《GettingThingsDone》--GTD学习笔记(二）-GTD实践指导

一、准备阶段的建议：

高级的工作管理方法就是学会一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。

通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易的多。

当你在适当的时候考虑适当的事情，并使用恰当的工具来捕获你的新想法时，你就能显著提升工作效率，增强创造力。

在家和公司准备一个专门的工作区，只要坐在工作区里就能进入状态。

二、处理阶段：清空工作篮（收集箱）

    清空收集篮并不意味着完成收集到的工作；它指识别收集到的每样东西，确定它是什么，意味着什么，需要采取什么样的行动。

    完成了工作篮的处理后，你将：

    1、丢弃你不再需要的一切

    2、完成所有用不了2分钟就能完成的事务。

    3、把所有可以委派他人处理的事务委派出去

    4、为所有需要2分钟以上时间的行动注明提示信息，以提醒日后执行

    5、根据获取的信息，明确你目前较为重要的工作和任务。

处理阶段的方法指导

基本原则：

a、首先处理工作篮中最上面的事务。

工作篮中的事务不分级，对它的处理指“判断事务的性质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”。

b、一次一事

c、永远不要把任何事务再次放回工作篮。

三、组织整理：建立好清单

处理和组织整理过程是同时进行的

1、基本分类

组织整理需要跟踪和管理以下7大类

a、“项目”清单

b、项目的辅助材料

C、记录在日程表的行动和信息

d、“下一步行动清单”

e、“等待”清单

f、参考资料

g、“将来/也许”清单

（1）、界线的重要性

确保这些界线之间界限分明，这一点很重要。他们每一种都代表着我们与自己达成的一类协议，如果他们彼此混淆、没有界限，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。必须保证分类清晰才能对整个系统信任、有信心。

（2）、你需要的仅仅是清单和文件夹

文件夹用于保存正在运行中的各项工作的参考资料和辅助信息

清单可以是以下3种形式中任何一种：

    a、一个文件夹，每页纸记录一件事情，这些事情都具有相似的特征并被归为一类。

    b、在一张有标题的纸上列出的目录

    c、一个保存在软件或者数码设备中的电子目录，比如outlook软件中的分类任务或者PDA中的分类目录。

2、组织整理行动提示信息

    a、纳入日程表（日程表）的信息提示

日程表只记录对时间有刚性要求的行动，而其他行动都应该为其让路

    b、组织整理需要尽快完成的行动提示信息：根据情景分类

    所谓情景就是完成该行动（下一步行动）所需要的工具、地点或者相关人员。

    情景分类的数量取决于：（1）你所需要跟踪的行动的数量（2）不同行动所要求的环境差异的大小。

    情景切换是有成本的，如果“下一步行动”清单中的行动太多，依据情景分类可以减少不必要的时间浪费。

    最常见的分类：

    电话（此类任务最好在提示信息中注明电话号码），在电脑旁，外出事宜，在办公室时，在家时，议事日程（按照人员或者会议分类），阅读/回顾

    c、组织整理“等待清单”

    该清单中的任务是别人完成（负责）的、你不关心过程，只关心结果的事情。需要经常检查、回顾，并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。事务在完成前可能会在多个清单中切换。

3、组织整理项目提示信息

    一个完整而正确的“项目”清单，是让你将视线从微观转至宏观的重要工具。

    （1）“项目”清单

    a、仅用一张清单？还是进一步细分？

    项目清单是作为一个总目录来用，而不是每日工作指导。大多少时候一张清单是最佳的

    b、细分项目清单的几种常见方式

    个人/职业，委派给他人的项目，特定类型项目，如何处理子项目

    （2）项目的辅助材料

  是支持项目行动和决策的辅助信息。

    a、不要把项目辅助资料作为项目提示信息。

辅助资料是用来支持行动的，将他们是行动的参考，需要和行动关联。

    b、组织整理对项目的想法。

4、组织整理非行动性资料

    非行动性资料可以划分为俩大类：参考资料；提示信息。关键是可以方便使用，快速检索。

    (1)参考资料

    a、一般性参考资料归档系统

    文件夹或者电子文件夹。应该是一个方便快捷的数据库，它保存的应该是各种非行动性资料，而不是行动或着项目的提示信息。

    b、专门资料的归档

    c、名片册和通讯薄

    d、图书馆/档案式的归档系统：基于个人的

    （2）“将来/也许”类事情的管理

    a、“将来/也许”清单

    “将来/也许”记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。它通常有俩个重要来源：你那富有创造力的想象力，还有你目前正在执行的项目清单。因此该清单的价值在于是你创造力和好点子的清单。

