工作管理清单化

工作管理清单化

 清单，我们日常生活中随处可见。

比如餐馆里的菜单、购物车里的商品列表、超市购物的购物单、外出旅行安排计划、备忘提醒、心愿清单……

 

为什么要用清单来管理工作与生活？

记得十几年前刚大学毕业，曾在银行实习了三个月，做柜台的收银员。刚开始时，前辈非常耐心且详细的讲述了所有操作流程。然而柜台收银涉及现金、支票、票据、转账……多种不同类型的收付操作，而操作流程也有非常多的步骤。快20年过去了，我还清晰的记得当初一脸懵逼的样子，不知所措。当初脸皮薄也不敢反复的去问，一开始也没有做好记录，弄得好长时间都无法实操。后来慢慢将所有操作步骤与细节一一记录下来，才弄明白如何做好该岗位工作。

 在工作中忙碌是常态，一件事接着一件事要处理。有时客户、领导、其他部门人员或项目组人员有事会找过来，提出一些问题或交待一些事情，然而没有随着记录的习惯，光靠记忆力的话，多数事情很容易就被忘的一干二净。而随手记录清单的方式，会让我们避免遗漏掉一些重要的事项。

 在月初月底、项目开始和结束时间段、会议多或偶尔有突发事情时，就会有一堆工作挤在一块，没有记录和梳理的话，工作就会弄得一团糟。而花点时间将这些工作项全部记录在纸上，方便我们厘清工作项，分清重点，分清先后次序。通过将不重要的事情或别人可以帮忙完成的事情指派出去，将最重要的事情优先处理，从而让工作整理有序。

而清单的存在，也在时刻提示着我们还有哪些事情要做，让我们远离拖延。

 清单，它是一个简单且又好用的工具。可以帮助我们避免遗忘；做什么事情都心里有数；让我们保持专注；记录过往经历，方便复盘与回顾；方便整理我们的思路，分清主次；时刻提醒我们，拒绝拖延……

 

可以列哪些清单？

在工作中，我们可以根据需求来罗列详细的目标清单，让我们清晰的知道要完成需求点，需要做哪些事情。

就像前面的例子所说，我们还可以根据业务流程，列出流程每个节点涉及的任务要素，做为工作流程清单，让我们避免在处理工作中遗漏了某一部分。

除此之外，我们还可以按工作要求，列出检查清单。比如软件开发测试，针对不同的业务需求，列出关键的检查逻辑清单；系统开发完成投产，列出投产检查清单，避免某些步骤或关键点遗漏，出现问题。

 

清单怎么列？

1. 随手记

在日常工作中，通常我们都非常繁忙，要记的注意的事项东西太多，需要养成随手记录的习惯，听到什么、看到什么、想到什么……随手记录下来。

 2. 主动问

对于不明白的、看不懂的、不了解的、有疑惑的……全都要主动去询问，直到弄明白为止。而不要爱面子不敢出声，最终结果可能事情没做好，担责挨批肯定就跑不掉了。

 3. 多维度思考

在沟通、制定方案或设置目标与计划的过程中，多换位思考，多问几个为什么。有些事情很简单，但多数事情不单要看到现象，还要了解引发事情的更深层问题。只有了解本质问题，才能真正解决问题。

 

 怎么完成你的清单？

完成清单的前题是，我们必须清晰的知道每一个任务项是什么，有什么背景，由谁提出的，需要向谁交付，有谁可以协助，有什么目标与要求，可以达成哪些结果，存在什么难点，有什么时间要求等等。当然不一定每项任务都需要掌握这么细的信息，但如果能有详细的需求，将更容易完成。

 想要完成清单项的任务，需要养成以下这些习惯：

1. 每天定时检查清单

列出清单后，并不是放在一边置之不理，而是要经常检查。每天早午晚最少需要检查三次以上。

早上回到公司，第一时间并不是回复邮件，而是检查当天需要完成的清单项有哪些？分清哪些项是重要紧急项，需要优化处理；哪些可以指派出去，由其他人员完成；哪些项需要与人沟通检查，查看完成情况……然后再查看邮件，将新增任务项添加进来。

任务很多时，必须优先处理最有价值的最重要的事情。如果不知道如何区分时，可以问自己这几个问题：当前最重要的事情是什么？这真的是重要的事情吗？为什么你会认为它很重要呢？这么重要的事情将会带来什么？不完成将会带来什么影响？

2. 积极主动沟通，不要等待

在工作中，有时有些任务由于各种原因，我们内心可能会不太想去做，这时就需要问问自己几个问题：

为什么必须由我来做？

这里我们可能会有很多借口进行推拖，如果确实可以交出去，那么就快速交给别人来处理，而不要捂在自己手里拖延到最后，造成任务无法完成或延期。借口并不能帮忙解决问题，既然无法移交出去，那么就立即行动起来，将它完成然后轻松自在。

为什么不问一问？

很多人在处理事情时，都是线性思维，不会想更多的办法来解决问题。

比如说事情需要找A协助或询问时，A不在或不答理，事情就卡住不动了，然后在一边等着，等A回复。如果上级领导问起来，只会推拖着说：A不在或不帮忙处理。这时领导如果问：你为什么不去问一问？问问A到底没空还是怎么啦？发信息没回复，有没有打电话呢？如果不帮忙处理，原因是什么？……很多时候只需要多问A几句，事情就很明朗了。

为什么不多问几个人？

有时候找了A没有结果，有的人就放弃了。这时领导如果问：A不帮你处理，你问了B、C没有？

有时候找不对人，事情就会很难进行下去，而路有千万条，人也不止一位。我在做项目管理时，有时为了解决一个问题，试过通过信息群发的方式，找了二十多个人，反正抱着多问几句又不会少了什么的想法，只要有一个回复帮忙解决了，任务就可以继续下去。

3. 及时反馈，寻求帮助

有时候级别不够，去推动一些事情时会遇到很多困难，甚至根本就没法执行下去。这时就应该跳出固有思维，懂得找上级或其他人领导寻求助力，让他们协助我们一起解决问题。而不是将所有事情揽在身上，及时寻求帮助是解决问题的快捷办法，当然前题是需要自己尝试了很多方法后才行，不然将所有事情推给别人，哪还要你来做什么？

我在日常工作中，当某些任务想尽办法也无法完成时，我会尽快找上级领导、对方上级领导或迂回的找到其他部门的领导帮忙，通过多个渠道各种方法，来完成计划任务。

 

定期总结复盘

想要成长进步，同样的坑不要绊倒多次，就需要在任务完成后进行回顾总结，定期复盘结果。

工作中最怕的是，一直在不停的忙碌，却没有停下来进行思考，灵魂追不上向前奔跑的步伐。这样年复一年，日复一日的忙碌，永远有解决不完的问题，不知道为何而忙碌。

复盘不单单是总结经验，而且是在明确目标的同时，及时根据执行结果来调整目标，让我们更接近目标。

 

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