Project

大型项目往往需要许多人参加才能完成。项目组成员之间的沟通、同步、协调一直是项目管理中的难点。Project 2000基于Web和电子邮件两种工作组方式为实现该功能提供了有利的工具。

一、项目文件是如何传送的
在项目初步规划阶段，项目经理通常需要将计划发送给上级领导和项目相关人员进行沟通，以便大家取得共识，利于项目的实施。

1.1 通过电子邮件发送给相关人
按预先设定的顺序把项目文件一一传送到相关人员，最后在传回发件人是个比较理想的方法，Project 2000就是这样完成的。
项目文件作为附件传送。在Project 2000中，可以通过操作系统中的电子邮件功能进行项目文件的传送。只要执行“文件/发送给” 命令，选择好“邮件收件人(作为附件)”命令，系统便启动操作系统预设的电子邮件程序，如Outlook、Outlook Express等，将项目文件作为邮件的附件发送出去。
按预定顺序传送项目文件。如果想让项目文件按预定顺序依次传送到每个接受人，在Project 2000中可以建立“传送名单”。 执行“文件/发送给”命令下的“传送收件人”命令，
在这里的想传送到的收件人可以直接从通讯薄中搜寻后加入，通过上下箭头还可以调整传送的顺序。有两种方式可供选择：依次传送和同时传送。整个顺序传送的流程又可分为“发文者”和“中继者”两种角色。
发文者是最初传送文件的发件人，一般是项目经理，他可以要求，在传阅结束时，发出的文件可以再传回给他。 中继者是顺序传送流程中收件人，他们可以使用Outlook、Outlook Express或Notes等电子邮件系统接收邮件，在收到的邮件中双击包含的项目文档附件，就能自动启动Project 2000，打开相应的项目文件，进行阅读、修改、调整或加注，最后通过“文件/发送/下一个收件人”命令，转发给下一位收件人，同时自动发送一份状态报告邮件给最初发文者，直到项目文件最后回到最初发文者。

1.2 把项目文件发送到Microsoft Exchange文件夾
如果项目管理环境中安装了"Microsoft Exchange"服务器，项目资料可以直接放置到exchange服务器的公共文件夹里，让公司所有相关人员使用这些资料。可以象一般信件一样打开项目资料。
　
二、 使用电子邮件沟通项目信息
在Project 2000中，有两种工作组方式供项目的参与者能进行项目信息的沟通：电子邮件和Web方式。这里先讨论通过电子邮件方式。

2.1为任务分配资源并得到被分配者的确认
在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，Project 2000会自动地将他为每个资源分配工作的信息按整合到一起，并以电子邮件的方式通过企业内部网或国际互联网发送他们了。
工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。

2.2要求资源提供工作完成情况的状态信息
在项目的实施过程中，当项目经理需要了解各项工作的进展情况时，可以就全部任务或指定的任务发送"工作组状态"消息，要求承担这些任务的工作组成员提交进度报告。
工作组成員打开该邮件后，就会看到项目经理以时间表的形式已经准备好的状态报告表，填写每单位时间的实际工时或剩余工时等信息，必要时还可以在"消息"区域中写上入说明性文字，然后按"发送"按钮，就把完成情况报给了项目经理。
项目经理收到工作组状态的答复邮件后，可将其中的项目实际进度数据自动更新到项目计划中，实现了通过项目进展的动态跟踪。

2.3 发布需要更新的分配信息
工作组分配后如果项目计划发生了变化，如时间和工作量的变更，任务撤消等，系统会立即提示项目经理发送"工作组更新"消息，以保证整个项目同步进行。项目经理只要执行"工具/工作组/工作组更新"命令，这个工作就一步完成，没有必要去一个一个分配的去进行检查核对。

2.4提前提醒资源报告任务状态
对于某些重要的任务，项目经理可以利用提醒功能在任务开始或结束前的某个时间提醒项目经理及相关人员。在计算机系统中安装了Microsoft Outlook的环境下，只需执行“工具/工作组/设定提醒”命令，就能够实现该功能

2.5自定义工作组功能
在Project 2000中可以由用户自己进行定义在项目经理和成员中需要交换的信息内容，以保证沟通的有效性。

三、 使用Project Central建立基于Web的团队工作模式
Microsoft Project Central 是 Microsoft Project 2000 的配套产品，它使工作组成员、项目经理以及其他相关人员在整个项目期间能够协同工作。Microsoft Project Central 可以帮助工作组成员就他们正在执行的任务和项目经理进行沟通，同时也为包括高级经理在内的所有人员提供了获取项目信息的场所。Project Central是基于Web的工作组方式。
用户访问 Project Central 时不需要 Project 2000，只使用浏览器即可。