    为你创造性的想象力创建一个清单。

    重新评估当前进行中的项目， 从宏观角度回顾检查项目，将部分任务调整至“将来/也许”清单。

    b、”将来/也许“的特殊类别

    c、堆积”保存及回顾“文档的危险

    它是”将来/也许“清单的一个子部分，需要定时清理，将他们划分至”下一步行动“并标注在日程表或者归档系统，或者备忘录。

    d、用日程表记录将来要做的事情

    提醒自己开始落实某个项目。

    你可能想要参加的活动。

    提醒自己作出决定。

    e、”备忘录“系统

    用以管理那些需要在日后执行的行动，允许你将实体形式的提示信息保存在其中。

    建立一个”备忘录“系统。43个文件夹：其中31个注明了从”1“到”31“，代表一个月份的31天，另外的12个上面写上一年中的12个月份。代表日的文件夹放在前面，最前端放置的是明天的文件夹。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子。

为了保证这个系统正常运转，必须做到每日更新。如果即将离开一段时间，必须保证在离开之前检查你离开那段时间的文件夹，并对其中内容进行预先处理。

5、核查清单：创造性的提示

建立和使用核查清单，它可以帮助你关注项目、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。

（1）首先，对项目和行动心中有数

（2）规划工作和责任范畴内的关键性区域

面对任何事情是，你的大脑都会在各个层面设定不同的愿景和标准，他们直接影响你的决定和选择。因此，了解自己在各个层面上的不同愿景和标准时非常有必要的。”工作“至少可以定义为6个级别，每个级别都应该由专门的确认手段和评估方法。在每个不同级别中都应该建立一个核查清单，它应该包含该级别中所有对你来说重要以及有所承诺的事情。它可以包括：

• 职业目标
• 服务
• 家庭
• 人际关系
• 公共事务
• 健康和精力
• 财政资源
• 创造性的表达（如绘画、工艺等）

（3）情况越是异常，控制力越应加强

    对于某件事情（或某个领域）来说，我们对核查清单和外部监控的需求，与我们对这件事情的熟悉程度成反比。在你对某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。

（4）各个级别的核查清单

根据需要建立清单，可以建立各种各样的。示例：

• 个人主张（有关价值观的个人陈述）
• 工作责任范畴（工作的职责范围）
• 旅行核查清单（旅行前要检查和完成的事情）
• 每周回顾（在每周回顾中要检查和更新的事情）
• 培训计划的组成要素（当推出某项新培训课程时，一切需要处理的情况，从前期到后期）
• 客户
• 会议核查清单（召开一个会议时所需要筹备的事情）
• 焦点区域（生活中所扮演的重要角色和承担的责任）
• 生活/工作中的关键人物（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）
• 组织结构图（需要管理、关注和维护的关键部门或岗位）
• 个人发展（应该定期评估，以确保个人平衡与进步）

