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一、文档保存
二、进度管理
三、文档规范
一、文档保存
1、收集时建好存放文件的文件夹，文件夹命名时注明所属项目并带上日期或版本号
2、多份文档的情况下为了区分哪个没有提交，可以给不同的提交方编号，在文档或者文件的命名前加上编号，系统则会按顺序来排序，根据编号对收集情况一目了然
如下图所示，根据编号可以快速知道是缺失了04编号的文档，查表可知该找哪个负责人
3、做一张收集情况统计表，说明本次收集任务是什么；哪个提交方已经完成任务；未完成任务的是缺失了文件或者文件有误；或者是申请不交某些文档并且说明其原因。
二、进度管理
1、当文档数量较多并且收集时间持续较长时，收集文档前要做一份整体的时间规划
*时间规划要做分解，每个小阶段都有阶段性的目标、要求、难点、注意事项等
*时间规划得到软集领导和监理肯定后，通知各厂商，让其对整体的规划有所了解提前做准备，并在每个重要的时间节点做相应的提醒厂商是否完成了阶段性目标
2、收集的文档应该做基础检查
*是否正确使用模板
*命名或日期是否正确
*若有多个文件，是否提交完整
*若有缺漏或者变更，要求提交方出具说明
*若最后要做汇总统计工作的，要注意查看收上来的文档书写格式是否正确（包括单位等等）
比如已经要求了使用单位，但用其他单位进行填写
3、阶段性跟进
*对阶段性的成果要进行检验，进行反馈，及时调整错误，不要等到最后再一起做检查
*通知和提醒都应该通过正式的形式（比如邮件）来发送，再在微信群钉钉群做详细的交流，任何可能发生扯皮的事都要有存根，权责明确
三、文档规范
1、收集文档前确认文档规范和模板，因为每次项目对文档的规范要求都可能有出入，尽管以往的项目可能形成了一套参考模板，但是仍需要经过监理、业主确认，对文档和模板进行调整
2、文档的规范分格式的规范和内容的规范，前者可套用通用文档，后者根据业主要求梳理一份文档，在文档收集之初就把规范定下来
3、软集有时候需要分享一些模板，模板分可公开的和不可公开的，因为有些是网上收集或者是不包含机密信息的，这类文档可以全盘分享，但有些文档是自家资料，此类文档作为参考文档分享出去的时候，应把机密部分屏蔽（比如只保留目录，但也要做详细的核查，有些文档的目录过于细分包含的信息量较大，也要做相应的处理）
