【搞定GTD】用iPhone打造GTD实践1年后的心得体会

我从2011年7月起开始实践GTD，之前的我虽然在工作上表现也算不错，但对一些工作任务有强烈的抵触情绪，在上班时总感觉情绪低落，一些无休止的项目让人渐渐地失去了激情，在Outlook里的任务经常会拖延很久，许多事情直到最后时刻才去处理，生活上也相当平淡，媳妇总是指责我只顾工作对家里的事漠不关心，对将来的方向感到非常迷茫。

在2011年6月的某一天无意中从网上看到了GTD，里面描述的许多症状让我感同身受，当时正好也刚买了iPhone手机，就开始了我的iPhone上的GTD实践。虽然实践GTD到现在还不到1年，但对收集、处理、整理、回顾和执行有了一些理解，在iPhone等设备上安装和配置合适的软件也进行了许多尝试，中间也培养过晨间日记、时间记录等习惯，有的中断了，有的还在坚持，GTD里面的清单内容越来越丰富，包含了工作、学习、生活、娱乐等各个方面，6个高度的思考方式让我能够对一些事情学会放弃，也能够找到一些事情的执行动力。在执行GTD的过程中，感觉到这是一个积极反馈的回路，在GTD执行的过程中又会收集到许多有宜的书籍、思想、项目，这些stuff还会孵化出更多的项目，1年内看的书不多，但有些书能够把你带到更高层次去审视你的Next Action，这些书的思想与6个高度的思想又有相通之处。

在执行GTD的过程中，关于多级项目划分、上下文的设置、如何进行回顾、循环事件的安排等还有一些困惑，想与其他GTD爱好者共同探讨。

5月份，一个工作项目正好有去上海出差的安排，以前看到过上海“GTD中文演讲俱乐部”的活动报道，通过与陈涛VPPR联系，促成了此次交流，在制作此次演讲PPT之前，先整理出了此篇博文。

一、“参加上海GTD演讲”本身就是一个纵向项目

按照GTD方法，“参加上海GTD演讲”本身就是一个项目，还是一个纵向项目，虽然项目时间不长，从5月11日-13日联系VPPR，14-15日完成文档，16-18日出差时白天干活，晚上写PPT，直到19日的演讲完成，总共才9天，但在执行这个项目的时候，GTD方法也起了重要的作用。

参考《搞定1》63页上的自然式计划模式的5个步骤，我开始对“参加上海GTD演讲”进行计划。（后来整理了一个PDF文件来辅助思考，下载PDF附件）

1、定义目标和原则

我参加此次演讲的目标有3条：

（1）完成2012年设定的一项年度目标

这是一项最主要的目标，在2012年初发在博客上的目标中包含一条"写一篇新的GTD体会文章，参加一次GTD交流班"，这就是我执行此项目的一个重要动力。所以说《小强升职记》里的一段话说得非常正确：“计划不能执行的一个主要原因，就是没有写下来，没有公开。写到才能做到，人会遗忘或假装忘掉，白纸黑字才是契约”。

（2）询问其他GTDer高手，解决我在执行GTD里的几个疑问，改善自己的GTD

在用OmniFocus执行GTD时，关于多级项目划分、上下文的设置、如何进行回顾、循环事件的安排等还有一些疑问，需要请教专家来去解决。

（3）分享几条心得，增加点人气

一开始只是想参加19日的交流，听听别人的经验，没想着去分享什么，但在联系VPPR时说是可以给我安排7分钟或14分钟的演讲，心里想把自己的真实想法分享出去，才会得到更多朋友的帮助，正好也扩展一下人气，没有分享也不会让我在如此短的时间内完成此篇文章。另外，教是最好的学习，在准备DOC和PPT时，发现想有条理地组织一些思路还是非常有难度，另外还要把演讲的内容控制在14分钟以内。

至于项目的原则，我没感觉到有什么限制。对我这个IT人士，感觉就像是需求分析里的非功能性需求。

2、展望结果

执行此项目的结果非常简单：成功完成14分钟的演讲，把一些体会发在博客上。

平常讲技术报告还算比较多，也没有什么可紧张的，完成14分钟的演讲不成问题，但也不奢望达到多么好的效果，所以内心还是比较轻松的。

3、头脑风暴/集思广益

这件项目上没办法请教别人，所以谈不上“集思广益”，只能自己“头脑风暴”一下，后面在整理的过程中再不断补充即可。我在心脑风暴后抓了一张图，后来发现有几个错别字。心得写成了必得，toastmaster写成了toadmaster，VPE写成了VPR，这些都在后面的整理阶段修改了过来。

