建议遵循六个步骤来打造BPM团队
本文观点节选自Nintex《How to build a business process management dream team in your growing organization》
随着组织的成长，让领导者开心的莫过于看到一切都在顺利运行，高效的业务流程不仅能够提升员工和客户的满意度，还能显著增加企业收入。但这种高效状态，并非是对业务流程放任不管就能偶然达成的结果。
BPM（业务流程管理）正是实现该目标的最佳途径，无论项目起始于IT部门还是业务部门，组建一支专业的BPM或COE（卓越中心）团队都至关重要。本文将探讨BPM如何有效改善业务流程，以及如何构建一支卓越的团队来指导项目，从而实现积极的业务成果。
什么是业务流程管理？
业务流程管理是识别、理解和优化企业如何向客户交付产品和服务的过程。有个这个理解后便可以改进流程，提高运营效率，并打造一种持续优化的生态。
BPM生命周期包括五个周期性阶段：设计、建模、实施、监控、优化
实践中，这些阶段将要求收集端到端流程的数据，以创建当前和新流程的可视化模型，并对新流程进行测试和持续改进，大多数的中、大型组织会依靠专业软件来收集、分析数据及管理流程，通过积累，组织最终会得到一份涵盖从角色责任、风险识别到业务连续性的BPM蓝图。
BPM蓝图可以帮助我们：
1.实现整体流程可视化。
2.避免员工重复劳动和数据错误。
3.为决策提供清晰的框架。
4.建立流程所有权、协作和责任意识。
5.提高运营速度和效率。
6.优化员工入职流程。
7.改进审批、上报和通知流程，以便于审计。
然而，要实现上述这些好处，则需要时间与努力，以正确的方式建立管理体系，而这就要从组建BPM团队开始。
如何开始建立BPM“梦之队”
构建一支卓越的BPM团队不仅意味着要招募最优秀的人才，还应考虑为这些人才的成功铺路，以确保他们能发挥最大潜能，我们建议遵循以下六个步骤来打造BPM团队。
第一步：找到跨职能代表
打造BPM团队从内部选拔开始，该团队应由问题的解决者、出色的沟通者以及充满热情、渴望在组织内推动变革的人来组成。
“在任何流程或技术讨论开始之前，我们必须在组织中找出那些愿意参与重大变革，满怀热情的人士”Nintex的解决方案工程师Ellis表示，“业务流程改进计划通常是一场颠覆，是对业务各方面的，包含所有隐性细微之处的详尽记录”。
由于业务流程管理是全公司范围内的工作，因此除了需要IT人员的帮助之外，还需要找到那些IT部门之外的跨职能的业务代表，一旦你找到了合适的成员，除了说服他们加入，更需要让他们看到项目的价值以及你选择他们参与的原因。
第二步：获得管理层支持
一旦团队成立，接下来的关键步骤是获得领导层的认可。这不仅可确保团队获得必要的资源支持，还能让BPM工作与业务战略目标紧密对齐。更重要的是，高层领导对BPM项目的背书将向全公司传递出明确信息：流程优化是组织的首要任务。这个信号可有效降低变革阻力，提高全员对BPM项目的参与度和接受度。
请记住：领导的支持绝不仅是一个简单的批准，它意味着管理层已深刻认识到BPM的全部潜力，并主动承担起释放这一潜力的责任与使命。
如何赢得管理层的支持？关键在于以确凿的证据和详实的数据来支撑实施BPM的必要性。
请记住以下几点：
1.展示BPM如何与组织的战略目标保持一致，以及改进后的流程如何有助于企业实现长期目标。
2.明确阐述BPM的好处，如成本节约、效率提升或合规性改进，并以具体示例说明。
4.展示实施BPM的相似组织的案例及数据。
5.量化上述案例组织的BPM计划的投资回报率（ROI），以表明财务收益大于成本。
一旦领导层认可，便可以启动一系列倡议及活动，以促进全公司对BPM项目的广泛认同。例如：新加坡某企业团队开展了一项主题为“这对我有什么好处？”的倡议活动，有效化解大家对BPM项目实施所产生的一系列顾虑，极大地激发了整个组织对BPM项目的积极态度。
第三步：建立适当的激励机制