四、检查回顾：保障系统的有效运行

1、要回顾那部分的内容？在什么时候进行？

在个人管理系统中，你应该可以在任何需要的时候看到需要的行动提示，这正是个人管理系统和个人行为的基础。

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已。

使用零散的时间，积累起来。当你处于特定的情景，并有时间就检视它。

（1）首先看一看日程表

    这里显示对时间有严格要求的活动

（2）然后看一看你的行动清单

（3）根据情景选择恰当的回顾内容

2、更新你的系统

    定期更新系统使系统符合客观情况，否则更新一次将会消耗大量的时间和精力。保持清晰的大脑和事事处于控制之下的最好的方法是”每周回顾“。

（1）每周回顾的重要性

每周回顾的重要性在于：它让你有机会夺回生活的主动权，对事情重新评估、重新安排让自己重新找到平衡。

它可以让你在面对如潮水般的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握自己的方向。

    a、什么是每周回顾

    每周回顾就是为了再次清空大脑而需采取的行动。

    每周回顾的过程：

• 收集散落的纸片。收集零碎纸张、名片、收据等将他们置于工作篮等待处理。
• 整理笔记。检查所有的日志、会议记录和记事本上的各种内容，提炼出其中的行动，项目，等待事宜，日程表事宜，以及将来要完成的事情，并将其中的资料进行归档，需要阅读的归入”阅读“文件夹。
• 过往的日程。仔细检查日程表上的那些过往日期，搜寻未完成的工作、参考信息等资料，并将他们重新纳入系统。
• 浏览一下将来的事务安排情况（长期的和短期的），确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备。
• 清空大脑。把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以及所有尚未捕获的事务。
• 回顾”项目“清单（包括目标和愿景）。逐一地评估所有的项目、目标和愿景，以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。
• 回顾”下一步行动“清单。将系统中已完成的行动标示为”已完成“，检查将要执行的行动的提示信息。
• 回顾”等待“清单。
• 回顾相关的核查清单。参照你的核查清单来进行查缺补漏的工作，找出那些需要解决却还没着手的工作。
• 回顾”将来/也许“清单。核查其中有那些内容可以付诸行动了，把他们列入”项目“清单，并转化为行动。删除那些你不感兴趣的。
• 回顾”悬而未决“事务和辅助资料。浏览所有正在进行的项目的辅助性资料，以便由此引发新的行动、推进任务的完成，产生新的等待事项。
• 收集你的奇思怪想和新奇点子。

    b、进行回顾的恰当时间和地点

    每周回顾是非常关键的，有必要为它建立一个合适的环境、准备合适的工具，并将它逐渐变成你的习惯。

    对于工作是周一至周五的标准五天制，建议在每周五下午留俩个小时的时间，专门用于每周回顾，因为：

• 对于这一周的事务，你很可能还记忆犹新，着使得能够进行完整的反思和回顾。
• 如果在回顾中发现需要与他人联系可以在他们下班前联系。
• 清理一下自己的大脑和办公桌，让自己把烦心事都抛脑后安心渡周末。

3、”大局“的回顾

你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标，以及你的愿景和原则，他们是你作出选择和判断的根本依据，也是推动你前进的终极动力。

• 在工作中，最重要的目标和目的是什么？
• 你有明确的一年或者三年规划吗？
• 你的职业生涯是如何规划的？
• 目前的生活方式是否令你满意？
• 从长远目标的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

    需要多久回顾一次，原则是：无论在生活还是工作中，如何找到合适的范围、如何作出合适的决定、如何确定合理的时间间隔，都只有一个标准，就是让自己感到一切都清清楚楚就可以了。

五、执行阶段：选择最合适的行动

如何来选择最合适的行动？答案非常简单：相信你的感觉，或者说相信你的本能反应，你的直觉。

1、确定某一时刻具体行动的”四标准法“

（1）情境

  是选择行动需要考虑的第一要素。在当前的场景、环境里，你能处理的事务，比如网上购物你必须在电脑旁。在行动上标注情景

（2）有多少时间

   这是选择行动的第二要素。了解一下目前可供自由安排的时间。对于花费时间较少的零碎任务可以用零碎的时间来完成。将在行动上标注预估的时间。

（3）有多少精力

   这是你选择行动的第三个要素。在行动上标注精力需求

（4）重要性

    依据自己的责任、目标和价值观来判断行动的重要性。在行动上标注重要性。

2、评估每日工作的”三分类法“

三类活动：

• 执行事先安排好的工作
• 处理突发事件
• 安排自己的工作

  将突发事件也置于系统中，进行评估、管理和决策：那些事情需要做，那些事情可以稍后做，那些事情应该立刻做。

    （1）时刻保持自己平衡

    对所有突发事件置若罔闻，就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动性，同时也失去了丰富多彩的生活。