4、组织整理

将这些事项分组整理后就形成了下面的MindManager思维导图，当然在分组整理的过程中又加了一些内容。

这里严格说来，每片叶子并不能都算是标准的Action，但足够让我知道该做什么了。

5、明确下一步的行动方案

下一步的行动方案经过我简单思考后，就是写“收集”过程的心得体会。

 

二、GTD实践心得体会

1、收集

一开始我的收集箱还是比较多的，后来主要用的是前2个。

（1）iPhone上的OmniFocus，这是一个最主要的收集箱，我把这个程序放在iPhone的右下角，随时处于可用的状态。其它常用程序放在一个Group里，也放在底端的程序组里。

（2）办公电脑D盘上的一个Inbox文件夹，办公电脑的利用率是最高的，这个收集箱也很常用。在桌面上建立一个快捷方式（给它设置一个专用的好看点的图标，每天看到一个空空的收集箱，也会有点心如止水的感觉），随时打开这个文件夹。QQ收到的文件、即时通收到的文件、用扫描仪扫描得到的文件、网上下载的资料都一律放在这里，等待处理。

（3）纸质的笔记本。参加一些工作会议后，有些事项还是记录在这里面的，一般回来后快速整理到iPhone的OmniFocus中。由于在iPhone上打字有点慢，所以在iPhone上安装了LazyText，可以方便地（需要无线连接）把电脑上的文本发送到iPhone的粘贴板上。（后记：后来也很少用这个软件了，直接发送邮件到omnifocus中）

（4）U盘。

（5）家里的台式机、笔记本电脑，以前分别在D盘上建立了文件夹Inbox(Home)、Inbox(Notebook)来与办公室的Inbox相区分，后来发现经常忘了整理这里面的东西，最近开始在几台机器上安装“网盘”(后来主要用金山快盘，主要是因为它支持win,mac和ios)，在网盘里设置一个Inbox文件夹，这样不管到哪个地方了，可以把收集到的一些东西都放在网盘上了。

（6）邮箱。一个工作用的邮箱，平常不太多，一般把事项登记在iPhone里；一个互联网上用来注册登记用的邮箱，收到广告也不怕，一般不用整理。

（7）办公抽屉。这个收集的内容较少，搞IT的一般收到的都是电子资料，少量的纸质材料扫描到Inbox文件夹下。(后记：后来实现了GTD办公桌面，桌面上放个纸盒子)

2、处理/整理

处理和整理两个步骤我一直无法严格区分出来。（后记：在搞定III中把处理称为明确意义）

“处理”这一步就是在OmniFocus上指定Stuff的项目Project和上下文Context。OmniFocus支持项目的多级树状管理，既是优点，也是缺点，项目之上还可以用文件夹来分为几个大类，比如工作、学习、生活、杂事等等。上下文也支持多级管理，在“与某人会面时”和“等待”上下文中，这个分级功能相当有用，不至于看到一大堆上下文显得无所事从，经过一年来慢慢的调整，当前的上下文清单见下图。把一个事项Staff归入到不同的项目和上下文，对于有最后期限的事情还可以填上开始日期、结束日期、重复周期等，这样处理（Process）过程就算完成了。

3、回顾

这个过程感觉非常有用，必不可少，有了这个过程，才可以使GTD形成一个不断的迭代循环，形成一个正向的闭环。

当前的回顾工作量较大，一直想请教如何才能有效地回顾？（后记：打造了高效的OmniFocus，然后按checklist进行回顾）

回顾我一般放在周五下午，不行就放在周六、周日了。我当前在回顾时要做的事情主要有：

（1）将iPhone上的OmniFocus同步到服务器上。同步服务器选用的https://www.spootnik.net提供的免费的WebDAV服务，还是相当稳定的。

（2）用Mac电脑里的OmniFocus执行回顾过程，这里面的图标名称是“检查”，逐个检查这些刚完成的、等待的、未完成的事项，由于事项太多，有点感觉力不从心，有些该认真思考的项目没时间深入琢磨，检查完一个项目，就点击“标记为已检查”。通常1个小时都能难完成这一步。

