监督向卖方付款。

　　在合同收尾前，若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款，随时对协议进行修改。