3.1 在Project 2000中设定团队工作模式
设定这种模式的操作非常简单，只要在服务器中安装好Project Central，它就成为了一个具备管理数据库功能的网站，项目经理或工作组成员使用浏览器，通过网站访问Project Central，就可以直接获取项目信息。
自动建立用户账号。如果在Project Central中工作组成员还没有创建账号，Project Central会在项目经理第一次发送工作组分配消息时自动地为这每个资源及项目经理建立帐号。可以有两种登录及验证身份的方式访问Project Central时，一种是通过用户在Windows 网络系统中的用户帐号，另一种使用使用Project Central的用户账号，此外，也可由管理员为用户在Project Central中之间建立帐户。
使用Project Central。当Project Central 环境一旦建立，便可以进行项目信息的沟通与协调，项目的参与人员只要直接运行IE 浏览器，在地址栏输入Project Central的地址并执行，屏幕上就会显示登录界面，用户找到自己的名称并并输入密码，就可以登录到Project Central。如果用户使用“Windows 帐号”作为登录身份验证方式，就能直接登录到Project Central中。
项目参与人员角色设定。在Project Central中共有三种角色：管理员、项目经理、资源。每个用户都扮演着1~3种某人角色，角色决定了他们的权限。管理员具有最高的权限，他可以配置、管理Project Central的工作环境。项目经理负责项目规划与任务的日程排定，他在Project 2000中可以进行任务的分配，计划的调整，要求工作组成员提供任务进度状态报告，并进行项目更新。资源主要是完成项目经理所分配的任务，并可以对项目计划提供建议。

3.2 项目经理与工作组成员沟通
项目经理与工作组成员的沟通流程主要有以下几个方面内容：
1、 项目经理通知工作组成员，已经为他们分配了新的任务。
2、 工作组成员从“工作组收件箱获取分配给自己的任务信息，并就是否接受分配的任务做出答复。
3、 项目经理根据工作组成员的答复更新项目计划。
4、 如果项目计划有变更，将变化情况通知相关的工作组成员，并要求成员做出响应。
5、 工作组成员对于是否接受变更做出答复。
6、 项目经理根据工作组成员关于变更的答复更新项目计划。
7、 项目经理向工作组成员索取项目状态报告。
8、 工作组成员提交项目状态报告。
9、 项目经理调整项目计划。

3.2.1 进行工作分配
进行工作分配是按如下流程进行的：
1 项目经理：进行工作分配。项目经理在Project 2000的甘特图视图中，执行“工具/工作组/工作组分配”命令，将全部任务或指定的任务分配信息发送到相关成员。
2 资源：接受或拒绝项目经理的分配做出响应。工作组成员通过浏览器登录到Project Central后，在主页上将会看到他是否有新消息。如果有，打开“工作组分配”信件，查看分配给自己的任务信息。如果接受该工作分配，可以不必答复；如果有异议，在“是否接受”栏下选择“否”，并说明不能接受工作分配的理由，答复项目经理。按“发送”按钮后，即将答复消息传送给项目经理。
3 项目经理：查阅工作组成员应答消息。项目经理也能从“Project Central”中获取工作组成员的答复消息，查看答复消息后，如果没有异意，按 “更新”按钮直接更新项目，如果需要进一步讨论，按 “答复”按钮再开始新一轮讨论。

3.2.2项目执行情况报告
项目执行情况报告是按如下流程实现的。
1 项目经理：要求资源报告任务进展状况。如果项目经理需要了解项目的进展情况，只需在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组状态”命令，就能够一次通知所有成员提供任务进展状况的消息。
2 资源：在Project Central中更新任务进展情况
工作组成员登录到Project Central后，便可以看到项目经理发来的“工作组状态”消息，在发来的表中输入项目进度的实际数据后，按“发送”按钮，就将进展消息传送给项目经理。
3 项目经理：检查与更新资源的任务进展。项目经理查看了工作组成员回传的项目进度的进展情况后，只要点击“更新”命令，即可把完成的信息更新到项目中，实现了通过工作组方式的项目的动态跟踪。

3.2.3更新项目分配信息
当项目计划由于各种原因进行调整后，需及时将变更通知已经接受任务分配的资源时，项目经理只要在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组更新”命令，便可将变更信息自动发送给相关人员。

 

 

 

 

 

3.3 针对项目经理的功能
项目经理通过Project Central直接从工作组成员取得项目的进度信息，增加了项目计划与跟踪的正确性。另外，Project Central提供多种查询信息的方法，并能产生项目状态报告，使得项目经理与团队间能有更充分地协商与沟通，进而减轻了管理上的负担。