应当激励团队成员，强化他们的责任感与主人翁意识，以长期保持对BPM项目的热情与动力。简而言之，要探索并恰当实施激励措施，这些激励不一定局限于物质奖励，更可以着眼于促进团队成员的个人职业成长与发展。
一些激励措施如：
公开表彰：可通过公司通告、会议等渠道，大力肯定并展示杰出人员的贡献。要突出他们在流程改进方面所付出的努力，并特别强调他们所取得的具体成就，以此彰显其重要性与价值。
专业发展：提供与BPM相关的培训、研讨会或认证，培养员工的技能水平，这不仅可以增强他们在团队中的角色能力，更可有助其长期职业发展。
绩效认可：在员工绩效评审中认可他们在BPM团队中的贡献，为那些在流程或业务改进方面表现出可衡量成果的人员提供奖金。
团建活动：举办有趣的团建活动，培养项目参与者之间的联系，营造积极的协作氛围。
通过这些激励措施，可有效激励团队成员积极扮演好自己的角色，以长期、稳定的推动BPM计划。
第四步：制定行动计划
一旦您拥有了一支活力满满的团队，接下来就必须为他们指明变革的方向，制定行动计划，为此或将需要：
广泛收集意见：通过倾听利益相关者的声音，全面评估组织当前业务流程的现状。
明确战略目标：确保所设定的目标与公司的战略优先事项紧密关联，保持一致。
确定改进优先级：基于对业务成果的影响程度，合理安排流程改进的先后顺序。
选择方法论：考虑采纳精益管理、六西格玛等方法，以提升效率与质量。
设定KPI：设定关键绩效指标，以监控目标进展情况。
调配资源：明确实现这些目标所需的各项资源，包括预算、人员配置及专业软件等，确保资源到位。
一旦团队完成了这些初步筹备工作，就可以为每个优先流程制定详细的行动计划，计划中需要明确每一个具体事项，以及执行的时间表和责任人。
第五步：组织内部训练
许多公司经常在BPM团队培训上表现出吝啬（甚至完全跳过）。而这恰恰可能是成功团队和失败团队之间的分水岭。
根据团队的背景和构成，培训可以涵盖以下几个方面：
1. 掌握特定的BPM方法，例如敏捷方法论、六西格玛和精益原则等。
2. 深入理解流程图绘制、流程优化的基本原则。
3. 学习并使用流程管理软件、自动化工具及数据分析平台等先进技术。
4. 掌握数据分析的最佳实践，以便有效收集并解读流程数据。
5. 熟悉变革管理原则，以有效应对实施过程中的挑战，促进新流程的顺利采纳。
6. 提升团队协作与沟通能力，加强团队成员的演讲技巧。
7. 提供研讨会、行业会议等学习资源，提供与导师、专家进行一对一的交流机会。
《IDC 2024年中端市场过程自动化状况白皮书》指出：“成功的关键要素在于团队培训，以及提供与专家一对一交流的机会。”
第六步：奖励和认可
打造BPM“梦之队”的最后一步，是遵循您之前所建立的激励制度。一旦团队开始实施BPM计划，您必须迅速且频繁的认识到大家辛勤工作的价值。
IDC报告发现：“构建一条涵盖薪酬提升及其他奖励措施的职业成功路径至关重要……那些没有任何奖励机制的项目几乎总是失败。虽然基于认可的奖励有助于项目取得成功，但在最为成功的项目中，其奖励通常都涵盖薪酬增长。”
无论从哪个维度审视，启动业务流程管理项目均是一项艰巨的任务。这要求您精心组建团队、赢得领导层支持、设计激励机制、规划行动步骤、提供必要培训，并在项目进程中持续给予团队成员认可与鼓励。
值得注意的是，通过选择合适的工具或服务，可以让上述挑战变得容易许多。
上海斯歌作为业界领先的BPM产品和解决方案服务商，在近20年的时间里，始终秉承“为企业实现业务运营自主化”的使命，为广大企业提供全面、高效的业务流程自动化平台和解决方案，不仅在产品层面实现业务流程从设计到执行的端到端自动化，更将先进流程体系管理理念深度融合，通过低代码开发的便捷性、云原生架构的灵活性、认知智能的赋能、任务编排的灵活性以及事件驱动机制的即时响应，为企业提供一站式的流程执行落地解决方案。
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