以前在回顾时遇到一个把所有事项按完成时间排序的问题，在几天前无意间发现了解决办法，还是对Mac不熟啊。按Windows的习惯，点击完成时间那一列，就可以按照完成时间排序，再点击一次就逆序显示，但在Mac里试了就是不行，原来需要将所有Stuff选中后，再用右键菜单里的排序才行。

（3）写每周总结和月度总结。

下文说到我用Momento保存了一个简短的时间日志，在进行每周总结时就相对轻松一些了，利用Momento的导出功能，再用台式机上的iTools软件，方便地把Momento里的所有记录备份到台式机上，然后按照GTD里的项目划分，按重要程度汇总出本周的进展即可。

4、执行+时间记录

在“执行”这个环节主要是克服拖延和保持专注的过程，以前我有很严重的拖延症，一些任务总要拖到最后一天才下手，第二天汇报的PPT必须得弄个通宵才能完成。

曾经尝试过番茄工作法，但最后发现自己的工作性质不太适合这种做法，但可以借鉴这种方法，我把8：30-9：30设置执行“编程/写材料/思考”这类需要高强度脑力劳动的时间，完成后再执行一些打电话、查资料等轻松的事情，由于长时间坐在电脑前，颈椎已经出现状况了，开始养成在上午9：30和下午4点时进行跳绳锻炼（搬到大楼的顶层后，层高刚好够跳绳的高度，马上买来跳绳开始！一开始跳200下都有困难，通过分2组执行，400下很快就完成），如果有精力还可以更继续一小段“编程/写材料/思考”任务。通过这种劳逸结合的办法，让自己的执行效率大幅提高。

（1）更高的高度

现在对一些任务可以从更高的高度来看待它，从更高的高度可以看到这些重要但不紧急的工作，从而增强执行它的内心的动力。

（2）降低自己对项目结果的要求

另外就是降低对自己的要求，非常赞成“拖延狂都是完美主义者”的观点，对一个项目要求太完美，就越发感觉任务的艰难，就越不愿意开始。

（3）马上开始

项目分解后会产生大量的头绪，不要对项目计划精心雕琢，一个同事给我的一句话非常正确，Imperfect action is better than perfect inaction！有时要写一篇材料，真正困难的是开始写上第一句内容。

（4）专注

参考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》这篇文章里提到的几个技巧，在开始动手之前还要与几种思绪进行斗争，首先是内心很想收收邮件、看看新闻、浏览一下单位网站的最新通知、看看即时通是否老板和同事在召唤？花上半分钟让这些思绪一个一个的飘过，强行让自己坐在办公桌前，准备开始动手。内心这时又有一种声音在对抗，“做点其它事情吧，当前的这事情既费力又枯燥”，坚定自己的信念，让这种想法用几秒种溜走，毕竟是自己提前想好了今天要做的几件事，肯定是对自己的目标有影响，准备开始动手了。找出与这件事有关的材料，把标题写上，把一点点想法写出来，写出一小行代码，画出几笔思路，不管怎样，只要是与工作有关的，哪怕是一小点的开始也是开始，非常神奇的是有了这小小的开始，后面就不再被内心中的其它声音所干扰，思想集中之后事情也在不知不觉中推进着，真是太棒了，如果没有他人打扰，本来计划只干上1小时，却能连续干上2个多小时，高效率的2小时。

（5）打勾

完成之后，美美地在OmniFocus系统上打个勾，是一项非常有成就感的事情，表扬自己一下，奖赏自己到网上乱转一下。

（6）时间记录

我对这个环节的一个重要改进，就是加入了时间记录这一项。用比较简单的语言把事情记录在Momento里，只写执行了什么事情即可，有时间就多写点，没时间就放在今天有空的时候再完善，也可以在当天晚上回忆记录一天的事项，记录下执行完成这项任务的时间，这样2个时间的差就是执行一项事情所花费的大概时间了。曾经试用了一下有道的云笔记，除了同步功能上有优点之外，在易用性、美观性、其它功能上都与Momento没法比。（后记：后来改用Evernote免费版）

