场景再现
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{某工厂正在新、旧设备替换,同时也肩负着季度计划生产量}
{由于组织比较重视这事,所以把其立项来管理,下面是《风险报告登记册》中一部分}
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N 概要说明:供货商如果没有及时保质保量供应零部件,将导致整条生产线无法工作。
风险类型:合同风险
发生概率:5%
(←从以前历史数据分析而来)
影响范围:90%
风险等级:5% * 90% = 4.5%(低)
应对方案:寻找新的提供商代替原有提供商。
M 概要说明:由于新、旧设备交替,导致员工需要熟悉操作手顺,生产效率低下、产量不高,将导致无法完成季度计划产量。
风险类型:技术风险
发生概率:80%
影响范围:80%
风险等级:80% * 80% = 64%(高)
应对方案:加班、加点保证季度计划生产量。
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了解PMP的“童鞋”对《风险报告登记册》并不陌生。
它主要是收集了一些,因项目中假设、不确定而引起的各种可预见(或不可预见)的风险。当然了,风险也有积极和消极之分,积极风险,尽可能提高它的发生概率;消极风险,则要防止它的发生,使之发生概率接近于0%。
此篇并不是介绍《风险报告登记册》怎么做成,而是借此想问问大BOSS 们 “这样的《风险登记册》你们还满意吗?”
“应该没有什么问题吧?风险信息该有的都有,应该算是完备了。”
“应对方案也没有问题,均为一般解决问题的基本途径。”
粗略看上去确实没有什么大碍,似乎都很合理,但是经不起推敲。
▲寻找新的提供商。
季度计划以三个月为限,我们不应该做出重大变革,譬如说 更换供应商。
即使你找到了一个新供应商,也同样存在风险,因为你们之间没有合作过,质量、工期、数量都能在这短短的3个月内就树立起信任和信赖感吗?显然是需要时间磨合的。
最好的办法应是 在接下来的30天内监视这个风险,如果感觉到供应的零部件遥遥无期,你仍有两个月的时间重新制定计划。在这关键时期更换供应商,只能说是下下策,是不得已而为之,否则没有人会考虑更换供应商的。
▲加班、加点保证季度计划生产量
新、旧设备交替,势必会影响每条生产线的产出率,这是不争的事实,人人都可以理解的。
即使加班、加点,或因新机器磨合期,导致无法完成季度计划生产量也是有可能的。
为什么不尝试去争取减少季度计划生产量呢?这种情况也许是公司可以接受的,同时公司也不需要支付大量的加班费来换取一个不可能完成的任务。
可见《风险登记册》中的应对方案应该是经得起推敲。
我个人有一个坏习惯
“对于像这样登记册中的风险,我会把瞬间闪过大脑的第一个解决方案填写在里面,不会再回头去讨论此方案是否合适。这不同于解决实际问题,因为问题解决不当,可能会导致项目失败。毕竟风险是有发生概率的,前期没有必要在此大费周章,’车到山前必有路 船到桥头自然直’到时候再说吧。”
想必有我这样想法的人不占少数吧。
这个坏习惯的养成,不是偶然的。
很少有项目团队会为《风险登记册》的做成,而组织召开专题会议,往往是PM一个人,拍脑袋想出来的。即使有类似会议,会议上也不会针对应对方案逐一剖析、判断其可行性。我说得有错吗?
有声音说道 “风险就是问题的代名词,风险一旦发生了就把它当成课题、问题来对待就不得了,到时候寻找解决办法岂不是一码事。”
“很有道理,这样看来《风险等级册》的存在似乎就没那么重要了,兵来将挡水来土掩呗,见招拆招。”
《风险登记册》就是在问题发生之前找到对应的方法,这样会保证你 处事不惊,遇事不乱。如果《风险登记册》中的应对方案草草了事,或许根本就没有可行性,项目中的风险规划只能是有其名而无其实。
人为事故、地质灾害的搜救为什么那么迅速;特警拯救人质的成功率为什么那么高,都是有数十套预案在背后支撑着。我承认其中会有一些临场的个人发挥,但是没有预案的前提下,临场发挥也不是那么淋漓尽致。
项目是否可控《风险登记册》占据50%,如果你承认自己抛弃了风险规划,那么你对项目的整体把控仅有另外的50%而已。