3.3.1 更新Web服务器上的数据库
为了安全起见，存储在Project 2000上的项目信息不会自动保存到Project Central所在服务器的数据库上，但是，只要项目经理执行“工具/工作组/更新Web服务器上的项目信息”命令，就能将项目摘要任务信息更新保存到Project Central数据库中，这样，上级领导就能在Project Central中可以通过项目公文包视图察看这些信息。

3.3.2 要求与合并状态报告
在Project Central中还包含一个可以设计文字化状态报告的功能。这种状态报告是一种纯文字的信息，由工作组成员在Project Central中填写描述他们工作状态的文字信息。它们可以提供有关进度、目标、问题和其他影响工作的因素的详细信息。可以将其保存和发送给公司的其他人，或者公布出来让大家浏览。另外，Project Central可自动将各个工作组成员的状态报告合并为整个工作组的完整的状态报告。
项目经理可以创建状态报告，确定工作组成员提交状态报告的频度以及这些报告中应该包含的内容。可以指定哪些工作组成员需要提交状态报告，并且可以指定是否要合并状态报告以及应该如何合并，还可以在Project Central中审阅工作组成员定提交的状态报告。
工作组成员收到项目经理发来的要求提交状态报告的消息后，按时填写报告，并发送给项目经理。当项目经理收到各工作组成员提交的状态报告后并审阅后，可以简单地通过一排编辑功能按钮，对状态报告进行相关的"合并"、"打开"以及"删除"等操作。

3.3.3 设定消息处理规则
在项目真正运行过程中，有大量的消息传送到项目经理的“工作组收件箱”中，显然一一处理这些消息是很费时费力的。设定一些处理消息的“规则”可以自动地接收和更新相关项目信息，妥善运用“规则”，可以大大减轻项目经理的工作量。
Project 2000可以通过确定要提交的信息的消息来自哪里，确定与消息相关的项目，确定发布消息的资源，三步就完成了消息规则的新建工作。

3.4 针对工作组成员的功能
针对工作组成员的一般功能，对于项目经理及管理员都适用，如“个人甘特图”、“时间表”、“公文包”等，具有“资源”角色的工作组成员的“权限”要少得多。
1．变更密码。为了安全起见，使用“Project Central帐户”登录到Project Central时可以使用密码。系统提供借口供用户更改密码。
2．个人甘特图视图。
默认情况下，在Project Central中，每个用户都可以看到分配给他的所有任务，并能够用图形化的甘特图表示，这些任务可能来自同一个项目经理，也可能来自多个不同的项目。
3．时间表。个人甘特图和时间表是两种不同的任务表达方式，个人甘特图使用户可以直观地知道有哪些任务在什么时间段要做，而时间表则提供更精确的时间段数据。此外，用户还可以在时间表中直接更新任务进程。
如果用户在“个人时间表”中输入了任务进度的实际数据，可使用“发送更新消息”命令，主动地向项目经理发送项目进度报告。项目经理将在Project Central中收到一个资源发来的“任务更新”消息，可以更新项目计划。
4．筛选与分组。无论在“个人甘特图”中还是在“时间表”中，Project Central都允许用户进行任务筛选和任务分组的处理。
5．委托任务。在建立项目计划时，需要为每个任务分配资源。与Project 2000直接将任务分配到每个小组成员相比，Project Central的委托任务功能使得项目经理的任务分配工作更加轻松。项目经理只需要在Project 2000中将任务分配到小组长，再由小组长将这些任务委托给小组中其他成员。这样，项目经理能腾出更多的时间考虑整个项目的主要问题，小组长也能够充分发挥管理阶梯中的中间层作用。任务的分配也更加合理。
6．创建新任务。项目经理将项目分割为若干个主要阶段后交给参与项目的小组长（或称为子项目经理），在小组长提出详细计划的基础上，建立出完整的项目的计划来。在这种情况下，项目经理可以集中在考虑大的方面，规划摘要任务，小组长再针对摘要任务进行更细致的分解，对资源进行更细致的分配。为实现这种“由粗到细”的计划排定方法，Project Central提供了“新建任务”和 “任务委托”功能。
在Project Central中被建议的新任务将会自动传送到项目经理，项目经理可对这些新建议任务进行审查，并合并到主项目中。另外，Project Central也有自动接收功能，自动从特定的小组长处接受新建的任务或工作分配，并入到项目计划中，以减轻项目经理的工作。对于复杂的大型项目，这种管理模式更能体现项目所有参与者的思想和意见，尤其有效。
当工作变动时，或是项目参与人员对项目计划有意见时，他们也可以通过Project Central 提出新的工作建议，或修改现有任务。这些建议或修改都传送到项目经理。
7．与Microsoft Outlook协同工作。Project Central 还提供了两种集成“Microsoft Outlook”信息的功能。项目参与者可以将自己在“Microsoft Outlook”中设定的任务汇入到Project Central的日程表中，也可以将“Microsoft Outlook”中的非工作时间信息传入到Project Central中，以便项目经理在任务分配时可以考虑到这些因素，排出符合实际的计划。
8．变更工作时间。项目的参与人员可以通过Project Central将自己能参与项目的时间或不能参与项目的时间的变更信息通知项目经理。
9．查看用户的公文包。不论用户的角色是什么，除了可以使用“个人甘特图”和“时间表”查看分配给自己的任务外，还可以根据Project Central 管理员给予用户的查看权限，在公文包中查看更多的项目详细信息。
10．查看工作分配。用户可以通过 Project Central 查看多个资源的工作分配信息。只要执行“视图/查看工作分配”命令，就能查看经过Project Central 管理员授权的其他资源的工作分配信息，能够看到这些资源正在从事的项目和任务、按时间段显示的工时和实际数据。在查看工作分配时，可以通过甘特图和分配状况视图两种视图方式显示任务信息。
11．更新项目进度。在“个人甘特图”和“时间表”中的一个非常重要的功能，就是更新项目进度。资源可以在“个人甘特图”中针对任务进行更新，也可以在“时间表”中，根据“时间刻度”设置的周期进行更新。对任务进度更新后，可以随时通过“发送更新信息”按钮，将更新消息发送给项目经理。

