关于项目提案书/竞标书的心得

■项目提案书/竞标书的结构
1.封面
包括项目名称、投标单位名称、联系人信息和日期。

2.目录
目录应详细列出所有章节及其子章节,并标明页码,以便评审人员快速了解投标书的整体结构。

3.投标函
简要说明投标意向,并概述投标书的主要内容。如果没有特别需要表述的内容,可以不写投标函。

4.公司简介

介绍投标方的背景、资质、经验和核心竞争力。建议提前准备固定的内容,以便在每次项目标书中直接使用。

5.项目背景和目标
提供项目背景信息,包括项目目的、重要性和预期目标。客户提供的需求资料中通常包含这些信息,但描述可能不够直接,需要深入理解和总结。
如果资料篇幅较大,可以使用AI进行分析和总结,但请注意,非公开资料不得使用AI处理。

6. 理解项目
以图文并茂的方式详细阐述对项目需求的理解,向客户展示我们对项目的深入认知。
与第五点相同,深入分析客户资料,明确客户的真实需求,对提高标书质量至关重要,能够有效防止跑题。
■解决方案
解决方案包括业务设计方案和技术解决方案。针对客户的需求,我们将采取以下措施:
1)详细描述业务设计方案
包括业务场景图、业务生态图、业务流程图及画面样式。根据需要,可以开发画面原型。
画面样式至关重要,优质的设计能够精准把握客户产品经理的痛点,成为业务评估的加分项。需要列出功能一览,以便与客户确认项目范围,并为工时估算提供参考。
2) 详细描述技术方案
包括系统架构图、数据流程图、技术选型及关键技术点的解释。
结合客户的业务特点,需重点讲解如何实现系统的非功能性要求,如高并发性、高可用性和系统安全性。
技术方案的阐述没有固定标准,目的是清晰、简洁地向客户传达“针对你们的需求,我们将使用这样的技术解决方案”。
特别注意收集客户关心的问题,并在技术方案中重点说明。
例如,近期我们参与了一个AI项目,客户在说明需求时表达了对AI回答精准度和信息安全的担忧。
因此,在技术方案中,我们着重描述了提升回答精准度和信息安全的解决方案,尽管仍有不足,但最终获得了最高的技术评分。

7.项目实施计划
定义项目的阶段、关键里程碑、进度计划。
・项目是否分阶段推进?
・客户方期望的上线日程是否能实现?如何实现?

8.项目管理
1)项目管理方法
选择瀑布或敏捷方法,并说明选型理由。
可以采用迭代或大迭代+敏捷的方式,结合项目特点和客户期望,选择最适合的方法,并向客户说明选择依据。

2)质量管理计划
描述项目的质量标准、质量保证措施和质量控制流程。可以提前准备公司的质量管理计划,并在每次项目标书中使用,但需根据客户要求调整质量目标值。
质量管理计划的概要内容如下。

明确项目目标和质量要求:首先需要确定项目的质量目标,包括产品或服务的质量标准、验收标准等。
利益相关方的需求分析:识别并分析各个利益相关方的期望和需求,将这些期望转化为具体的质量标准和指标。
制定质量政策与目标:基于项目目标和利益相关方的需求,制定项目的质量政策和目标。
确定质量管理策略:考虑项目所属的行业特点以及项目的规模和复杂度,确定质量管理的方法和流程。
制定质量管理计划的组成部分:包括质量政策和目标、质量管理体系、质量计划和时间表、质量指标和测量方法、质量管理资源、质量风险管理等。
执行质量管理计划:确保所有项目成员按照计划的要求进行工作,采用适当的方法和工具进行质量控制和质量保证活动。
监控和控制项目的质量:进行定期的质量监控和控制活动,及时发现和解决质量问题。
评估和改进项目的质量:项目结束后,对项目的质量进行评估和改进,总结项目的经验教训。

3)风险管理计划
识别项目可能面临的风险,评估风险影响,并制定相应的风险缓解策略和应对措施。可以提前准备公司的风险管理计划,并在每次项目标书中使用。
风险管理计划主要包括识别风险、评估风险、回避风险和跟踪风险。

4)人力资源管理
一般只需提供项目体制图,除非客户要求,否则无需详细的人力资源计划。

9.课题与风险(前提/制约因素)
整理项目的课题与风险,阐述相应的解决方案和回避方法。
应重点关注客户担心的课题,这样有助于明确项目的难度和范围,并获取客户的认可。

