用Excel进行个人敏捷项目看板管理

·

 

先列出了当前的一些现状，你或多或少也会遇到一些相似的问题：
1）每天在两个机房，工号位办公网PC机，个人WI-FI互联网笔记本电脑之间来回奔波。前面三个环境没有外网，且互相无法通信；
2）同时进行2-4项目的开发，还要负责N个项目维护，处理机房维护等。多线程的结果是一个评估十几二十人天的项目要拖拖拉拉到两个多月才能完成。项目WBS形如虚设，一个项目暂停一个礼拜没有处理，重新打开一脸懵逼每次都要花很多时间才能把思维切换回来；
3）每天上班都要看站会，更新看板且汇报工作情况，可是作为一个踩点上班的懒人，常常来不及对工作做回顾和计划就要开站会了…；
4）TODOLIST超级长，却和每个项目的整体设计割裂，想到什么记什么
 ........

在公司从事开发工作多年，我一直在考虑用一个工具或方法能够将所有项目、TODOLIST和计划进度统一管理起来。由于我行工作环境并不开放，而且安全管理非常严格，每年都要应对审计检查。所以在学习完敏捷开发、精益管理后，试用了Trello、teambition、JIRA等一些列看板工具后，我对Scrum做了裁剪，并最终选择Excel来对个人项目的开发计划和进度敏捷管理。虽然它有一点土，没有跨平台支持，不能多人协作编辑、不能联网…但试用一段时间后，我发现它确实帮助我把自己对项目进度和时间计划安排得更加合理了！现就来介绍下我是如何利用Excel来实现这一切的：

首先，我用第一个工作表“项目列表”来登记所有的项目基本信息信息，每接到一个项目，先在这里里登记一下名称和整体计划。

 

 

 

 

 

 

接着我会新建一个工作表，命名为项目名称(见图1最下部)，然后按照经验对项目进行模块切分，并把模块登记到新工作表的Backlogs（需求池）这一列（图2）。在这一层的模块切分里，既有实现内容的分解，也有也有一些项目管理的阶段重要工作的分解。比如 …尽管这个切分有点四不像，但至少能让我明确大致需要几个部分去完成项目，每个部分的主要目标和管理事项是什么。

 

 

维护好Backlogs需求池后。每周我会选定一些Backlog进行开发，第一步先对这个Backlog进行细化，切分成当前能想到的所有实现要点，组织成一个个Sprintlogs（冲刺），并记录在当前工作表的第二列（图3），非当前阶段的backlog则暂时不做理会。综合考虑到分行的项目大小，和个人的需要（这个工具应该能结合时间管理和TODOLIST），我给每个冲刺设计的工作量都基本能在一天内完成，最多不超过两天（需要他人协助的除外，比如申请总行下载数据表，我只能做到自己按时提交申请，却无法控制结果的生成时间）。如果一个sprintlog在实施时发现并没有想象那么简单，还有很多细节步骤要添加，我会继续把它拆成更细的、一天内可以解决的sprintlogs，让我很明确的知道每一步骤需要做什么，以保证每天都有些任务可以被划掉。因为从行为心理学的角度来说，进度条更新不断给个体产生正反馈，更容易产生满足感，鼓励我们主动把事情往前推进。而从实际的工作角度来讲，这些sprintlogs打印出来后，每天的看板站会我都可以有东西对照着去讲，不用花太多时间去准备。

 

 

项目数据表的第三列是项目进度（分别为TODO，DOING和DONE），第四五列分别是sprintlog的实际开始和结束时间，最后一列则是这个sprintlog实际的工作量（图3）。默认每个sprintlog在添加时都是TODO待处理的状态，完成则为DONE的状态。每周结束时我都会检查本周完成的sprintlogs，将状态更新为DONE，并更新时间和工作量。同时也会拆分和选择下周需要解决的sprintlogs，并把它们的状态更新为DOING（一般一周做一次，原因见下段文字说明）工作量这一列能帮助我统计目前真实在这个项目中耗费了多少人力，后续回顾项目的时候很有帮助。

最后，我在第一个工作表“项目列表”插入了一段VBA代码，能够自动统计当前各个项目工作表中所有状态为DOING的sprintlogs（图4），每周开始前把他们打印出来，夹在上班时随身携带的纸质笔记本中，作为本周TODOLIST。如果做完了我会在纸上把它们划去并记录上时间信息。这么做的目的是两个，一是解决各个办公环境网络不通无法协同办公及时查阅和修改Excel的问题，纸质的笔记随时记录和查看当前的工作情况；二是每天早上站会前照着这张纸条，迅速写好更新看板便签，站会时直接照着读就好了。当然，如果我在某天把某个sprintlog做了更细的拆分，就重新生成本周清单并新打印一份携带。

 

 

Excel不是最好的管理工具，但是当前工作环境下，确实帮助我实时掌控了开发计划，并合理组织了每天的工作。

 

 

··············