3.5 针对系统管理员的功能
在前面的讨论中，多次提到许多功能及视图的权限，都是由“管理员”控制的。在工作组方式中，管理员具有最高的功能。

3.5.1 对用户的管理
对用户的管理，Project Central提供了添加、修改、删除以及合并用户帐号等功能。在添加用户的过程中，可以设定用户的“角色”；对于已经存在的用户，可以将其删除；可修改这个帐号、密码、角色等；还可以“合并用户帐户”，将某个用户帐号以及管理的项目与权限合并到另一个帐号。

3.5.2 从数据库删除内容
在经过一段时间之后，可能因为某种原因，如资源变动、项目完成、磁盘空间过满，必须从Project Central数据库中删除一些信息。此时，管理员可以执行“管理/从数据库中删除”命令将其删除。

3.5.3 自定义功能
Project Central允许管理员定制诸如非工作时间类别、甘特条形图样式和时间刻度、任务委托设置、身份验证选项等内容。

3.6 视图管理
实际运用中，不同的人员需要有不同的权限，以查看不同的信息，这种权限设置也是由管理员来进行设置的。
在Project Central中，管理员可以设定不同的“类别”，每一种类别可以具有不同的查看视图的权限，然后让每一个用户隶属于一个或多个类别中。

3.6.1 视图的数据源管理
在Project 2000中，用户可以通过ODBC存取数据库的项目数据，因此，必然涉及到数据源名称（DSN）的设定，DSN的设定通常是使用Windows环境下，“控制面板”下的“ODBC数据源”来设定的。当用户将该项目设定到Project Central中，此数据源名称（DSN）也会出现在Project Central的“视图的数据源”画面中，可以对其进行修改。

3.6.2 定义视图
在Project Central中视图分为三类，“项目”、“公文包”、“工作分配”，项目类视图用于查看单个项目的详细信息；公文包类视图可以查看多个项目的最高级摘要信息；工作分配类视图用于查看工作分配的信息。系统中已有一些预定义的视图，“项目”类预定义的视图有19个，“公文包”类预定义的视图有5个、“工作分配”类预定义的视图有1个。用户可以根据需要对预定义视图进行修改，也可以创建新视图。
只要执行“管理/视图管理”命令，用户就可以修改视图或删除视图，也可以新建视图。

3.6.3 定义类别
在Project Central中预设了四种类别：工作组成员、项目经理、执行经理、资源经理。不同的类别可以设置不同的察看项目信息的权限。在默认情况下，所有定义成“资源”角色的用户都隶属于工作组成员类别，定义成“经理”角色的用户都隶属于项目经理类别，而执行经理、资源经理类别中不包含任何用户。

3.6.4 用户的视图权限
设定了类别，并确定了每个类别所包含的用户之后，每个用户都已经隶属于某一个或某几个类别了，可以根据相应类别的权限查看有关项目的资料信息。反过来，也可以通过将用户分配到一个或多个类别，以及指定该用户可以查看哪些工作分配来修改用户的权限。

总之，Project 2000为基于Web的项目管理提供了强有利的帮助