从点滴看管理之会议管理
现状
随着岗位专业化,部门间的沟通更加频繁,一些缺乏管理的会议降低了我们的工作效率。
如何组织会议
- 提交会议纪要 项目经理
- 会议的日期
- 会议的地点
- 会议的类型
- 会议的目的:组织本次会议的目标和想要达到的效果。
- 应该开的会议:
- 避免这些会议:
- 会议的议题:会议讨论的内容项、每一项的预计时间、总时间。
- 指定会议记录人员
- 考虑这些人是否可以在会议上贡献价值和获取信息。
- 会议参与者:明确必须参加的和自愿参加的。
- 申请会议室 项目经理
- 发送会议通知 项目经理
- 如有需要,发放会议材料
- 如有需要,明确反馈方式和时间。
- 会前检查 项目经理
- 检查会前准备。
- 明确会议的类型、目的、参与人员。
- 会议组织 项目经理
- 会议流程
- 介绍一遍会议组织要点
- 按照会议纪要给大家介绍会议目的与议题。
- 按照议题顺序组织大家讨论并得出结论。
- 最后由记录人员重复一次结论。
- 会议控制
- 保障会议按流程进行
- 按照纪要保障讨论不跑题、不超时。
- 保证每个议题有结论、负责人、时间要求。
- 会议纪要
- 每个议题中有价值的发言。
- 每个议题的结论、负责人、时间要求。
- 会议流程
- 会中检查 项目经理
- 观察会议组织情况
- 指导会议组织。
制定会议规范
通过参与各项目会议,梳理并制定会议规范,需要包含以下内容:
- 规范项目类型:明确我们工作中需要哪些种类的会议。
- 明确会议目的:每种会议的目的和预期结果。
- 明确参与人员:每种会议需要哪些人员参与。
- 会议组织指导:每种类型的会议应该怎么开。
通过此规范减少无意义的、不规范的会议。
如何实施
- 从自己的项目中先验证方案可行性。
- 各项目经理先从各自的项目,执行此组织方案,定期反馈交流。
- 实施负责人进行抽查,包括会前和会中检查,记录问题。
- 对执行效果不好的项目团队进行一对一指导。
规划、坚持、分享、选择、奉献