【讨论】不得不重视的问题：信息太多！信息太杂！
【讨论】不得不重视的问题：信息太多！信息太杂！
周银辉
这段时间一直为这个问题所烦恼，在我独自寻求解决方案的同时，也很想听听大家的经验与意见。不过注意讨论范围：是个人，不是团队，但不妨借助团队经验。
所谓信息太多太杂即是：每天我们将接收到很多很多的信息、资料、计划等等（下文统称“信息"），如何处理这些信息，如何保存这些资料，如何跟踪这些计划变得尤为重要。否则，多较长一段时间后，很多资料丢失了，计划没有得以跟踪而被耽误了，即便没有丢失，查找起来也很不方便。另外，信息分散在各处，有Outlook邮件（可能在本地文件，有可能在网络服务器),有收藏夹中的无数链接，有无数的excel,pdf,word文档，还有OneNote中的日记，如何统一整理，备份（分散的信息如何备份，干脆备份整台电脑？），同步（我有两个笔记本，一个在公司，一个在家里，不停的考来考去的这种同步方式挺麻烦的）。对于团队而已，用XPlanner或其它XP工具进行任务的跟踪倒挺方便的，但对于个人而言，有没有比较好的工具呢（Outlook的日历作为一个闹钟还行）。另外，每天太多的信息会无情地分散你的注意力，到头来，什么都做了，却什么都没做，如何过滤它们，专注于你所应该专注的？信息太多，那些才是我所应该专注的？
OK，抱怨了这么多，终归几个问题：
如何过滤这些信息使之不烦扰你？
如何整理维护重要信息以便不丢失和方便查找？
如何跟踪这些信息以使计划得到更好地执行？
能否将它们统一起来而不是使用一百个工具和分散在一百个地方？
----------------------
【补充】
这里有点文字可能和这个相关：
• 习惯1：收集 —— 全面收集
随身携带一个小笔记本（或者任何记录工具），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
• 习惯2：处理 —— 快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积
收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱，从上而下的，一项一项任务地处理，就像GTD所做的一样：二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。
• 习惯3：计划 —— 设定每天，每周的最重要的事(MIT)
每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，与其盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！
• 习惯4：执行 —— 一心一意，每次只执行一件事
执行作为一切时间管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。
• 习惯5：信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看
ZTD（简单做）建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统，也不要持续尝试新工具，以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式，因为你注重的是如何执行的任务，而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。
• 习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方
把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。
• 习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标
每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会，来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。
• 习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的
将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到一份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的，ZTD要求你不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的
• 习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走
• 习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情
当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足