10.报价
明确列出项目的费用构成和预算分配,确保报价合理透明。估算应包括软件和硬件的费用。

11.售后服务
描述售后服务承诺,以展示对项目质量的重视。
例如,提供一年内的免费质保,若发生系统故障,将及时响应并进行修改。
需要明确并向客户传达售后服务与系统维护的区别:可免除非质保相关费用,但不能提供免费维护服务。

12.系统维护(监控与运维)
1)维护响应速度
客户通常会对此提出要求。
2)维护方法
具体的维护方法应根据项目特点而定。
3)维护报价
维护费用一般采用包年或包月的方式进行报价。
由于维护工作的边界模糊、覆盖面广,客户需求多样,因此难以提前估算工时。
若成本可控,可以为客户提供一段时间(如2周或1个月)的免费维护,之后根据工作量与客户商讨维护方案。

13.项目案例
如有相似项目的经验,可以列举两个案例。无需过于详细,重点展示项目的商业价值、目标和关键技术,最好附上相关的画面图和技术架构图。

14.附件
包括团队成员的简历、公司资质证明、过往案例研究、技术文档及其他支持性文件。提前准备好,以便复制到每个项目的标书中。

■注意事项
1.认真理解客户需求
参与竞标的关键要素包括:业务理解、业务设计和技术设计、估算。如果这一步出现偏差,后续工作将付诸东流。
因此,务必认真阅读客户提供的每一份文件,仔细理解每一个细节。务必参加客户的项目宣讲会,并认真聆听讲解,不要遗漏任何信息。

2.做原型图

无论时间有多紧迫,都必须制作原型图。
如果对需求理解准确且提交了一份高质量的原型图,客户的业务人员必然会给予高分评价。

3.解决方案/标书宣讲会
采用主讲+技术支持的形式。
选择一位口齿清晰、声音洪亮且逻辑严谨的主讲人,他/她需深入理解标书内容,能够回答技术细节以外的所有问题。
主讲人必须全面且深入理解项目的业务需求和商业价值,避免与客户产生信息偏差,确保良好的印象分。
至少要带两位技术负责人参加讲标,若被问及技术细节,技术负责人应及时回答。
宝典:多次演练,多加磨练。
不仅要熟练掌握外语讲标,中文讲标也需提前反复练习,以求精进。

4.要真诚
在讲标过程中,要坦诚回答客户的问题。
对于无法准确回答的问题,不要胡乱应付,而应直接表明无法立即提供准确答案,并承诺会后补充书面回应。
客户方的技术人员或业务专家可能沉默不语,但他们绝对不喜欢“装懂”的人。
真诚永不过时,唯有真诚才能弥补“学术不精”的不足。

5.估算
各行各业竞争激烈,估算并没有秘笈。
始终围绕成本、利润和其他价值(如打新等)进行自我压价。
结合自身情况,必要时可以选择不择手段的竞争,但在放弃时也应果断,这同样是一种优选方案。。

6.标书的风格
公司应准备多套风格不同的PPT模板。需要注意的是,模板风格可以多样,但是要确保标书规范。
同时,也可以根据客户的喜好,采用与客户风格接近的PPT。例如,如果客户官网及Logo偏红,可以考虑制作红色调的PPT。

【投保涵例文

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[投标日期]
尊敬的[招标单位名称]:
主题:投标意向及项目概述
我代表[投标公司名称],在此表达我们对[项目名称]项目的投标意向。
我们已全面审阅了贵方发布的招标文件,并对项目要求有了深入的理解。
我们相信,凭借我们在[相关领域或技术]方面的专业知识和经验,我们能够为贵方提供高质量的服务和解决方案。
接下来我们将针对项目理解,解决方案,报价等各个方面进行讲解。
我们期待着有机会与贵方进一步讨论我们的提案,并相信我们的合作将为[项目名称]带来显著的价值。
感谢您考虑我们的投标。请随时与我们联系,以获取更多信息或安排会谈。
此致
敬礼!
[法定代表人或授权代表签名]
[法定代表人或授权代表姓名]
[投标公司名称]
[联系地址]
[电话]
[电子邮件]
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