在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。

    应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标。将所有事情纳入你的管理系统，置于你的控制之下，才能达到理想的工作效率。达到这一境界的唯一途径就是在多个层面上，对工作和生活进行正确的评估。

3、总体检视工作的“六层次法”

• 5万英尺以上：人生
• 4万英尺：3-5年的展望
• 3万英尺：1-2年的目标
• 2万英尺：职责范围
• 1万英尺：当前工作
• 跑道：目前的行动

    其中每个层次都是其上一级层次的具体和细化，并要为上一级提供支持和服务。

    每一层次都要服从上一级，越是在上面的层次，重要性越高。

    （1）自下而上地工作

    人们通常采用自上而下的思考方式。实际上，你随时都可以从任何一个层次入手，来思考生活和工作的重点。在任何一个层次上都有一些可以完成的事情，它们都可以加强对生活和自身的认知：描绘和展望愿景；重新评估目标；识别或者创建项目；确定具体行动。诀窍就是在恰当的时机内去关注那些需要你关注的方面，以保持你自己和系统的平衡。

    采用自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清除眼前的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。

    a、跑道

    需要确保你行动清单完整无缺。如果你所收集到的日程表以外的“行动”和“等待”事项总数不超过50个（包括所有的约会、会议等），那么你的收集很可能还不彻底。

    当你对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候，你会发现自己自然而然地对各件事孰轻孰重（事情的优先级）有了一个清醒的认识，而在此之前，是不可能达到这个状态的。

    b、1万英尺

    完成你的“项目清单”。

    这个清单包含了所有需要一步以上的行动才能够完成的事情。这会帮你认识到每周的工作内容，并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来，从而让它也有休息的时机。

    c、2万英尺

    这一层次是“目前的职责”。从职业的角度来讲，这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看，这个层次包含了你在家庭、社区所扮演的角色，当然还应该包含你对自己的认知。

    一般来讲，一个人的职业方面，主要的工作职责可以有4-7个方面，在个人生活中，这个数量也差不多，如：抚育子女、配偶、宗教信仰、健康、社区服务、家庭事务管理、家庭资产管理、自我提升、艺术爱好等。

    建立“焦点领域”清单，可以将这个清单分为“职业”和“个人”俩个方面，以便在回顾中使用。可以一到三个月回顾一次。

    d、3-5万英尺以上

    前面3个较低层次的内容大多是针对事务当前状态的（行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。

    需要列一个清单，其内容是关于“我现在要达成什么目标，我如何才能达成这个目标”。其中包含：你一年内的目标（3万英尺），3年的职业规划和个人价值（4万英尺），还有你的人生目标（5万英尺以上）等。

4、把重要的思考赶出大脑

六、学会控制项目

1、我们需要更多的非正式计划

    正式的计划非常复杂，自下而上的非正式计划会释放你的灵感和创造性思维。

    任何一个成功的项目在进行到中途时，看起来都如同一场灾难。

2、那些项目需要你进行计划？

• 那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务。他们需要进一步的关注和处理，需要自然计划法（可能是其中一个或者多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。
• 那些意外冒出新点子或者刚刚发现新细节的项目。将新点子和细节记录，以待进一步处理。

（1）项目计划也需要确定下一步行动

   典型的以确定行动为目的的计划方式为：头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息。

3、项目计划的辅助工具和架构

（1）思维辅助工具

（2）书写工具

    纸张和记事本；黑板和白板；电脑。

（3）辅助架构

    用来收集思考结果。可以是文件夹或者活页夹、软件（头脑风暴，项目规划）、电子备忘录等。

4、如何在生活中应用这些手段

    项目清单也需要不断的更新。一般每次抽出一段比较完整的时间（1-3个小时比较理想），对每个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

    每次一个、自上而下地逐个面对这些项目。问问自己：“对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？”。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题、解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。