三、程序清单

在iPhone上主要使用的程序有：

（1）OmniFocus 1.14

完全按照GTD思想实现的老牌应用，强大、专业，多级项目管理、多级上下文、超强同步功能等，与Mac上的OmniFocus并用更强大。

（2）Momento 2.3(后来改为evernote)

一款日记软件，设计精美、按日期管理、支持Tag、支持密码保护，随时记录生活中的点点滴滴，我用来进行时间记录，然后导出到电脑中进行每周周结的整理。

（3）Lazytext 1.5(后来改为微传，后来叫推你)

利用WiFi方便地在电脑和iPhone之间复制文字。

（4）MobileRSS 3.4（后记：Google Reader服务停了，改为Zaker+Reeder）

强大的RSS阅读器，添加喜好的RSS源以后，随时关注主要内容，避免打开网页查看内容时把视线勾引到其它花边新闻上，有了这个后，已经极少打开新浪、搜狐等新闻首页了。

（5）扫描全能王+ CamScanner 1.2.0.1

照相后自动判断区域，调整生成PDF，功能强大！可以做为一个收集箱。

（6）Instapaper 4.0.1(后来用Pocket)

离线阅读软件，把网页地址链接给它，自动生成一个离线文件，方便以后没有网络的时候阅读。

（7）Pedometer 2.1.7(跑步形成习惯后不用软件了)

一款强大的计步器软件，把程序启动后，把iPhone揣在兜里，走路或跑步时它会根据重力仪的反馈得出你的步数，根据你的身高估算步长，粗略地得到你总共走的路程、消耗的卡路里，可以详细地记录你每天的锻炼情况。不过就是太费电了！

在Mac上安装的软件有：

OmniFocus 1.10.1

与iPhone上的OmniFocus联合使用，方便进行每周回顾。

在Windows上安装的软件有：

（1）everything 1.2.1.371

基于NTFS文件系统的强大的文件名关键字搜索功能，平常养成给文件起个好名字的习惯，然后剩下的事情就交给Everything了，还可以当作一个Http Server，在其它地方也可以查找你机器上的文件。

（2）iTools 2012

比iTunes好用些，感觉符合Windows用户的使用习惯，可以方便地管理iPhone上的图库、程序、文档等。

（3）WriteMonkey 2.0.1（ommwriter也是不错的选择）

这个软件有时用，在需要集中注意力写某些文档时，把Windows上的QQ关掉、即时通关掉、所有窗口都关掉，启动WriteMonkey，出现一个全屏的黑窗口，然后在里面打字就行了，没有排版的功能，你不需要在打字的时候纠结于选什么字体、用多大的字号、加粗缩进等等，这些功能都没有，你要完成的就是把你的材料写出来，黑黑的窗口把桌面上其它东西全部遮住，包括任务栏。

（4）Supermemo15

我坚持用了5年多的背单词软件，新手可以直接用Supermemo UX，据舍得说这个更适合初学者。

（5）MindManager

这个老牌的、强大的思维导图软件在项目计划时发挥了重要作用。

四、习惯的力量

（1）Supermemo背单词

这是在GTD之前就养成的习惯，坚持了5年多，词条7000多个，今年花60$买了正版的SuperMemo 15版本。支持5年多的习惯完全不能记录在GTD里管理，每天还剩下几个词条没有完成清楚地在大脑里记着。

（2）时间记录

第一次用Momento写记录是在2011年10月8日，开始尝试时间记录法应该是在2011年10月31日。从那里起，也开始每周进行总结，每月有月度总结。

（3）锻炼身体

以前坐在电脑前的时间太长了，颈椎、腰椎都有问题，开始每天加强身体锻炼，每天上午、下午的中间时段都跳绳400下，放松一下大脑。

2012年3月13日开始用Pedometer记录每天走的路程，每天上下班4趟大约6000步，晚上再走6000步，一天就可以走10多公里，后来断断续续地坚持。快步走时也可以试着腹部呼吸，也可以尝试“步行禅”。

（4）补充能量

上午10点，下午4点多时吃点零食，补充体力。

（5）晨间日记

这个没有坚持下来，查了一下Momento里的记录，在2011年11月8日开始实施晨间日记，最后一次晨间日记是在2011年12月27日，回想起来应该是被出国、准备过年打断了。

