作为全球最大的餐饮企业之一，百胜集团在形成规模化连锁经营效应的同时，战略地利用信息化手段，强化管理和运营水平，打造企业的核心竞争力。通过流程梳理，百胜集团实现了以规模化、规范化、信息化和现代化为主题的新型中国餐饮企业的变革，并由此进入实质性推进阶段。
百胜集团IT总监李磊
“百胜集团通过使用K2 BPM系统，满足了集团业务流程应用方面的多方需求，系统尤其具备处理大容量、复杂业务流程的能力，并且能和ERP等其他公司核心系统实现全面集成。”百胜集团IT总监李磊，如此介绍流程管理带来的业务价值。
百胜集团在全球超过125个国家和地区拥有超过39000家连锁餐厅，员工人数有150多万。2012年，百胜餐饮集团的收入超过130亿美元。百胜餐饮集团在中国目前有肯德基，必胜客，东方既白和小肥羊等中外知名品牌，拥有超过4500家餐厅，员工人数近50万，是中国第一大餐饮连锁集团。随着百胜集团中国事业部业务的快速成长，人员和组织结构覆盖全国各地，各种业务流程审批需求激增，企业开始出现人工处理周期长，工作量大等业务弊端。为了提升内部管控能力，提高企业整体运营效率，改变手工作业错误率较高且找不到改善依据等现状，企业迫切需要一个流程管理平台。然而，集中式的管理对于流程的管控要求较高，百胜集团需要重新理清企业工作流系统，理清企业资源管理及周边业务系统的各自定位和关系，明确企业ERP、CRM等核心系统的范围和作用，确定办公自动化(OA) 的具体目标。所以，流程管理系统必须要了解项目型、生产性和行政型等不同性质工作流的特点，其软件解决方案要真正做到与业务相适应。自此，百胜集团进入了业务流程管理的选型历程。
据李磊介绍，百胜集团工作流系统从概念论证到一期上线，整个项目建设用了2年时间完成。未来规划中有50多个流程可适用于该工作流平台。百胜集团经过三个阶段(概念论证，产品、方案论证，实施可行性及投资回报分析论证)以及候选产品系统压力测试等十几个步骤，了解和对比了当年国内市场上可获得服务的几十个产品(包括所有国内外知名品牌)，重点论证了近10个产品后，选择使用了K2的系统。
百胜集团在选择BPM系统时，设定了以下标准：
一、系统具有强大的流程引擎，能够处理大容量、多点多并发的业务应用和数据处理；
二、具有技术可靠且先进的开发和配置工具，方便进行多种不同业务流程的开发，并能够灵活变更；
三、系统架构具有可扩展性，可满足应用需求不断增加后的系统容量，系统扩展实现的便利性和经济性，同时具有可被用户掌握的系统维护技术和工具平台；
四、具有与ERP以及其他系统进行技术集成的可行性和可维护性；
五、候选系统品牌需要有行业领先地位，从研发到售后服务，要具备完整的、稳定的产品路线图和团队。
最佳选型决定了最终的使用效果，通过K2 BPM使用效果来看，K2 BPM提高了管理的可见性，可实时产生报表，管理层可及时了解费用动态，为改进、优化流程效率提供数据支持。BPM还加快了报销单据的审批及处理速度，(最多缩短3周)；同时，由于系统的良好设计，使百胜集团可以将功能不仅限于差旅报销单，而是可以扩展至所有的费用付款申请处理, 使超过20000个员工收益。而系统也因为简单易用的设计受到用户的广泛好评。
综合来看，百胜集团的业务流程管理系统上线后，节省了人力成本，减少了报销单据录入量每年30万张及相应核对工作量。也减少了文件邮递、传真、整理工时等流程，员工可以在线填写表单，提高填写准确性。错误率从11%降低到2%，减少了因错误引起的重复审批及解释工作。对与行政部门来说，业务流程管理降低了降低行政支出，包括打印，邮递，传真费用等。百胜集团在一期建设的投资回报率达到53%，投资收回周期为1.96年。
“最重要的是业务历程管理帮助百胜集团实现了业务流程的全过程的无缝链接，如各种费用支付申请审批，请假加班，人事异动审批等。另外，新系统上线后，极大地提高了责任人和部门对于事件的响应速度和准确性，包括从申请发起到支付入账等，系统可做全过程处理和记录。系统还可帮助集团更有效地了解国家法规，了解公司的最新政策，提高了所有员工的工作便利性，同时控制了财务、人事等服务部门的人数增长和团队规模，节省了大量纸张、打印油墨、快递等行政费用。”李磊特别强调。
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