工作管理清单化

工作管理清单化

 清单,我们日常生活中随处可见。

比如餐馆里的菜单、购物车里的商品列表、超市购物的购物单、外出旅行安排计划、备忘提醒、心愿清单……

 

为什么要用清单来管理工作与生活?

记得十几年前刚大学毕业,曾在银行实习了三个月,做柜台的收银员。刚开始时,前辈非常耐心且详细的讲述了所有操作流程。然而柜台收银涉及现金、支票、票据、转账……多种不同类型的收付操作,而操作流程也有非常多的步骤。快20年过去了,我还清晰的记得当初一脸懵逼的样子,不知所措。当初脸皮薄也不敢反复的去问,一开始也没有做好记录,弄得好长时间都无法实操。后来慢慢将所有操作步骤与细节一一记录下来,才弄明白如何做好该岗位工作。

 在工作中忙碌是常态,一件事接着一件事要处理。有时客户、领导、其他部门人员或项目组人员有事会找过来,提出一些问题或交待一些事情,然而没有随着记录的习惯,光靠记忆力的话,多数事情很容易就被忘的一干二净。而随手记录清单的方式,会让我们避免遗漏掉一些重要的事项。

 在月初月底、项目开始和结束时间段、会议多或偶尔有突发事情时,就会有一堆工作挤在一块,没有记录和梳理的话,工作就会弄得一团糟。而花点时间将这些工作项全部记录在纸上,方便我们厘清工作项,分清重点,分清先后次序。通过将不重要的事情或别人可以帮忙完成的事情指派出去,将最重要的事情优先处理,从而让工作整理有序。

而清单的存在,也在时刻提示着我们还有哪些事情要做,让我们远离拖延。

 清单,它是一个简单且又好用的工具。可以帮助我们避免遗忘;做什么事情都心里有数;让我们保持专注;记录过往经历,方便复盘与回顾;方便整理我们的思路,分清主次;时刻提醒我们,拒绝拖延……

 

可以列哪些清单?

在工作中,我们可以根据需求来罗列详细的目标清单,让我们清晰的知道要完成需求点,需要做哪些事情。

就像前面的例子所说,我们还可以根据业务流程,列出流程每个节点涉及的任务要素,做为工作流程清单,让我们避免在处理工作中遗漏了某一部分。

除此之外,我们还可以按工作要求,列出检查清单。比如软件开发测试,针对不同的业务需求,列出关键的检查逻辑清单;系统开发完成投产,列出投产检查清单,避免某些步骤或关键点遗漏,出现问题。

 

清单怎么列?

1. 随手记

在日常工作中,通常我们都非常繁忙,要记的注意的事项东西太多,需要养成随手记录的习惯,听到什么、看到什么、想到什么……随手记录下来。

 2. 主动问

对于不明白的、看不懂的、不了解的、有疑惑的……全都要主动去询问,直到弄明白为止。而不要爱面子不敢出声,最终结果可能事情没做好,担责挨批肯定就跑不掉了。

 3. 多维度思考

在沟通、制定方案或设置目标与计划的过程中,多换位思考,多问几个为什么。有些事情很简单,但多数事情不单要看到现象,还要了解引发事情的更深层问题。只有了解本质问题,才能真正解决问题。

 

 怎么完成你的清单?

完成清单的前题是,我们必须清晰的知道每一个任务项是什么,有什么背景,由谁提出的,需要向谁交付,有谁可以协助,有什么目标与要求,可以达成哪些结果,存在什么难点,有什么时间要求等等。当然不一定每项任务都需要掌握这么细的信息,但如果能有详细的需求,将更容易完成。

 想要完成清单项的任务,需要养成以下这些习惯:

1. 每天定时检查清单

列出清单后,并不是放在一边置之不理,而是要经常检查。每天早午晚最少需要检查三次以上。

早上回到公司,第一时间并不是回复邮件,而是检查当天需要完成的清单项有哪些?分清哪些项是重要紧急项,需要优化处理;哪些可以指派出去,由其他人员完成;哪些项需要与人沟通检查,查看完成情况……然后再查看邮件,将新增任务项添加进来。

任务很多时,必须优先处理最有价值的最重要的事情。如果不知道如何区分时,可以问自己这几个问题:当前最重要的事情是什么?这真的是重要的事情吗?为什么你会认为它很重要呢?这么重要的事情将会带来什么?不完成将会带来什么影响?

2. 积极主动沟通,不要等待

在工作中,有时有些任务由于各种原因,我们内心可能会不太想去做,这时就需要问问自己几个问题:

为什么必须由我来做?

这里我们可能会有很多借口进行推拖,如果确实可以交出去,那么就快速交给别人来处理,而不要捂在自己手里拖延到最后,造成任务无法完成或延期。借口并不能帮忙解决问题,既然无法移交出去,那么就立即行动起来,将它完成然后轻松自在。

为什么不问一问?

很多人在处理事情时,都是线性思维,不会想更多的办法来解决问题。

比如说事情需要找A协助或询问时,A不在或不答理,事情就卡住不动了,然后在一边等着,等A回复。如果上级领导问起来,只会推拖着说:A不在或不帮忙处理。这时领导如果问:你为什么不去问一问?问问A到底没空还是怎么啦?发信息没回复,有没有打电话呢?如果不帮忙处理,原因是什么?……很多时候只需要多问A几句,事情就很明朗了。

为什么不多问几个人?

有时候找了A没有结果,有的人就放弃了。这时领导如果问:A不帮你处理,你问了BC没有?

有时候找不对人,事情就会很难进行下去,而路有千万条,人也不止一位。我在做项目管理时,有时为了解决一个问题,试过通过信息群发的方式,找了二十多个人,反正抱着多问几句又不会少了什么的想法,只要有一个回复帮忙解决了,任务就可以继续下去。

3. 及时反馈,寻求帮助

有时候级别不够,去推动一些事情时会遇到很多困难,甚至根本就没法执行下去。这时就应该跳出固有思维,懂得找上级或其他人领导寻求助力,让他们协助我们一起解决问题。而不是将所有事情揽在身上,及时寻求帮助是解决问题的快捷办法,当然前题是需要自己尝试了很多方法后才行,不然将所有事情推给别人,哪还要你来做什么?

我在日常工作中,当某些任务想尽办法也无法完成时,我会尽快找上级领导、对方上级领导或迂回的找到其他部门的领导帮忙,通过多个渠道各种方法,来完成计划任务。

 

定期总结复盘

想要成长进步,同样的坑不要绊倒多次,就需要在任务完成后进行回顾总结,定期复盘结果。

工作中最怕的是,一直在不停的忙碌,却没有停下来进行思考,灵魂追不上向前奔跑的步伐。这样年复一年,日复一日的忙碌,永远有解决不完的问题,不知道为何而忙碌。

复盘不单单是总结经验,而且是在明确目标的同时,及时根据执行结果来调整目标,让我们更接近目标。

 

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