（6）每周回顾、每月总结

从2011年10月开始到现在。

（7）读书

在2011年主要读的书就是两本《搞定1：无压工作的艺术》、《小强升职记》，2012年2月制定了读12本书的年度目标，没想到4个多月完成了7本书，每本书都写了读书笔记，还凝练了一个关键词。

第1本，《一生的计划》，关键词：Balance，这是读书笔记。

第2本，《Rework》，关键词：追求简洁和极致，这是读书笔记。

第3本，《把时间当作朋友》，关键词：重生reborn，这是读书笔记。

第4本，《少有人走的路1--心智成熟的旅程》，关键词：规矩、爱、恩典，这是读书笔记。粗粗翻过《奇特的一生》。

第5本，《遇见未知的自己》，关键词：真我，这是读书笔记。

第6本，《乔布斯传》，关键词：专注与极致，这是读书笔记。

第7本，《与爱因斯坦月球漫步》，关键词：大脑也可以像肌肉那样进行锻炼，这是读书笔记。

第8本，《冠军记忆术》，已经读完，正在整理读书笔记中。

五、近1年来的变化

（1）心如止水

事情放入可靠的系统中后，你不必为了明天、将来还会哪些重要的事情忘了做而纠结，内心减少了许多焦虑。

（2）减轻拖延症、专注

一些事情可以提前完成了，这在以前是不可想像的。执行事情更专注了，连续写1个小时的材料或程序都是在不知不觉中度过的。

（3）内心的平静

受《少有人走的路1--心智成熟的旅程》和《遇见未知的自己》这2本书的启发，遇到烦恼会进行思考，当作人生中要完成的一个功课来处理，心情还会有短期的低落，但能够较快地走出阴影。

（4）读书

受《把时间当作朋友》启发，读书真是提高心智的最好途径，把书放入GTD清单里，从豆瓣上看看书的评分，买入，看、咀嚼、思考，写笔记，又会发现更多更好的书，按照书中得到的知识进行实践，改进GTD，这一切形成了良好的闭环反馈系统。

（5）每天锻炼

只有健康的身体才能保证各项目标的顺利实现。

（6）总结

回头翻看这1年的月度总结，发现做了好多的事，比以前3年的事情都多。

（7）家庭

GTD节省的时间用于家庭和娱乐，回到家主要是看书、辅导孩子、做点家务，用平和心态、"Be Present“方法处理每一件琐事，很少情绪失控。

六、想共同讨论的几个GTD问题

在执行GTD的过程，还有几点疑问：

（1）如何有效管理OmniFocus中这些多级的项目清单？OmniFocus强大的多级项目划分既是优点，也是缺点。

（2）上下文Context（有的翻译为情境）的设置怎样才比较适合？象“阅读”、“将来也许”是作为一个项目，还是一个上下文？每种上下文之前不能有交集吗？

（3）如何进行回顾？回顾哪些内容？还只是写一个周总结？当GTD里面事情特别多时，如何有效地回顾这些清单？

（4）一些周期性的事件是自己给自己的一个契约，有一个最终截止日期，但需要循环多次才能实现，如何设置这些周期性的事件？

 

2011年5月19日成功地在上海“GTD中文演讲俱乐部”完成了本次内容的演讲，由于会议时间14分钟的限制，把演讲主题限制在了一些时间管理工具集上，此博文的一些内容未出现在PPT上。实际上正如会议上有人说，软件工具只是用来更方便地管理各项事务，而培养日常心如止水、不拖延、平静地、高效地处理下一步行动的习惯更加重要，需要你强大的内心来去支撑。

此次演讲的PDF文件请从此下载。

演讲视频在这里。

 

【后记】

在演讲回来的飞机上，把《搞定3》看了一半，发现一些GTD的理论讲的更系统了，3个模式、5个过程、6个高度把整个GTD的思想贯穿了起来，当前对于6个高度的理解仍比较肤浅，是下一步重点慢慢理解的方向。

有网友推荐了下面的材料：

这个是国外的一个用OmniFocus实践GTD的心得：http://andrewminer.tumblr.com/omnifocus，里面对项目、上下文、回顾给出了建议，按照这个思路，打造了我的高效OmniFocus。

2013年8月，距上海GTD演讲又过了一年，一些工具已经不用了，又有了一些新的体会，写在《GTD两周年时的体会》这里了。

2014年8月，又写了GTD三周年的体会。