工作效率
每个人的可用时间是固定的,一天如此,一生也是如此,我们只要合理统筹,找到一些可遵循的规律,那么,就可以在固定的工作时间内做出更好、更多的工作成果。
传统教我们提高工作效率的方法,是把工作按照“轻重缓急”的组合分为4个象限来解决:
A象限(重要且紧急)和D象限(不重要也不紧急)的处理原则很清楚,不用赘述。主要的困扰在于B象限(重要但不紧急)和C象限(紧急但不重要)的工作起冲突时,我们该怎么办?
我自己的原则是这样的:
首先,我会分析一下C象限的工作完成时间需要多长,如果这个时间在我可以承受的范围内,我会先完成C象限的工作,再完成D象限的工作;
其次,如果C象限的工作完成时间超过我的承受范围,那么,我会采取与相关当事人“沟通”的策略(如果不是外部产生,而是自我产生的,则自我进行评估),看是否能够在C象限工作安排当中寻找“第三方协助”或“打出时间差”。“第三方协助”好理解,所谓“打出时间差”就是把工作任务进行合理的分解成几个步骤或者几大部分,把其中的某个步骤或者某个部分变成D象限的工作(即延后处理),从而为自己赢得更多完成的时间。
另外,4个象限当中的工作都会牵涉到一个问题:就是都会有难易之分。那么,这里提供的解决办法就是我们小时候老师教我们考试答题的原则:“先易后难,完成不难”。
基于以上4个象限划分工作,从某种程度上其效率说是“被迫”提高的,就像我们农村夏天双季稻谷必须赶在立秋到来前“双抢”一样(庄稼的抢收和抢种),难免有时会出现顾此失彼的现象,真正要让自己高效工作,下列4个原则必须遵守:
第一个原则:目标牵引原则
就是你所做的一切工作都必须要为一个清晰的目标而服务,谁都知道两点之间,直线距离最短,树立目标就是为了让自己的工作从A点到B点是走直线,而不是走弯路。
而目标的设立也要注意分段,即把大目标分解为一个个小目标,这样做的目的有3个:一是化繁为简,执行更加高效;二是实现起来不觉得辛苦,信心也会越来越足;三是积小胜才能成大胜。
第二个原则:未雨绸缪原则
巴菲特说“诺亚并不是在下大雨的时候才开始建造方舟的”。因此,我们要善用自己的工作日记,按照时间进度分解任务,把每天、每周、每月的工作目标和工作内容做一个“轻重缓急”的安排,并提前预估未来可能产生的变化,把时间的“提前量”准备出来。总之,要让自己的每一项工作都像“和尚头上的蚊子——明摆着”,这样你做起事情来,也就能“瞎子吃饺子——心里有数”。
第三个原则:标准化原则
如果我们把反复从事的工作进行“标准化和流程化”处理,你就会发现工作效率至少可以提高50%以上。日本的中小企业人员素质并不比我们高,工作环境和软硬件设施也不比我们好,但工作效率却很高,原因就在于日本人非常善于把工作总结起来,形成“标准化和流程化”,然后谁都可以“依葫芦画瓢”反复照做即可,这不仅提高了效率,还保障了产品和服务的品质。
第四个原则:专注原则
我们经常会遇到在工作中,突然QQ弹出一个你很关心的新闻,你难免会点击进去查看一番,然后又看到相关新闻,造成本来你只关心一个新闻,最后不知不觉看了很多个新闻,从而影响了自己的工作进度。所以,高效工作的一个秘诀就是:必须始终关注自己手头的工作,不要被外界无关的事情干扰和影响。
时间,往往不是被你刻意浪费的(刻意浪费那叫休闲),而是在不知不觉中浪费的!