项目沟通计划用来确定：什么人需要什么信息、这些人何时需要这些信息，信息的形式是怎样的，哪个干系人来提供这些信息。沟通管理计划识别了适宜的沟通技术、方式、会议，该计划还建立了进度表说明何时进行沟通。
沟通管理计划可以组织和记录沟通的过程、类型和期待。 沟通管理计划提供了：
- 一个系统，搜集、组织、存储和传播合适的信息给合适的人。
- 将需要的信息从项目传达到正确的人的细节，沟通结构记录了信息从哪发源、发送给谁以及信息接收的方式。
- 要发布的信息应该如何组织，各类沟通所期望的详细程度、沟通的术语。
- 各种沟通合适进行的进度表。一些沟通，例如会议应该按照固定的时间召开，其他的沟通需要按照项目的状况开展。
- 获取所需要信息的方法。
- 随着项目进行沟通计划应如何更新的指导。
- 所涉及的干系人是谁？项目赞助商，团队成员，客户和社区成员常常都属于出干系人的范围。股东和新闻界人士可能还需要一些正式的沟通，属于“关键”干系人的类别。
- 哪儿些细节必须传达到各个团队？根据干系人的参与程度，他们可能需要不同种类的细节和互动。
- 当一个项目团队必须传达到每一个干系人群体时？一些干系人需要每天关注，而另一些可能只需要被动每隔几个月通信。然而，在今天的社交化网络支持下，一些干系人可能希望收到源源不断的项目信息跟踪和分析工具直接产出的信息。
- 干系人在哪儿里收到给他们的信息？尽管它通过一个单一的渠道可能看起来很容易，如电子邮件推送信息，干系人经常需要在各种媒体的沟通。据商业专家介绍，成功的项目团队为干系人提供了许多不同的方式来享受更新，从印刷的报到到紧急短信。
- 项目团队成员将如何与干系人进行沟通？有些项目经理选择与另一个“谁”，通过专注于团队成员负责保持通信流来回答这个问题。例如，项目沟通协调可能通过各种责任渠道来获得关键信息。在其他情况下，项目经理可能回到对多个团队成员忽略监督的沟通方式。
55%的沟通不是通过语言传达的。当您考虑到项目团队对EMAIL,文字消息和WEB协作软件的依赖程度时，就容易明白如何对沟通进行分解。除了语言之外，您的肢体语言，面部表情和手势都能影响你要表达的信息。沟通管理计划中，尽可能频繁地与你的项目团队和其他干系人召开面对面的会议。面对面的会议是正确沟通的最好方法之一。
有效的聆听是关注讲话人肢体语言，理确语言之外的意义，并且明白面部表情代表的意思。然后根据这些信息澄请问题并进行反馈。积极的聆听需要信息接收者提供一些线索，例如点头代表他正在聆听。也需要接收者重复信息、问问题，如果需要澄请问题的时候，可以讨论。
沟通渠道的公式是n(n-1)/2，其中，n 代表干系人的数量。有10 个干系人的项目，就有10(10-1)/2=45 条潜在沟通渠道。
沟通也可能因为一些流行用语、行话或者极度悲观的评述而受阻。可能由于噪音，敌对，文化差异和其他沟通障碍的干扰而受到影响。
这里有一个 Communication Plan 模板可参考。
作者：Petter Liu
出处：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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